Mettre à jour les tarifs fournisseurs : évitez les devis erronés

Vous vérifiez votre devis une dernière fois avant de l’envoyer. Les dimensions sont justes, les options sont incluses et la TVA est correcte. Mais si vous ne mettez pas à jour les tarifs fournisseurs, la base même de ce devis peut déjà être obsolète.

C’est une erreur que de nombreux entrepreneurs ne remarquent qu’après l’accord du client. Le prix indiqué correspond alors bien à votre tableur, mais plus à ce que vous devez payer pour les matériaux. Une petite hausse sur chaque élément peut entamer toute votre marge sur un chantier plus important.

Pourquoi des tarifs fournisseurs obsolètes entraînent-ils des devis erronés ?

Une liste fournisseur peut changer sans que vous vous en occupiez immédiatement. Vous recevez une nouvelle grille tarifaire, vous l’enregistrez dans votre boîte mail ou votre dossier de téléchargements et vous prévoyez de la traiter plus tard. Entre-temps, vous établissez vos devis avec les anciens montants.

Cela arrive surtout lorsque vos prix sont répartis à plusieurs endroits. Par exemple dans une liste fournisseur, un fichier Excel interne et d’anciens devis que vous copiez à chaque fois comme point de départ. Il devient alors difficile de savoir quelle version fait référence.

Le problème ne se limite pas à un prix de vente trop bas. Des prix obsolètes créent aussi de l’incertitude dans votre façon de travailler. Votre commercial peut penser utiliser le tarif actuel, alors qu’un collègue travaille avec un autre fichier depuis le mois dernier.

Les conséquences se font souvent sentir au pire moment :

• Vous découvrez seulement au moment de commander que les matériaux ont augmenté.
• Vous devez revenir sur un devis accepté parce que son prix n’est pas réalisable.
• Des collaborateurs calculent des montants différents pour la même réalisation.
• Vous ne savez plus quelle version tarifaire était liée à un devis donné.
• Vous pilotez votre activité sur le chiffre d’affaires, alors que la marge par chantier diminue sans que vous le voyiez.

Relire attentivement un devis reste évidemment une bonne idée. Mais cela ne vous permettra pas de repérer une hausse de prix déjà cachée dans les données de départ.

Pourquoi les tableurs isolés rendent-ils la mise à jour des tarifs fournisseurs fragile ?

Un tableur est souvent un très bon point de départ. Vous connaissez votre assortiment, vous placez les dimensions et les options côte à côte et vous créez un calcul pratique. Il devient fragile dès que plusieurs personnes l’utilisent, que votre assortiment s’agrandit ou que vos fournisseurs modifient leurs prix.

Imaginons une entreprise de vérandas qui reçoit une nouvelle liste fournisseur pour les profilés en aluminium et les toitures en verre. Le dirigeant met les montants à jour dans son propre fichier Excel. Mais un collaborateur utilise une copie enregistrée sur son ordinateur portable deux mois plus tôt. Ce collaborateur prépare un devis pour une véranda avec toiture en verre, paroi latérale et pose.

Le devis semble impeccable. Sauf que le prix des profilés et de la toiture provient encore de l’ancienne liste. Le client accepte le devis, puis la commande revient plus chère que prévu. L’erreur ne venait pas de l’addition. Elle a commencé avec une version que plus personne ne reconnaissait comme obsolète.

Les fichiers isolés compliquent encore les choses, car une modification n’est presque jamais appliquée partout au même moment. Modifier un montant dans un onglet ne change rien dans un autre fichier, une ancienne copie ou un devis construit manuellement. Et lorsque l’activité s’accélère, chacun travaille souvent avec ce qu’il a sous la main.

Si vous voulez aussi voir comment éviter plus largement les erreurs de calcul, cet article sur éviter les erreurs de calcul dans les devis peut vous aider. Le principe reste le même : travaillez à partir d’une seule source à jour, et non de plusieurs copies.

Comment mettre à jour vos règles tarifaires de manière centralisée ?

La méthode la plus sûre est simple : centralisez vos prix de vente et, si vous souhaitez les suivre, vos prix d’achat. Vos devis utilisent alors toujours les mêmes règles tarifaires. Vous n’avez plus à deviner quel fichier est la dernière version.

Dans Klantly, vous pouvez gérer vos prix avec des règles tarifaires. Pour les produits avec des plages de dimensions et des combinaisons fixes, vous utilisez une matrice de prix. Pensez à une largeur, une profondeur et un type de toiture précis. Pour les produits calculés principalement au mètre carré, au mètre ou à l’unité, vous pouvez utiliser une formule.

La mise à jour des tarifs fournisseurs devient ainsi plus claire. Vous modifiez les règles tarifaires une seule fois, et les nouveaux calculs utilisent ces règles mises à jour. Avec un configurateur, le prix est également recalculé lors de l’envoi de la demande. La demande arrive donc avec un prix calculé, des dimensions et des choix, plutôt qu’avec des informations éparses que vous devez recalculer.

Voici une approche pratique pour appliquer une hausse de prix :

1. Conservez la nouvelle liste fournisseur et déterminez quels produits ou quelles options sont concernés.
2. Mettez d’abord à jour les règles tarifaires centrales, et non des devis isolés ou d’anciennes copies.
3. Vérifiez quelques combinaisons courantes, comme les dimensions standard et les options les plus demandées.
4. Contrôlez qu’aucune combinaison tarifaire ne manque après l’ajout ou la modification de choix.
5. Convenez en interne à partir de quel moment tout le monde doit appliquer les nouveaux prix.

Si vous avez beaucoup de règles, vous ne devez pas les saisir une par une. Vous pouvez importer des prix depuis Excel, voir à l’avance ce qui change, puis confirmer la modification. C’est particulièrement utile lorsqu’un fournisseur transmet une liste complète de nouveaux montants.

Que faire si vous appliquez une modification de prix erronée ?

Travailler de façon centralisée ne signifie pas que rien ne peut jamais mal se passer. Une colonne peut être mal placée dans votre fichier d’importation. Ou vous avez modifié un montant qui ne devait s’appliquer qu’à une seule plage de dimensions. La différence, c’est que vous n’avez pas besoin de corriger cette erreur à l’aide d’encore plus de fichiers isolés.

Dans Klantly, chaque modification des règles tarifaires est conservée sous forme de version. Vous voyez quelle version était active auparavant et vous pouvez restaurer une version antérieure. C’est rassurant lors de mises à jour importantes : vous n’avez pas besoin d’attendre d’être sûr à cent pour cent qu’aucun ajustement ne sera nécessaire.

Après une modification importante, vérifiez toujours plusieurs situations réelles. Choisissez par exemple un petit produit, une configuration standard et une configuration avec plusieurs options. Comparez le résultat avec la nouvelle liste fournisseur et vérifiez que le prix de vente correspond encore à la marge que vous souhaitez.

C’est important. Mettre à jour les tarifs fournisseurs ne suffit pas si vous ne voyez pas ce qu’il reste à la fin. En enregistrant le prix d’achat et le prix de vente par ligne, vous pouvez mieux évaluer quelles configurations contribuent réellement à votre résultat. Découvrez aussi comment calculer la marge par chantier lorsque le chiffre d’affaires seul ne dit pas tout.

Comment garder votre liste de prix à jour sans vérifier chaque devis ?

Faites de la gestion des prix une étape fixe de votre processus, et non une tâche à remettre à plus tard quand vous aurez du temps. Dès qu’une nouvelle liste fournisseur arrive, il doit être clair qui l’examine, qui met à jour les règles tarifaires et qui effectue le contrôle.

Cela ne doit pas devenir un projet lourd. Il s’agit surtout d’avoir une méthode claire. Ne laissez pas les collaborateurs modifier eux-mêmes des montants dans leurs propres fichiers si la liste centrale doit faire référence.

C’est encore plus important pour les entreprises qui vendent du sur-mesure. Une véranda, une fenêtre ou un store est composé de choix qui s’influencent mutuellement. Si une seule règle tarifaire n’est pas à jour, un devis par ailleurs parfait peut tout de même être erroné.

Une liste de prix à jour ne protège pas seulement votre marge. Vous travaillez aussi plus vite, car vous avez moins de calculs à refaire et moins de doutes sur les montants que vous envoyez. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur le contenu du devis, plutôt que de vérifier sans cesse sa base.

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