Angebot online annehmen: So machst du die Zustimmung einfacher

Ein Angebot online anzunehmen spart unnötige Schritte. Muss dein Kunde erst ausdrucken, unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurückschicken? Dann ist selbst ein klares „Ja“ noch kein Auftrag.

Bei der Online-Zustimmung öffnet der Kunde dein Angebot auf seinem Handy oder Laptop und stimmt es dort zu. Du siehst sofort, dass das Angebot angenommen wurde, und kannst mit der Vorbereitung, der Rechnung oder dem Arbeitsauftrag weitermachen.

Wie funktioniert die Online-Annahme eines Angebots?

Du versendest das Angebot nicht einfach nur als PDF-Anhang. Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu seiner eigenen Angebotsseite. Auf dieser Seite ist das Angebot übersichtlich dargestellt, mit dem PDF zum Herunterladen.

Der Kunde sieht sich den Inhalt an, wann es ihm passt. Ist alles klar, klickt er auf „Akzeptieren“. Der Status des Angebots ändert sich dann in „Akzeptiert“. Über dieselbe Seite kann der Kunde auch eine Nachricht hinterlassen, falls er noch eine Frage hat.

Das ist der Unterschied zu einem Angebot, das online über ein separates Dokument unterschrieben wird:

• Der Kunde muss keine Datei herunterladen, ausdrucken oder einscannen.
• Das Angebot bleibt mit dem richtigen Kunden und dem richtigen Prozess verknüpft.
• Du erhältst eine Benachrichtigung, sobald der Kunde zustimmt.
• Der Klick zur Zustimmung auf den persönlichen Link wird mit einem Zeitstempel erfasst.

Du musst also nicht mehr auf eine Antwort-E-Mail mit einem Scan warten, der manchmal unleserlich ist oder gar nicht erst ankommt.

Warum senkt die digitale Zustimmung die Hemmschwelle?

Ein Kunde entscheidet sich selten in dem Moment, in dem du das Angebot verschickst. Er schaut es sich abends an, bespricht es zu Hause oder vergleicht noch ein paar Punkte. Wenn er danach noch zum Drucker laufen muss, wird die Zustimmung leicht auf morgen verschoben.

Das scheint ein kleines Detail zu sein, aber jeder zusätzliche Schritt bietet Raum für Aufschub. Mit einer Online-Zustimmung zum Angebot kann der Kunde sofort reagieren, sobald er sich entschieden hat. Gerade bei Privatpersonen ist das praktisch: Viele Leute lesen E-Mails vor allem auf ihrem Handy und haben keinen Drucker in Reichweite.

Die Online-Zustimmung ersetzt nicht das gute Gespräch. Bei einem großen oder komplizierten Auftrag kann ein Kunde noch Fragen zur Planung, Durchführung oder zu den Bedingungen haben. Aber der administrative Schritt nach diesem Gespräch muss kein Hindernis mehr sein.

Was passiert, nachdem der Kunde online zugestimmt hat?

Nach der Zustimmung ändert sich mehr als nur der Status deines Angebots. In „Klantly“ erhältst du eine Benachrichtigung und die Karte rückt in der Pipeline weiter. So sieht jeder, der an dem Projekt arbeitet, dass aus der Chance nun ein Auftrag geworden ist.

Danach entscheidest du selbst, was der logische nächste Schritt ist. Bei einer Anzahlung erstellst du zum Beispiel zuerst eine Rechnung. Handelt es sich um einen Montageauftrag, wandelst du das Angebot in einen Arbeitsauftrag für den Monteur um. Die Kundendaten, Angebotspositionen, Mengen, Preise und Mehrwertsteuersätze werden dabei übernommen.

Das erspart dir das erneute Eintippen und verringert das Risiko, dass die Ausführung oder die Rechnung von deinem Angebot abweicht. In der Anleitung zum Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung oder einen Arbeitsauftrag erfährst du, wie dieser Schritt funktioniert.

Eine praktische Vorgehensweise ist oft:

1. Du erstellst und versendest das digitale Angebot.
2. Der Kunde öffnet den persönlichen Angebotslink und gibt online seine Zustimmung.
3. Du überprüfst, was für den Start benötigt wird: Rechnung, Arbeitsauftrag oder beides.
4. Du überträgst das akzeptierte Angebot, ohne die Angaben erneut eingeben zu müssen.

Praxisbeispiel: Vom Veranda-Angebot zur Montage

Angenommen: Ein Veranda-Unternehmen verschickt am Freitagnachmittag ein Angebot für eine Terrassenüberdachung. Der Kunde öffnet das Angebot am Freitagabend auf seinem Handy. Er hat noch eine Frage zur ausgewählten Seitenwand und schickt diese über die Angebotsseite.

Nach der Antwort gibt er online seine Zustimmung. Der Verkäufer erhält eine Benachrichtigung darüber und sieht sofort, dass das Angebot angenommen wurde. Er erstellt daraufhin eine Rechnung für die Anzahlung und überträgt dasselbe Angebot in einen Arbeitsauftrag für die Montage.

Der Monteur sieht auf dem Arbeitsauftrag, welche Ausführung vereinbart wurde. Die Kundendaten und die Angaben aus dem Angebot wurden bereits übernommen. Das spart nicht nur Zeit im Büro, sondern hilft auch dabei, die Ausführung genau an das anzupassen, was der Kunde akzeptiert hat.

Möchtest du zuerst wissen, wie du Angebote als Webseite und PDF versendest? Dann schau dir die Seite zum Erstellen von Angeboten und zur Online-Annahme an. Für die weiteren Schritte nach der Montage hilft dir auch unsere Anleitung zum Thema „Vom Arbeitsauftrag zur Rechnung“.

Kannst du sehen, ob ein Kunde das Angebot schon angesehen hat?

Ja. Ein digitales Angebot hat einen eindeutigen Status: Entwurf, versendet, angesehen, angenommen oder abgelaufen. Sobald der Kunde den persönlichen Link zum ersten Mal öffnet, ändert sich der Status auf „angesehen“.

Das gibt dir einen besseren Zeitpunkt für die Nachverfolgung. Ein Kunde, der sich das Angebot gerade angesehen hat, hat wahrscheinlich Fragen oder vergleicht gerade verschiedene Angebote. Ein Kunde, der es noch nicht angesehen hat, hat die E-Mail vielleicht übersehen oder im Spam-Ordner gelandet.

Aber Achtung: „Angesehen“ bedeutet nur, dass die Angebotsseite geöffnet wurde. Es bedeutet nicht automatisch, dass der Kunde alles gelesen hat oder schon fast zustimmt. Nutze diese Information also als Anlass für ein normales Gespräch, nicht als Beweis dafür, dass jemand bereit ist, eine Entscheidung zu treffen.

Bleibt ein Angebot liegen, kannst du nach einer selbst gewählten Zeitspanne eine freundliche Erinnerung versenden lassen und eine Aufgabe für den Verkäufer erstellen lassen. So bist du bei der Nachverfolgung nicht auf eine Liste in deinem Kopf angewiesen. Mehr dazu liest du unter „Angebote nachverfolgen ohne separate Listen“.

Die Online-Zustimmung macht den Prozess für deinen Kunden einfacher und für dich übersichtlicher. Möchtest du erfahren, wie das zu deiner Art der Angebotserstellung passt? Starte kostenlos und entdecke unverbindlich, was „Klantly“ für dein Unternehmen bedeuten kann.