So nutzt du das Pipeline-Dashboard: Mehr Überblick über deine Angebote

Du hast mehrere offene Angebote, weißt aber nicht auf Anhieb, welcher Kunde noch auf einen Anruf wartet. In der Zwischenzeit kommen neue Anfragen rein und ein älteres Angebot rückt unbemerkt in den Hintergrund. Ein Pipeline-Board hilft dir dabei, alle laufenden Verkaufschancen an einem Ort im Blick zu behalten.

Es ist kein kompliziertes Verkaufssystem. Es ist eine übersichtliche Tabelle mit Spalten, in denen du siehst, wo sich jeder Verkaufsprozess befindet: neu, Termin geplant, Angebot verschickt, gewonnen oder verloren. So behältst du den Überblick über deine Angebote, ohne alles aus dem Kopf, dem Kalender oder dem E-Mail-Postfach abrufen zu müssen.

Was ist ein Pipeline-Board für Fachbetriebe?

Ein Pipeline-Board ist eine digitale Übersicht, auf der jede laufende Verkaufschance eine eigene Karte erhält. Eine solche Karte gehört zu einem Kunden und begleitet den Prozess von der ersten Anfrage bis zum endgültigen Ergebnis.

Bei einem Handwerksbetrieb ist ein Prozess oft mehr als nur ein Angebot. Vielleicht ruft jemand zuerst an, um Informationen zu erhalten, es folgt ein Aufmaßtermin und erst danach kommt das Angebot. Oder ein Kunde gibt direkt seine Zustimmung, ohne dass du zuvor ein formelles Angebot erstellt hast. Beide Situationen möchtest du nachverfolgen können.

In „Klantly“ entsteht eine Karte, wenn du:

• ein Angebot erstellst;
• einen Termin bei einem Kontakt einplanst;
• selbst einen Lead auf das Pipeline-Board setzt.

Auf der Karte werden dann das Angebot, die Termine und andere Daten angezeigt, die zu diesem Prozess gehören. Die Kundenkarte bleibt dabei der Ort, an dem du die gesamte Historie einsehen kannst. Das ist praktisch, wenn du Kundendaten zentral verwaltest und ein Kollege einen Prozess übernehmen muss.

Wann ist die Nutzung eines Pipeline-Boards sinnvoll?

Ein Pipeline-Board wird nützlich, sobald du mehr Verkaufschancen hast, als du dir leicht merken kannst. In der Praxis ist das oft ab etwa zehn offenen Angeboten oder Projekten gleichzeitig der Fall. Nicht, weil du dann plötzlich anders verkaufen musst, sondern weil kleine Dinge sonst liegen bleiben.

Ohne Überblick konzentrierst du dich vor allem auf das, was am dringendsten deine Aufmerksamkeit erfordert: einen Kunden, der anruft, einen Auftrag für morgen oder eine neue Anfrage. Ein Angebot, das letzte Woche verschickt wurde und auf das noch keine Antwort kam, meldet sich nicht von selbst. Genau dort kann Umsatz liegen bleiben.

Mit einer Übersicht über die Verkaufsprozesse siehst du zum Beispiel schnell:

• welche Angebote noch offen sind;
• in welcher Phase sich jede Verkaufschance befindet;
• welche Karten schon lange nicht mehr verschoben wurden;
• wie viel Umsatz pro Phase auf dem Plan steht;
• welche Projekte gewonnen oder verloren wurden.

Ein Board ersetzt nicht dein Fachwissen. Es sorgt vor allem dafür, dass du dir nicht merken musst, wen du noch anrufen musst. Aufgaben und Automatisierungen können dabei helfen, aber das Gespräch mit einem unentschlossenen Kunden bleibt einfach Menschenarbeit. Für die regelmäßige Nachverfolgung offener Angebote kannst du Angebote auch mit Erinnerungen und Aufgaben nachverfolgen.

Wie richtest du Pipeline-Phasen ein, die zu deiner Arbeit passen?

Die Spalten auf deinem Pipeline-Board heißen Phasen. Du richtest sie selbst ein, damit das Board zu deiner Arbeitsweise passt. Ein Bauunternehmer hat andere Schritte als ein Installationsbetrieb oder ein Unternehmen, das Sonnenschutz verkauft.

Denk nicht in Standard-Vertriebsbegriffen, sondern an die Momente, in denen du etwas tust oder in denen ein Kunde eine Entscheidung trifft. Für einen Wintergartenbauer könnten die Phasen zum Beispiel lauten: neue Anfrage, Vermessung geplant, Angebot verschickt, Nachfassanruf, gewonnen und verloren.

Für jede Phase legst du selbst den Namen, die Farbe und die Reihenfolge fest. Du kannst auch eine Erfolgswahrscheinlichkeit festlegen und wählen, ob eine Phase zum Pipeline-Wert zählt. Phasen, die „gewonnen“ oder „verloren“ bedeuten, kennzeichnest du natürlich auch entsprechend auf der Tafel.

Das Wichtigste ist, dass du nicht zu viele Phasen anlegst. Wenn du für jede Kleinigkeit eine eigene Spalte hinzufügst, wird das Board wieder zu einer reinen Verwaltungsaufgabe. Unterscheide nur dann, wenn du unterschiedlich darauf reagierst. Eine Karte in „Angebot versendet“ erfordert zum Beispiel eine Nachverfolgung, während eine Karte in „Aufmaß geplant“ vor allem eine ordentliche Terminbestätigung braucht.

Wie berechnet man den Pipeline-Wert?

Jede Karte auf dem Board hat einen Wert. Ist ein Angebot damit verbunden, ergibt sich dieser Wert meist automatisch aus dem Angebotsbetrag. Bei einem Lead ohne Angebot kannst du selbst einen erwarteten Wert eintragen.

Die Beträge pro Spalte ergeben zusammen deinen Pipeline-Wert. Mit der Erfolgswahrscheinlichkeit einer Phase kannst du den erwarteten Wert realistischer gewichten. Ein Angebot, das gerade erst verschickt wurde, wird dann anders gewertet als ein Kunde, der bereits mündlich zugestimmt hat.

Angenommen, du hast ein Angebot über 8.000 € in der Phase „Angebot versendet“. Für diese Phase legst du einen Erfolgsprozentsatz von 40 Prozent fest. Für deine Planung zählt diese Wahrscheinlichkeit dann als gewichteter Wert von 3.200 €. Verschiebst du die Karte später mit 80 Prozent in die Phase „Zusage erwartet“, ändert sich auch der gewichtete Wert.

Das macht einen Pipeline-Wert nützlich für wichtige Entscheidungen, wie zum Beispiel den Einkauf von Material, das Freihalten von Kapazitäten in deiner Planung oder die Entscheidung, ob du bald zusätzliche Unterstützung brauchst. Aber betrachte ihn nicht als Vorhersage. Ein Kunde kann immer noch abspringen, ein Projekt kann sich verschieben und eine Erfolgswahrscheinlichkeit bleibt deine Einschätzung.

Nutze den Wert daher als Größenordnung, nicht als Geld, das bereits auf deinem Konto liegt. Ein gut geführtes Board gibt Orientierung; es bietet keine Gewissheit.

Wie erkennst du ruhende Angebote und laufende Chancen schneller?

Die Stärke eines Pipeline-Boards liegt nicht nur in den Beträgen. Du siehst vor allem, was sich nicht bewegt. Eine Karte, die schon seit Wochen in derselben Phase steht, fällt viel schneller auf als ein Angebot in einem vollen E-Mail-Postfach.

Nehmen wir ein Installationsunternehmen mit zwölf offenen Projekten. Am Montagmorgen sieht der Inhaber auf der Tafel, dass drei Karten noch unter „Angebot versendet“ stehen. Ein Angebot wurde erst am Freitag verschickt. Ein zweites wurde letzte Woche angesehen. Die dritte steht schon seit fast drei Wochen dort, ohne dass sich etwas tut.

Der Inhaber ruft zuerst den Kunden an, der das Angebot bereits angesehen hat. Dieser zögert offenbar noch bezüglich der gewählten Option und wünscht eine kleine Anpassung. Das alte Angebot ist offenbar nicht angekommen. Dank der Tafel sieht der Inhaber nicht nur, dass noch Arbeit offen ist, sondern auch, welches Gespräch gerade die größte Aufmerksamkeit erfordert.

In „Klantly“ siehst du bei einem Angebot außerdem, wann der Kunde den Angebotslink zum ersten Mal öffnet. Das macht die Nachverfolgung gezielter: Du rufst nicht einfach auf gut Glück an, sondern weißt, ob jemand das Angebot bereits gesehen hat. Auf der Seite zum Erstellen und Versenden von Angeboten siehst du, wie Angebot, Kunde und Pipeline-Karte miteinander verknüpft bleiben.

Halte das Board aber auf dem neuesten Stand. Verschiebe eine Karte, sobald sich etwas Wesentliches ändert, und ordne gewonnene oder verlorene Projekte auch wirklich der richtigen Phase zu. Ein Pipeline-Board, das monatelang nicht aktualisiert wird, vermittelt vor allem Scheinsicherheit.

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