Termijnfactuur maken: aanbetaling en restbedrag factureren

Een grote klus vraagt vaak om materiaal en uren voordat je zelf betaald krijgt. Door een termijnfactuur te maken, verdeel je het bedrag over logische momenten: bij opdracht, bij de start en na oplevering. Zo weet je klant vooraf waar hij aan toe is en hoef jij niet alles voor te financieren.

Een termijnfactuur is geen ingewikkeld document. Elke termijn wordt een eigen factuur, met een eigen factuurnummer en vervaldatum. Wat je vooral nodig hebt, is een heldere afspraak over het totaalbedrag, de momenten van factureren en wat er per termijn wordt betaald.

Wanneer maak je een factuur in termijnen?

Factureren in termijnen past bij opdrachten die langer duren, een hoog materiaalaandeel hebben of uit duidelijke fases bestaan. Denk aan een veranda, een installatie, een renovatie of een montageklus. Je vraagt dan niet pas na afloop om het volledige bedrag, maar koppelt de betaling aan het verloop van de opdracht.

Een veelgebruikte verdeling is:

• een aanbetaling zodra de klant akkoord geeft;
• een termijnfactuur bij de start van het werk of wanneer je materiaal bestelt;
• een slotfactuur na oplevering.

Welke verdeling je kiest, bepaal je zelf. Leg die wel vooraf duidelijk vast in je offerte. Dan is een aanbetaling geen verrassing en voorkom je discussie wanneer de eerste factuur op de mat valt. Wil je eerst zorgen dat de opdracht helder is vastgelegd? In een professionele offerte kun je de werkzaamheden en prijsregels duidelijk uitsplitsen.

Hoe kun je een termijnfactuur maken?

Begin met het totale bedrag van de geaccepteerde offerte. Verdeel dat bedrag vervolgens over de momenten waarop je factureert. Geef elke termijn een duidelijke omschrijving, zodat de klant begrijpt waar de factuur voor is.

Werk daarbij stap voor stap:

1. Bepaal het totaalbedrag van de opdracht. Gebruik het bedrag dat je met de klant hebt afgesproken, inclusief de juiste btw per regel.
2. Kies de factuurmomenten. Bijvoorbeeld bij opdracht, bij aanvang van de werkzaamheden en na oplevering.
3. Verdeel het bedrag over de termijnen. Zorg dat alle termijnen samen optellen tot het afgesproken totaal.
4. Maak per termijn een aparte factuur. Iedere factuur krijgt een eigen nummer, omschrijving en vervaldatum.
5. Controleer de laatste termijn. De slotfactuur moet precies het resterende bedrag bevatten, ook als eerdere termijnen zijn aangepast.

Je kunt een opdracht dus opdelen in meerdere facturen met elk een eigen datum en omschrijving. Dat maakt je administratie overzichtelijker dan één grote factuur waar later losse betalingen op binnenkomen.

Gebruik omschrijvingen die een klant direct begrijpt. Schrijf bijvoorbeeld ‘Aanbetaling na opdracht’, ‘Termijn bij start montage’ en ‘Slotfactuur na oplevering’. Vermijd vage omschrijvingen als ‘deel 1’ als niet duidelijk is waarop die termijn betrekking heeft.

Hoe ziet een aanbetaling, starttermijn en slotfactuur eruit?

Stel: je plaatst een terrasoverkapping voor een klant. De afgesproken prijs is € 12.000 exclusief btw. Je spreekt af dat de klant in drie delen betaalt: 30% bij opdracht, 50% bij de start van de montage en 20% na oplevering.

Dan maak je deze drie facturen:

• Aanbetaling: € 3.600 exclusief btw, met als omschrijving ‘Aanbetaling terrasoverkapping na opdracht’.
• Starttermijn: € 6.000 exclusief btw, met als omschrijving ‘Termijnfactuur bij start montage terrasoverkapping’.
• Slotfactuur: € 2.400 exclusief btw, met als omschrijving ‘Slotfactuur na oplevering terrasoverkapping’.

De klant ontvangt dus niet drie keer dezelfde factuur, maar drie zelfstandige facturen die samen de volledige opdracht vormen. Iedere termijn heeft een eigen vervaldatum. Dat geeft jou een logisch moment om te controleren of de betaling binnen is voordat je doorgaat naar de volgende fase.

Komt de opdracht vanuit een geaccepteerde offerte? Dan kun je de regels en klantgegevens meenemen naar een concept-factuur. Je hoeft ze niet opnieuw over te typen. Bekijk hoe je een offerte omzet naar een factuur of werkbon, zodat wat je verkocht hebt ook hetzelfde blijft in de uitvoering en facturatie.

Hoe leg je een deelbetaling op een factuur vast?

Een factuur in termijnen is iets anders dan een deelbetaling op één factuur. Bij termijnfacturen maak je vooraf meerdere facturen. Bij een deelbetaling betaalt de klant slechts een deel van één bestaande factuur.

Voorbeeld: je stuurt een termijnfactuur van € 6.000 en de klant betaalt alvast € 2.000. Leg die betaling bij die factuur vast. Het openstaande bedrag is dan € 4.000. De factuur is pas volledig betaald wanneer ook dat restant binnen is.

Dit onderscheid is belangrijk voor je overzicht. Als je alleen noteert dat een klant ‘iets betaald heeft’, weet je later niet welk bedrag nog openstaat. Door de betaling aan de juiste factuur te koppelen, zie je direct wat er nog moet binnenkomen.

Maak ook niet zomaar een nieuwe factuur voor het resterende bedrag als de oorspronkelijke factuur nog openstaat. Dan ontstaat het risico dat je hetzelfde werk twee keer factureert of dat het voor de klant onduidelijk wordt. Houd de deelbetaling bij de bestaande factuur en laat het openstaande saldo leidend zijn.

Waarom moeten herinneringen naar het openstaande bedrag kijken?

Een betaalherinnering moet aansluiten op wat de klant nog werkelijk moet betalen. Bij een deelbetaling is dat dus niet het oorspronkelijke factuurtotaal, maar het resterende bedrag.

Dat voorkomt een onnodig scherpe of verwarrende herinnering. Heeft je klant al een deel betaald, dan wil je niet schrijven alsof er nog niets is ontvangen. Een goede herinnering noemt het openstaande bedrag en biedt de klant een eenvoudige manier om dat restant te voldoen.

In Klantly kunnen termijnfacturen als losse facturen worden aangemaakt en kun je deelbetalingen bij een factuur registreren. Herinneringen kijken daarbij naar het openstaande bedrag, niet naar het volledige factuurtotaal. Met facturen en betaalherinneringen houd je daardoor per termijn zicht op de status en op wat nog betaald moet worden.

Controleer wel altijd of een betaling goed is verwerkt voordat je een herinnering verstuurt. Een betaling die nog niet aan de juiste factuur is gekoppeld, kan anders ten onrechte als openstaand verschijnen. Voor een praktische aanpak van opvolging kun je ook kijken naar automatische betaalherinneringen instellen.

Een duidelijke termijnverdeling voorkomt niet dat iemand te laat betaalt, maar maakt wel helder wat er wanneer verwacht wordt. En als je facturen, betalingen en openstaande bedragen goed bijhoudt, hoef je niet meer te gokken welk restant je nog moet nabellen.

Wil je vrijblijvend ontdekken hoe Klantly kan helpen bij offertes, termijnfacturen en betalingsoverzicht? Gratis starten