Utiliser le tableau de suivi des projets : mieux maîtriser tes devis

Tu as plusieurs devis en cours, mais tu ne sais pas tout de suite quel client attend encore un coup de fil. Pendant ce temps, de nouvelles demandes arrivent et un ancien devis passe inaperçu, relégué au second plan. Utiliser un tableau de pipeline t'aide à visualiser toutes les opportunités en cours au même endroit.

Ce n’est pas un système de vente compliqué. C’est un tableau clair, avec des colonnes qui te permettent de voir où en est chaque processus de vente : nouveau, rendez-vous prévu, devis envoyé, gagné ou perdu. Tu gardes ainsi une vue d’ensemble de tes devis sans avoir à tout sortir de ta tête, de ton agenda ou de ta boîte mail.

C’est quoi un tableau de pipeline pour les entreprises spécialisées ?

Un tableau de pipeline est un tableau numérique sur lequel chaque opportunité en cours dispose d’une fiche. Cette fiche est associée à un client et suit le parcours depuis la première demande jusqu’au résultat final.

Dans une entreprise spécialisée, un parcours ne se résume souvent pas à un simple devis. Il se peut qu’une personne appelle d’abord pour obtenir des informations, qu’un rendez-vous de prise de mesures suive, et que le devis n’arrive qu’ensuite. Ou bien un client donne son accord directement sans que tu aies d’abord établi de devis officiel. Tu veux pouvoir suivre ces deux situations.

Dans «Klantly », une fiche peut être créée lorsque tu :

• tu établis un devis ;
• tu planifies un rendez-vous avec un contact ;
• ajoutes toi-même un prospect sur le tableau de suivi.

La fiche client regroupe alors le devis, les rendez-vous et les autres informations liées à ce dossier. Elle reste ainsi l’endroit où tu peux consulter l’historique complet. C’est pratique si tu gères les données clients de manière centralisée et qu’un collègue doit prendre le relais sur un dossier.

Quand est-il utile d’utiliser un tableau de pipeline ?

Un tableau de pipeline devient utile dès que tu as plus d’opportunités que tu ne peux facilement en retenir. En pratique, c’est souvent le cas à partir d’une dizaine de devis ou de dossiers en cours à la fois. Non pas parce que tu dois soudainement changer ta façon de vendre, mais parce que les petits détails finissent par passer à la trappe.

Sans vue d’ensemble, tu te concentres surtout sur ce qui demande le plus d’attention : un client qui appelle, une mission prévue pour demain ou une nouvelle demande. Un devis envoyé la semaine dernière et qui n’a pas encore reçu de réponse ne se fait pas entendre tout seul. C’est justement là que le chiffre d’affaires peut rester en suspens.

Avec une vue d’ensemble des processus de vente, tu vois par exemple rapidement :

• quels devis sont encore en attente ;
• à quelle étape se trouve chaque opportunité ;
• quelles fiches n’ont pas été déplacées depuis longtemps ;
• le montant en jeu à chaque étape ;
• quels dossiers ont été remportés ou perdus.

Un tableau ne remplace pas ton expertise. Il te permet surtout de ne pas avoir à te souvenir de qui tu dois encore appeler. Les tâches et les automatisations peuvent t'aider là-dessus, mais la conversation avec un client indécis reste un travail humain. Pour un suivi régulier des devis en cours, tu peux aussi les suivre à l’aide de rappels et de tâches.

Comment définir des étapes de pipeline adaptées à ton travail ?

Les colonnes de ton tableau de pipeline s’appellent des étapes. Tu les configures toi-même, pour que le tableau corresponde à ta façon de travailler. Un entrepreneur a des étapes différentes de celles d’une entreprise d’installation ou d’une entreprise qui vend des stores.

Ne te base pas sur des termes de vente standard, mais sur les moments où tu agis ou où un client prend une décision. Pour une entreprise spécialisée dans les vérandas, les phases peuvent par exemple être : nouvelle demande, prise de mesures prévue, devis envoyé, suivi téléphonique, contrat remporté et contrat perdu.

Pour chaque étape, tu choisis toi-même le nom, la couleur et l’ordre. Tu peux aussi définir un pourcentage de probabilité de réussite et choisir si une étape compte dans la valeur du pipeline. Les étapes qui signifient « contrat remporté » ou « contrat perdu » doivent bien sûr être indiquées comme telles sur le tableau.

Le plus important, c’est de ne pas créer trop de phases. Si tu ajoutes une colonne distincte pour chaque petite action, le tableau redevient une corvée administrative. Ne fais la distinction que si ça change la façon dont tu gères les choses. Par exemple, une fiche dans « Devis envoyé » nécessite un suivi, tandis qu’une fiche dans « Prise de mesures prévue » nécessite surtout une bonne confirmation de rendez-vous.

Comment calculer la valeur du pipeline ?

Chaque fiche sur le tableau a une valeur. Si un devis y est associé, cette valeur découle généralement automatiquement du montant du devis. Pour un prospect sans devis, tu peux indiquer toi-même une valeur estimée.

Les montants de chaque colonne, additionnés, constituent la valeur de ton pipeline. Grâce au pourcentage de probabilité de chaque étape, tu peux pondérer la valeur attendue de manière plus réaliste. Une offre qui vient d’être envoyée ne pèse donc pas de la même manière qu’un client qui a déjà donné son accord verbal.

Imaginons : tu as un devis de 8 000 € dans la phase « devis envoyé ». Pour cette phase, tu définis un pourcentage de probabilité de 40 %. Dans ta planification, cette probabilité est alors prise en compte comme une valeur pondérée de 3 200 €. Si tu déplaces ensuite la fiche vers la phase « accord prévu » avec un pourcentage de 80 %, la valeur pondérée change également.

Ça rend la valeur du pipeline utile pour prendre des décisions importantes, comme acheter du matériel, garder de la marge dans ton planning ou déterminer si tu auras bientôt besoin d’aide supplémentaire. Mais ne la considère pas comme une prédiction. Un client peut encore se désister, un projet peut être repoussé et un pourcentage de probabilité reste ton estimation.

Utilise donc cette valeur comme un ordre de grandeur, pas comme de l’argent déjà sur ton compte. Un tableau bien tenu te donne une orientation ; il ne te donne aucune certitude.

Comment repérer plus vite les devis en attente et les opportunités en cours ?

La force d’un tableau de pipeline ne réside pas seulement dans les montants. Tu vois surtout ce qui ne bouge pas. Une fiche qui stagne depuis des semaines dans la même phase se remarque bien plus vite qu’un devis dans une boîte mail pleine.

Prenons l'exemple d'une entreprise d'installation avec douze dossiers en cours. Le lundi matin, le patron voit sur le tableau que trois fiches sont toujours à l'étape « devis envoyé ». Un devis n'a été envoyé que vendredi. Un deuxième a été consulté la semaine dernière. Le troisième est là depuis près de trois semaines sans aucun mouvement.

Le propriétaire appelle d’abord le client qui a déjà consulté le devis. Celui-ci hésite encore sur l’option choisie et souhaite une petite modification. Il s’avère que l’ancien devis n’est pas arrivé. Grâce au tableau, le propriétaire voit non seulement qu’il y a du travail en cours, mais aussi quelle conversation nécessite le plus d’attention pour le moment.

Dans Klantly, tu peux en plus voir, pour chaque devis, quand le client a ouvert le lien pour la première fois. Ça permet un suivi plus ciblé : tu n’appelles pas au hasard, mais tu sais si quelqu’un a déjà vu le devis. Sur la page consacrée à la création et à l’envoi des devis, tu verras comment le devis, le client et la carte du pipeline restent liés entre eux.

N’oublie pas de mettre le tableau à jour. Déplace une carte dès qu’un changement important survient et place bien les dossiers remportés ou perdus dans la bonne phase. Un tableau de pipeline qui n’est pas mis à jour depuis des mois ne fait que donner une fausse impression de sécurité.

Tu veux découvrir comment Klantly peut t'aider à organiser tes devis, tes clients et tes opportunités en cours ? Commence gratuitement et prends le temps de voir ce qui convient le mieux à ton entreprise.