Digitale werkbon: wat is het en wat zet je erop?

Een papieren bon blijft in de bus liggen, is lastig te lezen of mist net dat ene gebruikte onderdeel. Met een digitale werkbon legt je monteur de gegevens direct op locatie vast. Daardoor weet kantoor sneller wat er gedaan is en kan de factuur eerder klaarstaan.

Een digitale werkbon is dus meer dan een lijstje met werkzaamheden. Het is het klusformulier dat hoort bij de klant en de afspraak. Je gebruikt hem op je telefoon om vast te leggen wat er is uitgevoerd, hoeveel tijd erin zat en waar de klant akkoord op gaf.

Wat is een digitale werkbon precies?

Een digitale werkbon is een online klusformulier voor monteurs, installateurs, hoveniers en andere vakmensen die bij klanten op locatie werken. In plaats van schrijven op papier, vul je de bon in op je telefoon.

De werkbon hangt aan de juiste klant. Daardoor staan het adres, eerdere afspraken en de gemaakte offerte al bij elkaar. Ook een collega op kantoor kan meteen zien wat er op locatie gebeurt, zonder te wachten tot de monteur terug is.

In Klantly kan een werkbon ontstaan vanuit een afspraak of een geaccepteerde offerte. De afgesproken regels en klantgegevens gaan dan mee. Dat voorkomt dat je dezelfde informatie opnieuw invoert.

Welke gegevens zet je op een werkbon?

Wat je precies nodig hebt, verschilt per klus. Bij onderhoud wil je bijvoorbeeld controlepunten vastleggen. Bij montage zijn foto’s van de beginsituatie en oplevering vaak belangrijker. De basis van een goede werkbon is wel steeds hetzelfde:

• gegevens van de klant en het adres;
• de afspraak of omschrijving van de klus;
• gewerkte uren;
• gebruikte materialen en aantallen;
• een checklist met werkzaamheden of controles;
• foto’s van vóór en na de klus;
• opmerkingen voor kantoor of voor de klant;
• een handtekening van de klant bij afronding.

Een werkbon monteur moet vooral praktisch zijn. Je monteur heeft geen tijd voor lange teksten of kleine invulvelden als hij bij een klant voor de deur staat. Daarom werkt een digitale bon het prettigst als elke stap duidelijk is: werk starten, gegevens aanvullen, afronden.

Interne opmerkingen kun je apart vastleggen. Denk aan een beschadiging die al aanwezig was, een lastige aansluiting of een punt dat kantoor nog moet oppakken. Die notities zijn alleen zichtbaar binnen je bedrijf, niet voor de klant.

Hoe registreer je uren en materialen op locatie?

Bij uren registreren op locatie start de monteur de tijd zodra hij aan het werk gaat en stopt hij die bij afronding. Zo hoef je aan het einde van de week niet meer te gokken hoeveel tijd een klus kostte.

Materialen voeg je toe op het moment dat je ze gebruikt. Dat is belangrijk voor kleine onderdelen die op een papieren bon vaak worden vergeten. Denk aan een extra koppeling, kit, bevestigingsmateriaal of een vervangend onderdeel uit de bus.

Stel: een installateur gaat langs voor onderhoud aan een installatie. Tijdens de controle blijkt een onderdeel vervangen te moeten worden. De monteur start zijn tijd, vinkt de vaste controlepunten af en voegt het gebruikte onderdeel toe. Voordat hij wegrijdt, noteert hij kort wat hij heeft gedaan en laat hij de klant tekenen.

Op kantoor staat dan niet alleen de mededeling ‘onderhoud uitgevoerd’. Je ziet welke controles zijn gedaan, hoeveel uur is geschreven en welk materiaal is gebruikt. Dat maakt controleren en factureren een stuk eenvoudiger.

Waarom horen checklist, foto’s en handtekening erbij?

Een checklist zorgt dat vaste handelingen niet worden overgeslagen. Je kunt bijvoorbeeld een vaste lijst maken voor onderhoud, oplevering of een veiligheidscontrole. Verplichte punten moeten eerst worden afgevinkt voordat de bon wordt afgerond.

Met foto’s op werkbon leg je de situatie vast op het moment dat het ertoe doet. Maak een foto vóór je begint als er al schade of een bijzonderheid is. Voeg na afloop een foto toe van het uitgevoerde werk. De foto’s blijven bij de werkbon en de klant staan, zodat je ze later terugvindt.

Een werkbon met handtekening maakt het afronden duidelijker. De klant tekent op het scherm van de monteur en het moment van tekenen wordt vastgelegd. De klant kan de werkbon als PDF ontvangen.

Dat voorkomt niet elke discussie. Maar als later de vraag komt wat er is gedaan of of meerwerk is besproken, heb je de bon, foto’s en handtekening bij elkaar. Je werkt dan niet vanuit geheugen, maar vanuit wat op locatie is vastgelegd.

Wat gebeurt er na het afronden van de digitale werkbon?

Na afronding blijft de bon gekoppeld aan de klant en de klus. Kantoor kan hem controleren, eventuele opmerkingen verwerken en er met één handeling een concept-factuur van maken. Uren, materialen, aantallen, prijzen, kortingen en btw gaan mee naar de factuur.

Je hoeft dus niet eerst een papieren bon te ontcijferen en daarna alles opnieuw over te typen. Wel blijft controle belangrijk, zeker wanneer er meerwerk of een afwijkende prijs is.

Wil je minder nawerk na een klus, dan helpt het om de hele route goed in te richten: afspraak, werkbon en factuur. Op de pagina over facturen maken vanuit je werk zie je hoe facturen en betaalstatus in hetzelfde systeem kunnen blijven staan. Voor het vooraf plannen van bezoeken kun je ook afspraken inplannen en bevestigen, zodat de juiste werkbon bij de juiste klant klaarstaat.

Een digitale werkbon vervangt vakkennis niet. Je monteur moet nog steeds beoordelen wat er nodig is en de bon ook echt invullen. Maar als de gegevens direct op locatie worden vastgelegd, hoeft niemand ze later opnieuw bij elkaar te zoeken.

Wil je ervaren hoe Klantly kan helpen om werkbonnen, klantgegevens en facturen bij elkaar te houden? Gratis starten en ontdek vrijblijvend wat het voor jouw bedrijf kan betekenen.