Déclaration de confidentialité pour les utilisateurs finaux (via Klantly)
1. Introduction
Cette déclaration de confidentialité s'applique lorsque tu fournis tes données via un formulaire, une demande de devis, un configurateur ou un module de prise de rendez-vous d'une entreprise qui utilise Klantly.
L'entreprise en question (ci-après : « le prestataire de services ») est responsable du traitement de tes données personnelles. Klantly se contente de fournir la plateforme sur laquelle ces données sont traitées.
2. Qui traite tes données ?
Responsable du traitement : l'entreprise auprès de laquelle tu fais une demande
Sous-traitant : Klantly (plateforme logicielle)
Pour toute question concernant tes données, tu peux contacter le prestataire de services concerné.
3. Quelles données sont collectées ?
En fonction du formulaire ou de la demande, les données suivantes peuvent être traitées :
3.1 Coordonnées
Nom
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Coordonnées postales
3.2 Informations relatives à ta demande
Contenu de ta demande ou de ton message
Produits ou services sélectionnés
Caractéristiques (par ex. dimensions, préférences)
Photos éventuellement téléchargées
3.3 Données techniques
Adresse IP (anonymisée dans la mesure du possible)
Informations sur le navigateur et l'appareil
Interaction avec le formulaire (à des fins d'analyse)
4. Pourquoi tes données sont-elles traitées ?
Le prestataire utilise tes données pour :
Établir et envoyer un devis
Te contacter suite à ta demande
Exécuter un contrat
Le service client et le suivi
Améliorer la qualité de nos services
5. Base juridique
Le traitement de tes données repose sur :
Ton consentement (lorsque tu remplis un formulaire)
Exécution d'un contrat ou d'une demande de devis
Intérêt légitime (comme la gestion de l'entreprise)
6. Partage des données
Tes données ne sont pas vendues. Elles peuvent être partagées avec :
Klantly (en tant que fournisseur de logiciels)
Les éventuels partenaires du prestataire de services (si nécessaire pour l'exécution)
7. Intégrations
Google Agenda
Lorsqu’une entreprise qui utilise Klantly a connecté son compte Google Agenda, Klantly peut utiliser les informations de l’agenda pour gérer les rendez-vous et les disponibilités. Cela signifie que Klantly vérifie quels créneaux horaires sont disponibles ou occupés, afin d’éviter les doublons et de planifier correctement les rendez-vous.
Si tu prends rendez-vous via une page de réservation Klantly, ce rendez-vous peut être enregistré dans le Google Agenda de l'entreprise concernée. Dans ce cadre, des données telles que ton nom, ton adresse e-mail, ton numéro de téléphone, la date et l'heure du rendez-vous, le lieu et d'éventuelles remarques peuvent être traitées pour planifier et gérer le rendez-vous.
Klantly utilise les données de Google Agenda exclusivement pour afficher les disponibilités, planifier, modifier et annuler des rendez-vous, ainsi que pour synchroniser les rendez-vous entre Klantly et Google Agenda. Ces données ne sont pas utilisées à des fins publicitaires et ne sont pas vendues à des tiers.
8. Durée de conservation
Le prestataire de services ne conserve pas tes données plus longtemps que nécessaire :
Demandes de devis : jusqu’à 1 à 2 ans maximum
Données client : tant que la relation dure
Obligations légales (comme la comptabilité) : jusqu'à 7 ans
9. Sécurité
Klantly et le prestataire de services prennent les mesures appropriées pour protéger tes données, notamment :
Connexions sécurisées (SSL)
Contrôle d'accès
Chiffrement si nécessaire
10. Tes droits
Tu as le droit de :
Consulter tes données
De faire modifier ou supprimer tes données
De t'opposer au traitement de tes données
Transférer tes données
Pour ça, contacte le prestataire concerné.
11. Cookies et suivi
Selon les paramètres du prestataire de services, le formulaire peut utiliser :
Des cookies fonctionnels
Outils d'analyse (comme Google Analytics)
Des outils marketing (comme Meta Pixel)
Ton consentement peut être demandé à cet effet.
12. Utilisation des canaux de communication et de l'automatisation
Le prestataire de services peut utiliser différents canaux de communication via la plateforme Klantly pour te contacter et assurer le suivi de ta demande. Cela peut notamment se faire par :
- Téléphone
- WhatsApp ou des services de messagerie similaires
- Les fonctionnalités de chat sur les sites web ou les formulaires
12.1 Utilisation de WhatsApp et des plateformes de communication externes
Lorsque tu fournis ton numéro de téléphone, le prestataire de services peut te contacter via WhatsApp. Cette communication s'effectue via l'API officielle WhatsApp Business, les messages étant techniquement traités par Klantly.
En fournissant tes données et/ou en faisant une demande, tu acceptes que le prestataire de services te contacte via ces canaux, dans la mesure où cela est pertinent pour ta demande ou la prestation de services.
12.2 Suivi automatisé
Le prestataire de services peut utiliser des messages automatisés pour assurer le suivi de ta demande, tels que :
- Confirmations de demandes
- Rappels
- Messages de suivi après un devis ou une demande
- Messages contenant des informations complémentaires
Ces messages peuvent être envoyés automatiquement en fonction de ton interaction avec la plateforme.
12.3 Utilisation de l'IA (intelligence artificielle)
Au sein de la plateforme Klantly, la technologie d'IA peut être utilisée pour :
- Rédiger des réponses types
- Analyser et classer les messages
- Répondre plus rapidement et plus efficacement aux questions
L'IA est utilisée uniquement pour faciliter la communication. Si nécessaire, un collaborateur du prestataire de services peut évaluer, modifier ou prendre le relais de la communication.
12.4 Pas de prise de décision entièrement automatisée
Aucune décision ayant des conséquences importantes pour toi n'est prise uniquement sur la base d'un traitement automatisé sans intervention humaine.
12.5 Se désabonner des communications
Tu as toujours le droit de te désabonner pour ne plus recevoir de communications par e-mail ou via des services de messagerie. Pour ça, tu peux :
- Utiliser un lien de désabonnement (le cas échéant)
- Ou en contactant directement le prestataire de services
13. Rôle de Klantly
Klantly traite les données exclusivement pour le compte du prestataire de services et ne les utilise pas à ses propres fins, sauf :
Le fonctionnement technique de la plateforme
Sécurité et maintenance
Analyses anonymisées
14. Modifications
Cette déclaration de confidentialité peut être modifiée. La version la plus récente est toujours disponible auprès du prestataire de services.
15. Contact
Pour toute question concernant tes données personnelles, tu peux contacter le prestataire de services auprès duquel tu as fait ta demande.