Automatische Zahlungserinnerung für offene Rechnungen einrichten

Das Nachverfolgen offener Rechnungen bleibt leicht auf der Strecke. Vor allem, wenn du tagsüber unterwegs bist, Kunden hilfst oder neue Aufträge vorbereitest. Wenn du eine automatische Zahlungserinnerung einrichtest, musst du dich nicht mehr selbst um die erste Nachverfolgung kümmern.

Das Prinzip ist einfach: Gib auf jeder Rechnung ein klares Fälligkeitsdatum an. Ist die Rechnung danach noch nicht bezahlt, verschickst du eine freundliche Erinnerung mit einem Link zur direkten Zahlung. Bleibt eine Reaktion aus, erhält die Buchhaltung oder der Inhaber eine Aufgabe für den persönlichen Kontakt.

Wie richtest du eine automatische Zahlungserinnerung ein?

Fang nicht mit einer langen Reihe strenger Nachrichten an. Richte zunächst einen einzigen klaren ersten Schritt ein: eine Erinnerung, sobald das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist. Das ist oft genau der Anstoß, der nötig ist, wenn eine Rechnung einfach zwischen anderen Dingen liegen geblieben ist.

Gehe dabei in dieser Reihenfolge vor:

1. Erstelle und versende deine Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum.
2. Lass nach diesem Datum automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung versenden.
3. Bereite einen nächsten Schritt vor, falls noch nicht bezahlt wurde, zum Beispiel eine zweite Nachricht oder eine Aufgabe.
4. Beende die Nachverfolgung automatisch, sobald die Zahlung eingegangen ist.

In „Klantly“ werden Rechnungen nach Ablauf des Fälligkeitsdatums automatisch für eine Erinnerung erfasst. Du bestimmst selbst, was danach passiert. Das kann eine zweite Nachricht sein, aber auch eine Aufgabe für die Person, die wegen der offenen Rechnung nachhaken soll. Schau dir auf der Seite über Rechnungen und Zahlungserinnerungen an, wie Rechnungsstellung und Nachverfolgung zusammenwirken.

Warum musst du zuerst ein Fälligkeitsdatum für die Rechnung festlegen?

Ohne Fälligkeitsdatum weiß niemand, wann eine Nachverfolgung sinnvoll ist. Der Kunde sieht nicht, wann du die Zahlung erwartest, und du hast keinen festen Zeitpunkt, zu dem eine Mahnung verschickt werden soll.

Lege daher immer ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung fest, bevor du sie versendest. Die Mahnung kann dann erst beginnen, nachdem dieses Datum abgelaufen ist. So versendest du keine Nachricht, solange die vereinbarte Zahlungsfrist noch läuft.

Das gibt auch dir selbst mehr Ruhe. Du musst nicht mehr jede Woche eine Liste durchgehen und prüfen, welche Rechnungen schon lange genug offen sind. Das Fälligkeitsdatum bestimmt den ersten Zeitpunkt für die Mahnung.

Welchen Text verwendest du für eine Zahlungserinnerung auf einer Rechnung?

Die erste Zahlungserinnerung muss nicht drohend klingen. Viele verspätete Zahlungen sind keine bewusste Weigerung, sondern eine Rechnung, die vergessen wurde oder bei einem Geschäftskunden noch in einem internen Zahlungsprozess steckt.

Halte die Nachricht daher kurz und sachlich. Weise darauf hin, dass das Fälligkeitsdatum überschritten ist, um welche Rechnung es sich handelt und wie der Kunde bezahlen kann. Befindet sich ein Zahlungsbutton in der Rechnung, kann der Kunde direkt bezahlen, ohne Daten eingeben zu müssen.

Ein einfacher Aufbau sieht so aus:

• eine freundliche Anrede;
• die Rechnungsnummer und der ausstehende Betrag;
• der Hinweis, dass das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist;
• eine klare Zahlungsmöglichkeit oder ein Link;
• eine Kontaktmöglichkeit bei Fragen.

Passe den Ton an dein Unternehmen und deine Kunden an. Mit E-Mail-Vorlagen kannst du automatische Nachrichten selbst anpassen. Gesendete Nachrichten bleiben außerdem im Kommunikationsprotokoll beim Kunden gespeichert. So siehst du später, was wann verschickt wurde und ob die Nachricht zugestellt wurde.

Wann leiten Sie eine offene Rechnung an die Buchhaltung weiter?

Eine Mahnung automatisierst du gerade deshalb, weil sie immer pünktlich versendet werden muss. Ein anhaltender Zahlungsrückstand erfordert jedoch oft die Aufmerksamkeit eines Menschen. Richte daher nach deiner ersten Mahnung eine Aufgabe für die Buchhaltung oder den Inhaber ein, falls die Zahlung ausbleibt.

Lege im Voraus fest, wer diese Aufgabe übernimmt. In einem kleinen Unternehmen ist das oft der Inhaber. Hast du eine Buchhaltung oder einen Innendienst, ist es sinnvoller, dass diese zunächst prüfen, ob etwas schiefgelaufen ist: eine falsche E-Mail-Adresse, eine Frage zur Rechnung oder eine Zahlung, die noch bearbeitet werden muss.

Eine praktische Vorgehensweise könnte sein: Die erste Mahnung wird automatisch nach dem Fälligkeitsdatum verschickt. Geht danach immer noch keine Zahlung ein, erhält der Verantwortliche die Aufgabe, den Kunden anzurufen oder ihm eine persönliche Nachricht zu schicken. Durch Aufgaben, die mit Kunden und Rechnungen verknüpft sind, bleibt diese Nachverfolgung sichtbar und geht nicht zwischen einzelnen Notizen unter.

Praxisbeispiel: Von der vergessenen Rechnung zur festen Nachverfolgung

Angenommen: Dein Installationsbetrieb schließt am Donnerstag einen Wartungsauftrag ab. Der Monteur trägt Arbeitsstunden und Materialien in den Arbeitsauftrag ein. Im Büro wird der Arbeitsauftrag geprüft und in eine Rechnung mit einem klaren Fälligkeitsdatum umgewandelt.

Der Kunde zahlt nicht rechtzeitig. Sobald das Fälligkeitsdatum abgelaufen ist, erhält er automatisch eine freundliche Zahlungserinnerung mit einem Link zur Zahlung. Der Kunde begleicht die Rechnung doch noch und die Erinnerungsreihe stoppt von selbst.

Bleibt die Zahlung nach dieser ersten Mahnung aus, erhält die Buchhaltung eine Aufgabe. Der Mitarbeiter öffnet die Kundenkarte und sieht sofort die Rechnung, das Fälligkeitsdatum und die zuvor versendete Mahnung. Ein kurzer persönlicher Anruf kann dann klären, ob der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat, eine Frage hat oder später bezahlt.

Das ist der Unterschied zwischen dem Hinterherlaufen hinter offenen Rechnungen und einer festgelegten Vorgehensweise. Der Standardschritt läuft ab, ohne dass du daran denken musst. Deine Zeit widmest du nur den Rechnungen, bei denen wirklich etwas nicht stimmt.

Wo hört die Automatisierung von Zahlungserinnerungen auf?

Eine automatische Mahnung ist kein Inkassoverfahren. Es ist eine rechtzeitige und freundliche Nachricht. Ein Kunde, der nicht zahlen kann oder will, lässt sich nicht durch drei weitere automatische E-Mails lösen.

Persönlicher Kontakt bleibt notwendig, wenn eine Rechnung nach der Mahnung noch offen ist, wenn der Kunde inhaltliche Fragen hat oder wenn eine Zahlungsvereinbarung getroffen werden muss. Außerdem entscheidest du selbst, welcher nächste Schritt zu deinem Unternehmen passt. Das System kann eine Mahnung versenden und eine Aufgabe vorbereiten, aber du entscheidest, was du danach tust.

Wenn du Rechnungen schneller ausstellen möchtest, hilft es, die Informationen zum Auftrag sofort zu erfassen. Ein abgeschlossener Arbeitsauftrag kann in Klantly mit einem Klick in eine Rechnungsvorlage umgewandelt werden, sodass Arbeitsstunden und Materialien später nicht erneut eingegeben werden müssen. Das verringert das Risiko, dass Rechnungen überhaupt zu spät verschickt werden.

Das Einrichten einer automatischen Zahlungserinnerung beginnt mit einer einfachen, festen Routine. Möchtest du unverbindlich herausfinden, wie Klantly dir bei Rechnungen, Mahnungen und Nachverfolgung helfen kann? Kostenlos starten