Suivre les devis sans rien manquer

Les devis en attente disparaissent rarement parce que tu ne les trouves pas importants. Ils disparaissent parce qu'un client qui appelle tout de suite, une mission prévue pour demain et une boîte de réception pleine ont toujours la priorité. Le suivi des devis ne doit donc pas être une bonne résolution pour lundi, mais une partie intégrante de ta journée de travail.

Un client qui ne répond pas ne dit pas automatiquement « non ». Peut-être qu’il n’a pas encore vu le devis, qu’il souhaite en discuter ou que ton message s’est tout simplement perdu dans la masse. Si tu sais quels devis sont en attente et quand ils ont été consultés, tu peux les relancer au bon moment et avec une bonne raison.

Pourquoi les devis en attente restent-ils en suspens ?

Le suivi n’a généralement pas de date limite stricte. Il faut effectuer une installation, envoyer une facture et répondre rapidement à une nouvelle demande. Un devis envoyé la semaine dernière semble moins urgent, même s’il peut déboucher sur une belle commande.

À cela s’ajoute le fait que les devis sont souvent dispersés un peu partout. Une partie se trouve dans tes e-mails envoyés, une autre dans un tableau Excel et une autre encore, tu t’en souviens tout simplement. Ça marche tant que tout va bien, mais dès que c’est la cohue, que quelqu’un est en vacances ou que plusieurs collègues discutent avec des clients, ça devient compliqué.

Souvent, tu ne te rends compte des conséquences que trop tard :

tu n’appelles un client qu’après plusieurs semaines, alors qu’il a déjà pris sa décision depuis longtemps.
Tu ne te souviens plus exactement de ce qui figurait dans le devis ni de ce qui avait été discuté auparavant.
Un collègue pense que c’est toi qui vas appeler, alors que tu penses que c’est lui qui s’en charge.
Tu passes du temps à relancer des clients au petit bonheur la chance, alors que d’autres devis nécessitent justement une attention immédiate.

Ce n’est pas un manque d’engagement. C’est un processus qui sollicite trop ta mémoire. Quand tu gères plusieurs devis en même temps, tu as besoin d’une vue d’ensemble qui te montre quelles opportunités nécessitent ton attention.

Comment garder une vue d’ensemble de chaque devis ?

Commence par centraliser tes devis en cours au même endroit. Pas seulement une liste de montants, mais un aperçu où tu peux aussi voir la phase dans laquelle se trouve chaque dossier. En effet, un devis ne reflète pas toujours toute la situation. Peut-être qu’un rendez-vous de prise de mesures est déjà prévu, que le client attend encore un permis ou que tu dois encore vérifier quelque chose de ton côté.

Dans Klantly, un devis devient une fiche sur ton tableau de pipeline. Tu vois quels dossiers sont nouveaux, quels devis ont été envoyés ou consultés, et quelles fiches restent trop longtemps à la même étape. Comme ça, tu n’as plus besoin de fouiller dans ta boîte mail pour trouver ce qui est encore en cours.

Le devis lui-même a également un statut clair : brouillon, envoyé, consulté, accepté ou expiré. Ce statut de devis ne garantit pas qu’un client achète, mais ça t’évite d’avoir à deviner où tu en es. En créant des devis et en les faisant accepter en ligne, tu peux envoyer tes devis sous forme de page web, en plus du PDF. Le client peut alors facilement ouvrir le devis sur son téléphone ou son ordinateur portable.

De plus, pour chaque devis, précise qui doit passer à l’étape suivante. Ça peut être une tâche pour toi ou pour un collègue, associée au client et au devis. Sur la fiche client, qui regroupe toutes les communications et tous les documents, tu vois alors directement ce qui a déjà été fait et ce qui reste à faire.

Pourquoi le moment où un devis est consulté est-il si important ?

Faire un suivi téléphonique d’un devis fonctionne mieux si tu as un motif. Si tu appelles juste après l’envoi, le client n’a souvent pas encore consulté le devis. Si tu n’appelles que bien plus tard, la conversation donne vite l’impression d’être un dernier recours.

Le statut « devis consulté » te permet de choisir un meilleur moment. Ce statut s’affiche dès que le client ouvre pour la première fois le lien personnel vers le devis. Ça ne te permet pas de savoir s’il a lu chaque ligne, mais tu sais au moins que le devis est apparu sur son écran.

Ça rend ta conversation plus concrète. Tu n’as pas besoin de demander si le devis est bien arrivé. Tu peux par exemple dire : « J’ai vu que tu avais pu consulter le devis. As-tu des questions sur la mise en œuvre ou les options ? » C’est utile, sans pression inutile.

Si le devis n’a toujours pas été consulté au bout de quelques jours, ne le considère pas tout de suite comme perdu. Le lien a peut-être atterri dans les spams ou le client a peut-être manqué le message. C’est justement dans ce cas qu’un petit coup de fil est utile : tu vérifies que tout est bien arrivé et tu donnes au client l’occasion de poser des questions.

Comment un rappel de devis t'évite-t-il d'être en retard ?

Un simple rappel ne suffit pas si personne ne décroche ensuite le téléphone. Le meilleur suivi combine donc un message aimable adressé au client et une tâche claire pour le collaborateur qui connaît le dossier.

Imaginons : tu envoies un devis pour un auvent de terrasse un jeudi. Le client l’ouvre le soir même, mais ne donne pas son accord et ne pose aucune question. Sans procédure fixe, tu ne t’en rendras peut-être compte que la semaine suivante, entre les nouvelles demandes et les chantiers en cours.

Avec un système automatisé, tu peux définir à l’avance ce qui va se passer. Par exemple : après un nombre de jours que tu auras choisi sans réponse, le client reçoit un rappel de devis sympa. En même temps, le commercial reçoit une tâche lui demandant de passer un coup de fil. Il voit tout de suite le devis, la configuration choisie et les échanges précédents. Il n'a donc pas besoin de se renseigner au préalable sur le contenu du dossier.

Voici à quoi pourrait ressembler une routine de suivi pratique :

Envoie le devis avec un lien personnalisé et vérifie que tous les points convenus sont clairs.
Vérifie le statut : « pas encore consulté » nécessite une action différente de « déjà consulté ».
Si tu n’as toujours pas de réponse, envoie un rappel sympa après un délai raisonnable.
Crée une tâche pour un contact personnel pour les devis où un entretien peut vraiment faire la différence.
Mets à jour la phase après chaque contact, même si un client souhaite encore attendre ou renonce à la commande.

Klantly Tu peux lancer des automatisations lorsqu'un devis a été envoyé, consulté ou n'a pas été accepté après un nombre de jours défini. C'est toi qui détermines les conditions, le délai et l'action à mener. Ça peut être un e-mail, mais aussi simplement une tâche. Pour un devis important ou sensible, un contact personnel est souvent la meilleure première étape.

Que dire quand tu relances un devis ?

Le suivi téléphonique n’est pas une astuce pour mettre la pression sur un client. Le but est d’obtenir des éclaircissements et de lever d’éventuelles réticences. Garde donc la conversation brève et adapte-toi à l’étape où en est le client dans son processus.

Demande par exemple si tout est clair, s’il a encore des questions sur les options choisies ou quand il prévoit de prendre une décision. Le client n’a pas encore eu le temps de jeter un œil ? Renvoie-lui le lien et conviens d’un moment logique pour le rappeler.

Si tu reçois un « non », considère alors cette opportunité comme perdue en précisant la raison que tu connais. Ça peut donner l’impression de faire le tri, mais ça rend ta vue d’ensemble plus fiable. Tu gagnes ainsi du temps pour les devis qui nécessitent encore ton attention.

Le suivi des devis, ce n’est pas harceler les clients. C’est savoir, au bon moment, quel client a besoin d’un message, d’un coup de fil ou, au contraire, d’un peu plus de temps. Tu veux découvrir comment Klantly peut t’aider ? Commence gratuitement