Eine Umsatzsteuerübersicht erstellen: So bereitest du deine Steuererklärung schneller vor

Deine Umsatzsteuererklärung mit einzelnen PDF-Dateien, Excel-Dateien und einem Taschenrechner vorzubereiten, kostet unnötig viel Zeit. Eine gute Umsatzsteuerübersicht erstellst du nicht erst am Ende des Quartals, sondern schon in dem Moment, in dem du eine Rechnung ausstellst.

Erfasse deine Umsatzsteuer pro Rechnungszeile und bewahre alle Rechnungen an einem Ort auf. Am Ende des Zeitraums wählst du dann eine Übersicht aus, überprüfst die Ausnahmen und schickst sie ab. Eine Umsatzsteuerübersicht ist dabei die Grundlage für deine Erklärung, nicht die Erklärung selbst.

Was brauchst du, um eine Umsatzsteuerübersicht zu erstellen?

Für eine brauchbare Übersicht benötigst du alle versendeten Rechnungen aus dem entsprechenden Zeitraum. Pro Rechnung muss klar ersichtlich sein, welcher Mehrwertsteuersatz auf welcher Zeile steht. Das ist besonders wichtig, wenn du auf einer Rechnung Zeilen mit unterschiedlichen Sätzen hast.

Achte daher darauf, dass deine Buchhaltung diese Angaben pro Rechnungszeile erfasst:

• das Rechnungsdatum;
• den Betrag ohne Mehrwertsteuer;
• den gewählten Mehrwertsteuersatz;
• den Mehrwertsteuerbetrag;
• etwaige Korrekturen über eine Gutschrift.

Wähle den Mehrwertsteuersatz nicht nach Gefühl aus. Ob ein bestimmter Satz verwendet werden darf, ist eine steuerliche Beurteilung, die du oder dein Buchhalter vornehmen musst. Dein Buchhaltungssystem muss dann den von dir pro Zeile gewählten Satz korrekt berechnen.

Wenn du mit Rechnungen in „Klantly“ arbeitest, kannst du pro Zeile den Mehrwertsteuersatz auswählen. Die Summen werden nach Steuersätzen aufgeschlüsselt. Das erspart dir das manuelle Addieren und macht es viel einfacher, deine Rechnungen übersichtlich zu verwalten.

Wie wählst du den richtigen Zeitraum für deine Umsatzsteuerübersicht aus?

Beginne immer mit dem Zeitraum, für den du deine Steuererklärung abgibst, zum Beispiel ein Quartal. Filtere deine Rechnungen anschließend nach diesem Zeitraum. So vermeidest du, dass eine Rechnung aus der vorherigen oder nächsten Steuererklärung versehentlich mitgezählt wird.

Achte nicht nur auf Rechnungen, die du noch versenden musst oder die als Entwurf vorliegen. Ein Entwurf gehört noch nicht in eine endgültige Übersicht. Überprüfe also genau, welchen Status du berücksichtigst, und stelle sicher, dass du mit den Rechnungen arbeitest, die tatsächlich versendet wurden.

Eine feste Vorgehensweise hilft:

1. Wähle zuerst den Erklärungszeitraum aus.
2. Öffne die Übersicht über Umsatz und Mehrwertsteuer pro Steuersatz.
3. Überprüfe auffällige Beträge und Rechnungen mit mehreren Steuersätzen.
4. Schau dir anschließend die Gutschriften separat an.
5. Exportiere die Übersicht für deine eigene Buchhaltung oder deinen Buchhalter.

So musst du nicht jede Rechnung erneut prüfen. Du überprüfst nur, was auffällt oder abweicht.

Warum musst du Gutschriften separat prüfen?

Eine Gutschrift korrigiert eine bereits versendete Rechnung. Denk zum Beispiel an eine Lieferung, die teilweise nicht stattgefunden hat, falsch in Rechnung gestellte Materialien oder eine vereinbarte Korrektur. Du passt die alte Rechnung dann nicht einfach stillschweigend an, sondern erstellst eine Gutschrift, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Für deine Umsatzsteuerübersicht ist vor allem das Datum der Gutschrift wichtig. Eine Gutschrift wird in dem Zeitraum abgezogen, in dem du sie ausgestellt hast. Dadurch kann eine Korrektur einer alten Rechnung in ein späteres Quartal fallen.

Überprüfe daher vor dem Export immer, ob alle Gutschriften im ausgewählten Zeitraum sinnvoll sind. Ein unerwartet hoher oder niedriger Gesamtbetrag ist oft nicht auf einen Rechenfehler zurückzuführen, sondern auf eine Korrektur, die du nicht mehr im Blick hattest.

Beispiel: Ein Installateur mit Arbeits- und Materialkosten auf einer Rechnung

Angenommen: Du schließt im Juni einen Auftrag ab und versendest eine Rechnung mit separaten Positionen für Arbeitsleistung, Material und ein zusätzliches Teil. Für jede Position wählst du den Mehrwertsteuersatz, der gemäß deiner Situation gilt. Deine Buchhaltung addiert anschließend den Umsatz und die Mehrwertsteuer pro Steuersatz.

Im Juli stellt sich heraus, dass ein Teil nicht geliefert werden muss. Dafür erstellst du eine Gutschrift. Diese Gutschrift gehört nicht mehr zu deiner Umsatzsteuerübersicht von April bis einschließlich Juni, sondern zu der Übersicht des Zeitraums, in dem du die Gutschrift versendest.

Am Ende des Quartals musst du dann nicht alle Rechnungen noch einmal durchgehen. Du wählst den Zeitraum aus, siehst den Umsatz pro Mehrwertsteuersatz, überprüfst die Gutschrift vom Juli in der entsprechenden Übersicht und exportierst die Daten. Dein Buchhalter kann so sehen, wie sich die Umsatzseite zusammensetzt, ohne erst einen Stapel Dokumente durchgehen zu müssen.

Wie exportierst du eine Umsatzsteuerübersicht für deinen Buchhalter?

Ein Export ist praktisch, wenn dein Buchhalter die Steuererklärung erstellt oder wenn du selbst erst einmal eine Überprüfung vornehmen möchtest. Wähle den Zeitraum aus, überprüfe die Beträge und exportiere anschließend die Übersicht, um sie weiterzuleiten oder zu speichern.

In „Klantly“ enthält die Umsatzsteuerübersicht den Umsatz und die Umsatzsteuer pro Steuersatz, einschließlich Gutschriften. Du kannst die Übersicht pro Zeitraum exportieren. Damit hast du eine übersichtliche Aufstellung deiner Verkaufsrechnungen statt eines Ordners mit losen Dokumenten.

Das heißt aber nicht, dass dein Buchhalter nichts mehr zu tun hat. Deine Umsatzsteuererklärung umfasst mehr als nur Verkaufsrechnungen. Einkaufsrechnungen, andere Posten und die endgültige steuerliche Bewertung gehören ebenfalls dazu. Die Übersicht hilft dir also dabei, die Umsatzseite gut vorzubereiten.

Wenn du weniger Zeit mit Suchen verbringen möchtest, fang damit an, einen festen Ort für Rechnungen und Tarife einzurichten. Schau dir an, wie Rechnungen und Umsatzsteuerübersichten in Klantly dir helfen können, deine Buchhaltung zu strukturieren.

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