Facture d’acompte : facturer l’acompte et le solde

Un gros chantier demande souvent des matériaux et des heures de travail avant même que tu sois payé. En créant une facture d’acompte, tu répartis le montant à des moments logiques : à la commande, au démarrage et après la réception. Ton client sait ainsi à quoi s’attendre et tu n’as pas à tout préfinancer.

Une facture d’acompte n’est pas un document compliqué. Chaque échéance devient une facture distincte, avec son propre numéro et sa date d’échéance. L’essentiel est de convenir clairement du montant total, des moments de facturation et de ce qui est payé à chaque étape.

Quand faut-il facturer en plusieurs échéances ?

La facturation en plusieurs échéances convient aux chantiers qui durent plus longtemps, comportent une part importante de matériaux ou suivent des phases bien définies. Pense à une véranda, une installation, une rénovation ou un chantier de montage. Au lieu de demander la totalité après les travaux, tu relies les paiements à l’avancement du chantier.

Une répartition souvent utilisée est :

• un acompte dès que le client donne son accord ;
• une facture d’échéance au démarrage des travaux ou lors de la commande des matériaux ;
• une facture de solde après la réception.

Tu détermines toi-même la répartition qui te convient. Mais indique-la clairement dès le départ dans ton devis. Ainsi, l’acompte ne surprend pas le client et tu évites les discussions lorsque la première facture arrive. Tu veux d’abord t’assurer que le chantier est clairement défini ? Dans un devis professionnel, tu peux détailler les travaux et les règles de prix.

Comment créer une facture d’acompte ?

Commence par le montant total du devis accepté. Répartis ensuite ce montant entre les moments où tu factures. Donne une description claire à chaque échéance afin que le client comprenne à quoi correspond la facture.

Procède étape par étape :

1. Détermine le montant total du chantier. Utilise le montant convenu avec le client, avec le bon taux de TVA pour chaque ligne.
2. Choisis les moments de facturation. Par exemple à la commande, au début des travaux et après la réception.
3. Répartis le montant entre les échéances. Veille à ce que le total de toutes les échéances corresponde au montant convenu.
4. Crée une facture distincte pour chaque échéance. Chaque facture reçoit son propre numéro, sa description et sa date d’échéance.
5. Contrôle la dernière échéance. La facture de solde doit reprendre exactement le montant restant, même si les échéances précédentes ont été modifiées.

Tu peux donc répartir un chantier sur plusieurs factures, chacune avec sa propre date et sa propre description. Ta gestion devient ainsi plus claire qu’avec une seule grosse facture sur laquelle arrivent ensuite des paiements séparés.

Utilise des descriptions que le client comprend immédiatement. Écris par exemple « Acompte à la commande », « Échéance au démarrage du montage » et « Facture de solde après réception ». Évite les descriptions vagues comme « partie 1 » si l’on ne sait pas à quoi correspond cette échéance.

À quoi ressemblent un acompte, une échéance de démarrage et une facture de solde ?

Imaginons que tu installes une couverture de terrasse chez un client. Le prix convenu est de 12 000 € hors TVA. Vous convenez d’un paiement en trois parties : 30 % à la commande, 50 % au démarrage du montage et 20 % après la réception.

Tu crées alors ces trois factures :

• Acompte : 3 600 € hors TVA, avec la description « Acompte pour couverture de terrasse à la commande ».
• Échéance de démarrage : 6 000 € hors TVA, avec la description « Facture d’échéance au démarrage du montage de la couverture de terrasse ».
• Facture de solde : 2 400 € hors TVA, avec la description « Facture de solde après réception de la couverture de terrasse ».

Le client ne reçoit donc pas trois fois la même facture, mais trois factures indépendantes qui forment ensemble l’intégralité du chantier. Chaque échéance a sa propre date d’échéance. Cela te donne un moment logique pour vérifier que le paiement est arrivé avant de passer à la phase suivante.

Le chantier provient d’un devis accepté ? Tu peux reprendre les lignes et les coordonnées du client dans une facture brouillon. Tu n’as pas besoin de tout ressaisir. Découvre comment transformer un devis en facture ou bon de travail, afin que ce que tu as vendu reste identique pendant l’exécution et la facturation.

Comment enregistrer un paiement partiel sur une facture ?

Une facture en plusieurs échéances est différente d’un paiement partiel sur une seule facture. Avec des factures d’échéance, tu crées plusieurs factures à l’avance. Avec un paiement partiel, le client ne paie qu’une partie d’une facture existante.

Exemple : tu envoies une facture d’échéance de 6 000 € et le client verse déjà 2 000 €. Enregistre ce paiement sur cette facture. Le montant restant dû est alors de 4 000 €. La facture n’est entièrement payée que lorsque ce solde est également réglé.

Cette distinction est importante pour garder une bonne vue d’ensemble. Si tu notes seulement qu’un client « a payé quelque chose », tu ne sais plus ensuite quel montant reste dû. En liant le paiement à la bonne facture, tu vois immédiatement ce qui doit encore être encaissé.

Ne crée pas non plus une nouvelle facture pour le montant restant alors que la facture d’origine est toujours ouverte. Tu risquerais de facturer deux fois le même travail ou de rendre la situation incompréhensible pour le client. Enregistre le paiement partiel sur la facture existante et base-toi sur le solde restant dû.

Pourquoi les relances doivent-elles porter sur le montant restant dû ?

Un rappel de paiement doit correspondre à ce que le client doit réellement encore payer. En cas de paiement partiel, il ne doit donc pas mentionner le total initial de la facture, mais le montant restant.

Cela évite une relance inutilement sèche ou confuse. Si ton client a déjà payé une partie, tu ne veux pas écrire comme si aucun paiement n’avait été reçu. Un bon rappel indique le montant restant dû et offre au client un moyen simple de régler ce solde.

Dans Klantly, tu peux créer des factures d’échéance séparées et enregistrer des paiements partiels sur une facture. Les relances tiennent alors compte du montant restant dû, et non du total complet de la facture. Avec les factures et relances de paiement, tu gardes ainsi une vue sur le statut de chaque échéance et sur ce qui doit encore être payé.

Vérifie toujours qu’un paiement a bien été enregistré avant d’envoyer une relance. Un paiement qui n’est pas encore lié à la bonne facture peut sinon apparaître à tort comme impayé. Pour une méthode pratique de suivi, tu peux aussi consulter comment configurer des relances de paiement automatiques.

Une répartition claire des échéances n’empêche pas un client de payer en retard, mais elle précise ce qui est attendu et à quel moment. Et si tu suis correctement tes factures, tes paiements et tes montants dus, tu n’as plus à deviner quel solde tu dois relancer.

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