Btw overzicht maken: zo bereid je je aangifte sneller voor

Je btw-aangifte voorbereiden met losse pdf’s, Excel-bestanden en een rekenmachine kost onnodig veel tijd. Een goed btw overzicht maken begint niet aan het einde van het kwartaal, maar op het moment dat je een factuur opstelt.

Leg je btw per factuurregel vast en houd alle facturen op één plek bij. Dan kies je aan het einde van de periode een overzicht, controleer je de uitzonderingen en stuur je het door. Een btw-overzicht is daarbij de onderbouwing van je aangifte, niet de aangifte zelf.

Wat heb je nodig om een btw overzicht te maken?

Voor een bruikbaar overzicht heb je alle verstuurde facturen uit de juiste periode nodig. Per factuur moet duidelijk zijn welk btw-tarief op welke regel staat. Dat is vooral belangrijk als je op één factuur regels met verschillende tarieven hebt.

Zorg daarom dat je administratie deze gegevens per factuurregel vastlegt:

• de factuurdatum;
• het bedrag exclusief btw;
• het gekozen btw-tarief;
• het btw-bedrag;
• eventuele correcties via een creditnota.

Kies het btw-tarief niet op gevoel. Of een bepaald tarief mag worden gebruikt, is een fiscale beoordeling voor jou of je boekhouder. Je administratiesysteem moet vervolgens netjes rekenen met het tarief dat jij per regel kiest.

Werk je met facturen in Klantly, dan kun je per regel het btw-tarief kiezen. De totalen worden per tarief uitgesplitst. Dat scheelt handmatig optellen en maakt je facturen overzichtelijk bijhouden een stuk eenvoudiger.

Hoe kies je de juiste periode voor je btw-overzicht?

Begin altijd met de periode waarover je aangifte doet, bijvoorbeeld een kwartaal. Filter je facturen vervolgens op die periode. Zo voorkom je dat een factuur uit de vorige of volgende aangifte per ongeluk meetelt.

Kijk niet alleen naar facturen die je nog moet versturen of die als concept klaarstaan. Een concept heeft nog geen plek in een definitief overzicht. Controleer dus goed welke status je meeneemt en zorg dat je werkt met de facturen die daadwerkelijk zijn verstuurd.

Een vaste werkwijze helpt:

1. Kies eerst de aangifteperiode.
2. Open het overzicht van omzet en btw per tarief.
3. Controleer opvallende bedragen en facturen met meerdere tarieven.
4. Kijk daarna apart naar creditnota’s.
5. Exporteer het overzicht voor je eigen administratie of je boekhouder.

Zo hoef je niet elke factuur opnieuw te beoordelen. Je controleert alleen wat opvalt of afwijkt.

Waarom moet je creditnota’s apart controleren?

Een creditnota corrigeert een factuur die al verstuurd is. Denk aan een levering die deels niet doorging, verkeerd gefactureerde materialen of een afgesproken correctie. Je past de oude factuur dan niet stilletjes aan, maar maakt een creditnota die naar de oorspronkelijke factuur verwijst.

Voor je btw-overzicht is vooral de datum van de creditnota belangrijk. Een creditnota wordt afgetrokken in de periode waarin je hem hebt uitgegeven. Daardoor kan een correctie op een oude factuur in een later kwartaal terechtkomen.

Controleer daarom voor je export altijd of alle creditnota’s in de gekozen periode logisch zijn. Een onverwacht hoog of laag totaal komt vaak niet door een rekenfout, maar door een correctie die je niet meer scherp had.

Voorbeeld: een installateur met arbeid en materiaal op één factuur

Stel: je rondt in juni een klus af en verstuurt een factuur met aparte regels voor arbeid, materialen en een extra onderdeel. Voor elke regel kies je het btw-tarief dat volgens jouw situatie van toepassing is. Je administratie telt de omzet en btw vervolgens per tarief op.

In juli blijkt dat een onderdeel niet geleverd hoeft te worden. Je maakt daarvoor een creditnota. Die creditnota hoort niet meer bij je btw-overzicht van april tot en met juni, maar bij het overzicht van de periode waarin je de creditnota verstuurt.

Aan het einde van het kwartaal hoef je dan niet alle facturen opnieuw uit te pluizen. Je kiest de periode, ziet de omzet per btw-tarief, controleert de creditnota van juli in het volgende overzicht en exporteert de gegevens. Je boekhouder kan zo zien hoe de omzetkant is opgebouwd, zonder eerst door een stapel documenten te gaan.

Hoe exporteer je een btw-overzicht voor je boekhouder?

Een export is handig als je boekhouder de aangifte doet of als je zelf eerst een controle wilt uitvoeren. Kies de periode, controleer de bedragen en exporteer daarna het overzicht om door te sturen of te bewaren.

In Klantly bevat het btw-overzicht de omzet en btw per tarief, inclusief creditnota’s. Je kunt het overzicht per periode exporteren. Daarmee heb je een duidelijke onderbouwing van je verkoopfacturen, in plaats van een map met losse documenten.

Dat betekent niet dat je boekhouder niets meer hoeft te doen. Je btw-aangifte gaat over meer dan verkoopfacturen. Inkoopfacturen, andere posten en de uiteindelijke fiscale beoordeling horen daar ook bij. Het overzicht helpt je dus om de omzetkant goed voor te bereiden.

Wil je minder tijd kwijt zijn aan zoeken, begin dan met een vaste plek voor facturen en tarieven. Bekijk hoe facturen en btw-overzichten in Klantly je administratie kunnen helpen structureren.

Wil je vrijblijvend ontdekken wat Klantly voor jouw bedrijf kan betekenen? Gratis starten