Pipelinebord gebruiken: meer grip op je offertes

Je hebt meerdere offertes openstaan, maar weet niet direct welke klant nog wacht op een telefoontje. Ondertussen komen er nieuwe aanvragen binnen en schuift een oudere offerte ongemerkt naar de achtergrond. Een pipelinebord gebruiken helpt je om alle lopende kansen op één plek te zien.

Het is geen ingewikkeld verkoopsysteem. Het is een overzichtelijk bord met kolommen waarin je ziet waar ieder verkooptraject staat: nieuw, afspraak gepland, offerte uit, gewonnen of verloren. Zo houd je offertes overzicht zonder alles uit je hoofd, agenda of mailbox te moeten halen.

Wat is een pipelinebord voor vakbedrijven?

Een pipelinebord is een digitaal bord waarop iedere lopende kans één kaart krijgt. Zo'n kaart hoort bij een klant en volgt het traject vanaf de eerste aanvraag tot de uiteindelijke uitkomst.

Bij een vakbedrijf is een traject vaak meer dan alleen een offerte. Misschien belt iemand eerst voor informatie, volgt er een inmeetafspraak en komt de offerte pas daarna. Of een klant geeft direct akkoord zonder dat je eerst een formele offerte hebt gemaakt. Beide situaties wil je kunnen bijhouden.

In Klantly kan een kaart ontstaan wanneer je:

• een offerte maakt;
• een afspraak bij een contact inplant;
• zelf een lead op het pipelinebord zet.

Op de kaart hangen vervolgens de offerte, afspraken en andere gegevens die bij dat traject horen. De klantkaart blijft daarbij de plek waar je de hele geschiedenis terugziet. Dat is handig als je klantgegevens centraal beheert en een collega een traject moet overnemen.

Wanneer is een pipelinebord gebruiken nuttig?

Een pipelinebord wordt nuttig zodra je meer kansen hebt dan je makkelijk kunt onthouden. In de praktijk is dat vaak vanaf ongeveer tien open offertes of trajecten tegelijk. Niet omdat je dan ineens anders moet verkopen, maar omdat kleine dingen anders blijven liggen.

Zonder overzicht kijk je vooral naar wat het hardst om aandacht vraagt: een klant die belt, een klus van morgen of een nieuwe aanvraag. Een offerte die vorige week is verstuurd en waar nog geen reactie op kwam, roept niet vanzelf. Juist daar kan omzet blijven hangen.

Met een verkooptraject overzicht zie je bijvoorbeeld snel:

• welke offertes nog openstaan;
• in welke fase elke kans zit;
• welke kaarten al lang niet zijn verplaatst;
• hoeveel waarde er per fase op het bord staat;
• welke trajecten gewonnen of verloren zijn.

Een bord vervangt je vakkennis niet. Het zorgt er vooral voor dat je niet hoeft te onthouden wie je nog moet bellen. Taken en automatiseringen kunnen daarbij helpen, maar het gesprek met een twijfelende klant blijft gewoon mensenwerk. Voor vaste opvolging bij open offertes kun je ook offertes opvolgen met herinneringen en taken.

Hoe stel je pipeline fases in die bij jouw werk passen?

De kolommen op je pipelinebord heten fasen. Je richt ze zelf in, zodat het bord aansluit op hoe jij werkt. Een aannemer heeft andere stappen dan een installatiebedrijf of een bedrijf dat zonwering verkoopt.

Denk niet vanuit standaard verkooptermen, maar vanuit de momenten waarop jij iets doet of waarop een klant een beslissing neemt. Voor een verandabedrijf kunnen de fases bijvoorbeeld zijn: nieuwe aanvraag, inmeten gepland, offerte uit, nabellen, gewonnen en verloren.

Per fase bepaal je zelf de naam, kleur en volgorde. Je kunt ook een kans-percentage instellen en kiezen of een fase meetelt in de pipelinewaarde. Fasen die gewonnen of verloren betekenen, geef je vanzelfsprekend ook die betekenis op het bord.

Het belangrijkste is dat je niet te veel fasen maakt. Als je voor elke kleine handeling een aparte kolom toevoegt, wordt het bord opnieuw een administratieklus. Maak alleen onderscheid als je er anders op handelt. Een kaart in ‘offerte uit’ vraagt bijvoorbeeld om opvolging, terwijl een kaart in ‘inmeten gepland’ vooral vraagt om een goede afspraakbevestiging.

Hoe werkt pipelinewaarde berekenen?

Elke kaart op het bord heeft een waarde. Hangt er een offerte aan, dan volgt die waarde meestal automatisch uit het offertebedrag. Bij een lead zonder offerte kun je zelf een verwachte waarde invullen.

De bedragen per kolom samen vormen je pipelinewaarde. Met het kans-percentage van een fase kun je de verwachte waarde realistischer laten wegen. Een offerte die net is verstuurd, telt dan anders mee dan een klant die al mondeling akkoord heeft gegeven.

Stel: je hebt een offerte van € 8.000 in de fase ‘offerte uit’. Voor die fase zet je een kans-percentage van 40 procent. Voor je planning telt die kans dan mee als een gewogen waarde van € 3.200. Verplaats je de kaart later naar ‘akkoord verwacht’ met 80 procent, dan verandert ook de gewogen waarde.

Dat maakt een pipelinewaarde bruikbaar voor grote keuzes, zoals materiaal inkopen, ruimte in je planning houden of bepalen of je binnenkort extra hulp nodig hebt. Maar zie het niet als een voorspelling. Een klant kan alsnog afhaken, een project kan opschuiven en een kans-percentage blijft jouw inschatting.

Gebruik de waarde daarom als een orde van grootte, niet als geld dat al op je rekening staat. Een goed bijgehouden bord geeft richting; het geeft geen zekerheid.

Hoe merk je stille offertes en lopende kansen sneller op?

De kracht van een pipelinebord zit niet alleen in de bedragen. Je ziet vooral wat er níét beweegt. Een kaart die al weken in dezelfde fase staat, valt veel sneller op dan een offerte in een volle mailbox.

Neem een installatiebedrijf met twaalf open trajecten. Op maandagochtend ziet de eigenaar op het bord dat drie kaarten nog in ‘offerte uit’ staan. Eén offerte is pas vrijdag verstuurd. Een tweede is vorige week bekeken. De derde staat er al bijna drie weken zonder beweging.

De eigenaar belt eerst de klant die de offerte al heeft bekeken. Die blijkt nog te twijfelen over de gekozen optie en wil een kleine aanpassing. De oude offerte blijkt niet te zijn aangekomen. Door het bord ziet de eigenaar niet alleen dat er werk openstaat, maar ook welk gesprek nu het meeste aandacht vraagt.

In Klantly zie je bij een offerte bovendien wanneer de klant de offertelink voor het eerst opent. Dat maakt opvolgen gerichter: je belt niet op goed geluk, maar weet of iemand de offerte al heeft gezien. Op de pagina over offertes maken en versturen zie je hoe offerte, klant en pipelinekaart aan elkaar gekoppeld blijven.

Houd het bord wel bij. Verplaats een kaart zodra er iets wezenlijks verandert en zet gewonnen of verloren trajecten ook echt in de juiste fase. Een pipelinebord dat maanden niet wordt bijgewerkt, geeft vooral schijnzekerheid.

Wil je ontdekken hoe Klantly jouw offertes, klanten en lopende kansen kan helpen ordenen? Gratis starten en kijk rustig wat past bij jouw bedrijf.