Créer un récapitulatif de la TVA : comment préparer ta déclaration plus rapidement

Préparer ta déclaration de TVA avec des fichiers PDF épars, des fichiers Excel et une calculatrice te fait perdre inutilement beaucoup de temps. Pour établir un bon récapitulatif de TVA, il ne faut pas attendre la fin du trimestre, mais commencer dès que tu établis une facture.

Enregistre ta TVA ligne par ligne sur chaque facture et conserve toutes tes factures au même endroit. À la fin de la période, tu n'auras plus qu'à sélectionner un récapitulatif, vérifier les exceptions et l'envoyer. Un récapitulatif de TVA sert de justification à ta déclaration, ce n'est pas la déclaration elle-même.

De quoi as-tu besoin pour établir un récapitulatif de TVA ?

Pour établir un récapitulatif exploitable, tu as besoin de toutes les factures envoyées au cours de la période concernée. Pour chaque facture, il faut qu’il soit clair quel taux de TVA s’applique à quelle ligne. C’est particulièrement important si une même facture comporte des lignes avec des taux différents.

Assure-toi donc que ta comptabilité enregistre ces informations pour chaque ligne de facture :

• la date de la facture ;
• le montant hors TVA ;
• le taux de TVA choisi ;
• le montant de la TVA ;
• les éventuelles corrections via une note de crédit.

Ne choisis pas le taux de TVA au hasard. C'est à toi ou à ton comptable de déterminer si un taux donné peut être utilisé. Ton logiciel de comptabilité doit ensuite effectuer correctement les calculs en fonction du taux que tu choisis pour chaque ligne.

Si tu gères tes factures dansKlantly, tu peux choisir le taux de TVA ligne par ligne. Les totaux sont ventilés par taux. Ça t'évite d'avoir à additionner manuellement et ça facilite grandement le suivi de tes factures.

Comment choisir la bonne période pour ton relevé de TVA ?

Commence toujours par la période sur laquelle porte ta déclaration, par exemple un trimestre. Filtre ensuite tes factures en fonction de cette période. Tu évites ainsi qu’une facture de la déclaration précédente ou suivante ne soit prise en compte par erreur.

Ne te limite pas aux factures que tu dois encore envoyer ou qui sont en brouillon. Un brouillon n’a pas encore sa place dans un relevé définitif. Vérifie donc bien quel statut tu prends en compte et assure-toi de travailler avec les factures qui ont effectivement été envoyées.

Une méthode de travail fixe, ça aide :

1. Commence par choisir la période de déclaration.
2. Ouvre le récapitulatif du chiffre d’affaires et de la TVA par taux.
3. Vérifie les montants qui sortent de l’ordinaire et les factures comportant plusieurs taux.
4. Examine ensuite séparément les notes de crédit.
5. Exporte le récapitulatif pour ta propre comptabilité ou pour ton comptable.

Comme ça, tu n’as pas besoin de revoir chaque facture une par une. Tu vérifies juste ce qui te semble bizarre ou qui s’écarte de la norme.

Pourquoi faut-il vérifier les notes de crédit séparément ?

Une note de crédit corrige une facture qui a déjà été envoyée. Pense par exemple à une livraison partiellement annulée, à des matériaux mal facturés ou à une correction convenue. Tu ne modifies pas discrètement l’ancienne facture, mais tu établis une note de crédit qui fait référence à la facture d’origine.

Pour ta déclaration de TVA, c’est surtout la date de la note de crédit qui compte. Une note de crédit est déduite de la période au cours de laquelle tu l’as émise. Du coup, une correction apportée à une ancienne facture peut se retrouver dans un trimestre ultérieur.

C’est pourquoi, avant de faire ton export, vérifie toujours que toutes les notes de crédit de la période choisie sont cohérentes. Un total étonnamment élevé ou bas n’est souvent pas dû à une erreur de calcul, mais à une correction dont tu n’avais plus bien conscience.

Exemple : un installateur qui regroupe la main-d’œuvre et le matériel sur une seule facture

Imaginons : tu termines un chantier en juin et tu envoies une facture avec des lignes distinctes pour la main-d’œuvre, les matériaux et une pièce supplémentaire. Pour chaque ligne, tu choisis le taux de TVA qui s’applique à ta situation. Ta comptabilité additionne ensuite le chiffre d’affaires et la TVA par taux.

En juillet, il s’avère qu’un élément n’a pas besoin d’être livré. Tu établis donc une note de crédit. Cette note de crédit ne fait plus partie de ton relevé de TVA d’avril à juin inclus, mais de celui de la période au cours de laquelle tu l’envoies.

À la fin du trimestre, tu n’as donc pas besoin de passer au crible toutes les factures. Tu choisis la période, tu vois le chiffre d’affaires par taux de TVA, tu vérifies la note de crédit de juillet dans le relevé suivant et tu exportes les données. Ton comptable peut ainsi voir comment se compose le chiffre d’affaires, sans avoir à passer d’abord en revue une pile de documents.

Comment exporter un récapitulatif de TVA pour ton comptable ?

L’exportation est pratique si ton comptable s’occupe de la déclaration ou si tu veux d’abord effectuer un contrôle toi-même. Choisis la période, vérifie les montants, puis exporte le récapitulatif pour l’envoyer ou le conserver.

Dans «Klantly », le récapitulatif de TVA comprend le chiffre d'affaires et la TVA par taux, y compris les avoirs. Tu peux exporter ce récapitulatif par période. Tu disposes ainsi d'un justificatif clair de tes factures de vente, au lieu d'un dossier rempli de documents épars.

Ça ne veut pas dire que ton comptable n’a plus rien à faire. Ta déclaration de TVA ne se limite pas aux factures de vente. Les factures d’achat, les autres postes et l’évaluation fiscale finale en font également partie. Le récapitulatif t’aide donc à bien préparer le volet « chiffre d’affaires ».

Si tu veux passer moins de temps à chercher, commence par créer un emplacement dédié aux factures et aux tarifs. Découvre comment les factures et les récapitulatifs de TVA dans Klantly peuvent t’aider à structurer ta comptabilité.

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