Datenschutzerklärung für Endnutzer (über Klantly)
1. Einleitung
Diese Datenschutzerklärung gilt, wenn du deine Daten über ein Formular, eine Angebotsanfrage, einen Konfigurator oder ein Terminmodul eines Unternehmens hinterlässt, das Klantly nutzt.
Das betreffende Unternehmen (im Folgenden: „der Dienstleister“) ist für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten verantwortlich. Klantly stellt lediglich die Plattform zur Verfügung, auf der diese Daten verarbeitet werden.
2. Wer verarbeitet deine Daten?
Verantwortlicher: das Unternehmen, bei dem du eine Anfrage stellst
Auftragsverarbeiter: Klantly (Softwareplattform)
Bei Fragen zu deinen Daten kannst du dich an den jeweiligen Dienstleister wenden.
3. Welche Daten werden erfasst?
Je nach Formular oder Anfrage können folgende Daten verarbeitet werden:
3.1 Kontaktdaten
Name
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Adressdaten
3.2 Angaben zur Anfrage
Inhalt deiner Anfrage oder Nachricht
Ausgewählte Produkte oder Dienstleistungen
Spezifikationen (z. B. Maße, Präferenzen)
Eventuell hochgeladene Fotos
3.3 Technische Daten
IP-Adresse (soweit möglich anonymisiert)
Browser- und Geräteinformationen
Interaktion mit dem Formular (zur Analyse)
4. Warum werden deine Daten verarbeitet?
Der Dienstleister nutzt deine Daten für:
Erstellung und Versand eines Angebots
Kontaktaufnahme aufgrund deiner Anfrage
Die Erfüllung eines Vertrags
Kundenservice und Nachverfolgung
Verbesserung der Dienstleistungen
5. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung deiner Daten basiert auf:
Einwilligung (beim Ausfüllen eines Formulars)
Erfüllung eines Vertrags oder einer Angebotsanfrage
Berechtigtes Interesse (z. B. Geschäftsbetrieb)
6. Weitergabe von Daten
Deine Daten werden nicht verkauft. Daten können weitergegeben werden an:
Klantly (als Softwareanbieter)
Eventuellen Partnern des Dienstleisters (sofern dies für die Erfüllung erforderlich ist)
7. Integrationen
Google Kalender
Wenn ein Unternehmen, das Klantly nutzt, Google Kalender verknüpft hat, kann Klantly Kalenderinformationen verwenden, um Termine und Verfügbarkeit zu verwalten. Das kann bedeuten, dass Klantly prüft, welche Zeitfenster frei oder belegt sind, damit Doppelbuchungen vermieden werden und Termine korrekt eingeplant werden können.
Wenn du über eine Klantly-Buchungsseite einen Termin vereinbarst, kann dieser Termin im Google Kalender des jeweiligen Unternehmens gespeichert werden. Dabei können Daten wie dein Name, deine E-Mail-Adresse, deine Telefonnummer, das Termin-Datum, die Uhrzeit, der Ort und eventuelle Notizen verarbeitet werden, um den Termin zu planen und zu verwalten.
Klantly nutzt Google-Kalender-Daten ausschließlich zur Anzeige der Verfügbarkeit, zur Planung, Änderung und Stornierung von Terminen sowie zur Synchronisierung von Terminen zwischen Klantly und dem Google-Kalender. Diese Daten werden nicht für Werbezwecke verwendet und nicht an Dritte verkauft.
8. Aufbewahrungsfrist
Der Dienstleister speichert deine Daten nicht länger als nötig:
Angebotsanfragen: maximal 1–2 Jahre
Kundendaten: solange die Geschäftsbeziehung besteht
Gesetzliche Verpflichtungen (z. B. Buchführung): bis zu 7 Jahre
9. Sicherheit
Klenty und der Dienstleister ergreifen angemessene Maßnahmen, um deine Daten zu schützen, darunter:
Sichere Verbindungen (SSL)
Zugangskontrolle
Verschlüsselung, wo nötig
10. Deine Rechte
Du hast das Recht:
Einsicht in deine Daten zu erhalten
Daten ändern oder löschen zu lassen
der Verarbeitung zu widersprechen
Daten übertragen zu lassen
Wende dich dazu bitte an den jeweiligen Dienstleister.
11. Cookies und Tracking
Je nach den Einstellungen des Dienstanbieters kann das Formular Folgendes verwenden:
Funktionale Cookies
Analysetools (wie Google Analytics)
Marketing-Tools (wie Meta Pixel)
Hierfür kann um deine Einwilligung gebeten werden.
12. Nutzung von Kommunikationskanälen und Automatisierung
Der Dienstleister kann über die Klantly-Plattform verschiedene Kommunikationskanäle nutzen, um mit dir Kontakt aufzunehmen und deine Anfrage zu bearbeiten. Dies kann unter anderem über folgende Kanäle erfolgen:
- Telefon
- WhatsApp oder ähnliche Messaging-Dienste
- Chat-Funktionen auf Websites oder in Formularen
12.1 Nutzung von WhatsApp und externen Kommunikationsplattformen
Wenn du deine Telefonnummer angibst, kann der Dienstleister dich über WhatsApp kontaktieren. Diese Kommunikation erfolgt über die offizielle WhatsApp Business API, wobei die Nachrichten technisch über Klantly verarbeitet werden.
Indem du deine Daten angibst und/oder eine Anfrage stellst, erklärst du dich damit einverstanden, dass der Dienstleister dich über diese Kanäle kontaktiert, soweit dies für deine Anfrage oder die Erbringung der Dienstleistung relevant ist.
12.2 Automatisierte Nachverfolgung
Der Dienstleister kann automatisierte Nachrichten nutzen, um deine Anfrage weiterzuverfolgen, wie zum Beispiel:
- Bestätigungen von Anfragen
- Erinnerungen
- Folge-Nachrichten nach einem Angebot oder einer Anfrage
- Nachrichten mit zusätzlichen Informationen
Diese Nachrichten können automatisch auf Grundlage deiner Interaktion mit der Plattform versendet werden.
12.3 Einsatz von KI (künstlicher Intelligenz)
Innerhalb der Klantly-Plattform kann KI-Technologie genutzt werden, um:
- Entwürfe für Antworten zu erstellen
- Nachrichten zu analysieren und zu kategorisieren
- schneller und effizienter auf Fragen zu reagieren
KI wird ausschließlich zur Unterstützung der Kommunikation eingesetzt. Bei Bedarf kann ein Mitarbeiter des Dienstleisters die Kommunikation überprüfen, anpassen oder übernehmen.
12.4 Keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung
Es werden keine Entscheidungen getroffen, die erhebliche Auswirkungen auf dich haben, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung ohne menschliches Eingreifen beruhen.
12.5 Abmeldung von der Kommunikation
Du hast jederzeit das Recht, dich von weiterer Kommunikation per E-Mail oder über Nachrichtendienste abzumelden. Das geht wie folgt:
- einen Abmelde-Link (sofern vorhanden) zu nutzen
- Oder dich direkt an den Dienstleister zu wenden
13. Rolle von Klantly
Klantly verarbeitet Daten ausschließlich im Auftrag des Dienstleisters und nutzt diese nicht für eigene Zwecke, außer:
Technischer Betrieb der Plattform
Sicherheit und Wartung
Anonymisierte Auswertungen
14. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann geändert werden. Die aktuellste Version ist immer über den Dienstleister abrufbar.
15. Kontakt
Bei Fragen zu deinen personenbezogenen Daten kannst du dich an den Dienstleister wenden, bei dem du den Antrag gestellt hast.