Digitaler Arbeitsauftrag: Was ist das und was trägt man darin ein?

Ein Papierbeleg bleibt im Briefkasten liegen, ist schwer zu lesen oder es fehlt gerade das eine verwendete Ersatzteil. Mit einem digitalen Arbeitsauftrag erfasst dein Mechaniker die Daten direkt vor Ort. So weiß die Zentrale schneller, was erledigt wurde, und die Rechnung kann früher fertiggestellt werden.

Ein digitaler Arbeitsauftrag ist also mehr als nur eine Liste mit Arbeiten. Es ist das Auftragsformular, das zum Kunden und zum Termin gehört. Du nutzt es auf deinem Handy, um festzuhalten, was ausgeführt wurde, wie viel Zeit dafür benötigt wurde und womit der Kunde einverstanden war.

Was genau ist ein digitaler Arbeitsauftrag?

Ein digitaler Arbeitsauftrag ist ein Online-Auftragsformular für Techniker, Installateure, Gärtner und andere Fachleute, die bei Kunden vor Ort arbeiten. Anstatt auf Papier zu schreiben, füllst du den Auftrag auf deinem Handy aus.

Der Arbeitsauftrag ist mit dem jeweiligen Kunden verknüpft. Dadurch sind die Adresse, frühere Termine und das erstellte Angebot bereits zusammengefasst. Auch ein Kollege im Büro kann sofort sehen, was vor Ort passiert, ohne warten zu müssen, bis der Monteur zurück ist.

In „Klantly“ kann ein Arbeitsauftrag aus einem Termin oder einem angenommenen Angebot erstellt werden. Die vereinbarten Bedingungen und Kundendaten werden dann automatisch übernommen. So musst du dieselben Informationen nicht noch einmal eingeben.

Welche Daten trägst du in einen Arbeitsauftrag ein?

Was du genau brauchst, hängt vom jeweiligen Auftrag ab. Bei Wartungsarbeiten möchtest du zum Beispiel Prüfpunkte festhalten. Bei Montagen sind Fotos vom Ausgangszustand und der Fertigstellung oft wichtiger. Die Grundlage eines guten Arbeitsauftrags ist aber immer dieselbe:

• Kundendaten und Adresse;
• die Vereinbarung oder Beschreibung des Auftrags;
• geleistete Arbeitsstunden;
• verwendete Materialien und Mengen;
• eine Checkliste mit Arbeiten oder Kontrollen;
• Fotos vor und nach dem Auftrag;
• Anmerkungen für die Geschäftsstelle oder den Kunden;
• eine Unterschrift des Kunden bei Abschluss.

Ein Arbeitsauftrag für einen Monteur muss vor allem praktisch sein. Dein Monteur hat keine Zeit für lange Texte oder kleine Eingabefelder, wenn er vor der Tür eines Kunden steht. Deshalb funktioniert ein digitaler Arbeitsauftrag am besten, wenn jeder Schritt klar ist: Arbeit beginnen, Daten ergänzen, abschließen.

Interne Anmerkungen kannst du separat festhalten. Denk zum Beispiel an einen bereits vorhandenen Schaden, einen schwierigen Anschluss oder einen Punkt, den die Zentrale noch klären muss. Diese Notizen sind nur innerhalb deines Unternehmens sichtbar, nicht für den Kunden.

Wie erfasst du Arbeitsstunden und Materialien vor Ort?

Bei der Zeiterfassung vor Ort startet der Techniker die Zeitmessung, sobald er mit der Arbeit beginnt, und beendet sie bei Abschluss des Auftrags. So musst du am Ende der Woche nicht mehr raten, wie viel Zeit ein Auftrag gekostet hat.

Materialien fügst du hinzu, sobald du sie verwendest. Das ist wichtig für kleine Teile, die auf einem Papierbeleg oft vergessen werden. Denk zum Beispiel an eine zusätzliche Kupplung, Dichtungsmasse, Befestigungsmaterial oder ein Ersatzteil aus dem Transporter.

Angenommen: Ein Installateur kommt zur Wartung einer Anlage vorbei. Bei der Überprüfung stellt sich heraus, dass ein Teil ausgetauscht werden muss. Der Monteur startet seine Zeit, hakt die festen Kontrollpunkte ab und fügt das verwendete Teil hinzu. Bevor er wegfährt, notiert er kurz, was er gemacht hat, und lässt den Kunden unterschreiben.

Im Büro steht dann nicht nur der Vermerk „Wartung durchgeführt“. Du siehst, welche Kontrollen durchgeführt wurden, wie viele Stunden abgerechnet wurden und welches Material verwendet wurde. Das erleichtert die Überprüfung und die Rechnungsstellung erheblich.

Warum gehören Checkliste, Fotos und Unterschrift dazu?

Eine Checkliste sorgt dafür, dass festgelegte Arbeitsschritte nicht übersehen werden. Du kannst zum Beispiel eine feste Liste für Wartungsarbeiten, die Übergabe oder eine Sicherheitsüberprüfung erstellen. Obligatorische Punkte müssen erst abgehakt werden, bevor der Arbeitsauftrag abgeschlossen wird.

Mit Fotos auf dem Arbeitsauftrag hältst du die Situation genau dann fest, wenn es darauf ankommt. Mach ein Foto, bevor du anfängst, falls bereits Schäden oder Besonderheiten vorliegen. Füge anschließend ein Foto der durchgeführten Arbeiten hinzu. Die Fotos bleiben beim Arbeitsauftrag und beim Kunden gespeichert, sodass du sie später wiederfindest.

Ein Arbeitsauftrag mit Unterschrift macht den Abschluss übersichtlicher. Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm des Monteurs und der Zeitpunkt der Unterschrift wird festgehalten. Der Kunde kann den Arbeitsauftrag als PDF erhalten.

Das verhindert zwar nicht jede Diskussion. Aber wenn später die Frage aufkommt, was gemacht wurde oder ob Mehrarbeit besprochen wurde, hast du den Auftrag, die Fotos und die Unterschrift beisammen. Du stützt dich dann nicht auf dein Gedächtnis, sondern auf das, was vor Ort festgehalten wurde.

Was passiert nach dem Abschluss des digitalen Arbeitsauftrags?

Nach der Fertigstellung bleibt der Auftrag mit dem Kunden und dem Auftrag verknüpft. Die Verwaltung kann ihn prüfen, eventuelle Anmerkungen einarbeiten und mit einem einzigen Vorgang eine Rechnungsvorlage daraus erstellen. Arbeitsstunden, Materialien, Mengen, Preise, Rabatte und Mehrwertsteuer fließen direkt in die Rechnung ein.

Du musst also nicht erst einen Papierauftrag entziffern und dann alles neu abtippen. Eine Überprüfung bleibt jedoch wichtig, vor allem bei Mehrarbeit oder einem abweichenden Preis.

Wenn du nach einem Auftrag weniger Nacharbeit haben willst, hilft es, den gesamten Ablauf gut zu organisieren: Termin, Arbeitsauftrag und Rechnung. Auf der Seite zum Erstellen von Rechnungen direkt von der Arbeit aus siehst du, wie Rechnungen und Zahlungsstatus im selben System verbleiben können. Für die Vorausplanung von Besuchen kannst du auch Termine einplanen und bestätigen, damit der richtige Arbeitsauftrag beim richtigen Kunden bereitsteht.

Ein digitaler Arbeitsauftrag ersetzt kein Fachwissen. Dein Monteur muss immer noch beurteilen, was erforderlich ist, und den Auftrag auch tatsächlich ausfüllen. Aber wenn die Daten direkt vor Ort erfasst werden, muss niemand sie später erneut zusammensuchen.

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