Lass deine Kunden selbst Termine auf deiner Website vereinbaren

Einen Termin zu vereinbaren dauert oft länger als das Gespräch selbst. Wenn du deinen Kunden ermöglichst, selbst Termine auf deiner Website zu buchen, müssen sie nicht auf deine Antwort warten und du musst nicht ständig zwei Kalender nebeneinander vergleichen.

Das funktioniert aber nur, wenn deine verfügbaren Zeiten stimmen und der Termin sofort korrekt erfasst wird. Mit einem Termin-Widget wählt der Kunde selbst einen Tag und eine Uhrzeit aus, während du festlegst, was gebucht werden kann und was nicht.

Wie lassen sich Kunden online einen Termin vereinbaren?

Du fügst ein Termin-Widget auf deiner Website ein. Das geht als Schaltfläche oder als Block auf einer Seite, in deiner eigenen Farbe. Der Besucher wählt dann eine Terminart, einen Tag und eine Uhrzeit aus den von dir freigegebenen Zeitfenstern aus. Anschließend gibt er seine Daten ein.

Die Buchung landet direkt in deinem Kalender. Ist der Kunde bereits bekannt, wird der Termin mit dem bestehenden Kontakt verknüpft. Handelt es sich um einen neuen Kunden, wird ein neuer Kontakt angelegt. So steht der Termin später nicht isoliert im Kalender, sondern bei den Kundendaten, früheren Nachrichten und eventuellen Angeboten.

Bei der Terminplanung über deine Website bestimmst du selbst, wie viel Platz du dafür zur Verfügung stellst. Du musst also nicht deinen gesamten Kalender offenlegen. Fang lieber klein an – mit den Zeitfenstern, in denen du normalerweise sowieso zurückrufst oder Vermessungstermine planst.

Welche Verfügbarkeit stellst du für Online-Termine ein?

Die Verfügbarkeit ist die Grundlage. Gib nur die Tage und Uhrzeiten frei, an denen du Kunden tatsächlich empfangen oder Besuche planen kannst. Du kannst auch festlegen, wie viele Termine gleichzeitig möglich sind.

Überleg dir im Voraus, wie deine normale Arbeitswoche aussieht. Bist du tagsüber hauptsächlich vor Ort? Dann kannst du zum Beispiel ein paar feste Zeitblöcke für Beratungsgespräche oder Aufmaßtermine freigeben. So vermeidest du, dass Online-Termine zwischen einem Montageauftrag und einer Fahrt ans andere Ende der Region landen.

Nutzt du den „Google“-Kalender bereits für private oder geschäftliche Termine? Dann verbinde ihn. Belegte Zeiten im „Google“-Kalender werden berücksichtigt, sodass das Termin-Widget diese Zeiten nicht anbietet. Neue und geänderte Termine aus „Klantly“ werden umgekehrt ebenfalls in den „Google“-Kalender übernommen. So behältst du den Überblick und vermeidest Doppelbuchungen.

Warum erleichtern Terminarten die Planung?

Nicht jeder Termin dauert gleich lang. Ein kurzes Beratungsgespräch stellt andere Anforderungen als eine Vermessung, ein Wartungsbesuch oder eine Übergabe. Erstelle daher feste Terminarten mit einem eigenen Namen, einer Standarddauer und einer Farbe.

Du legst außerdem pro Terminart fest, ob Kunden diese online buchen dürfen. Ein Kunde kann dann beispielsweise selbst ein Beratungsgespräch oder einen Aufmaßtermin auswählen, aber keinen Montage-Termin reservieren. Das sorgt für Übersichtlichkeit in der Online-Planung und verhindert Termine, die erst noch geprüft werden müssen.

Eine praktische Einteilung könnte so aussehen:

• Beratungsgespräch: für Kunden, die zunächst Fragen zu den Möglichkeiten haben.
• Aufmaß: für einen Besuch vor Ort, nachdem die ersten Wünsche klar sind.
• Wartung: für bestehende Kunden, die einen Wartungstermin vereinbaren möchten.
• Übergabe: Nur intern zu planen, wenn du die Planung dafür selbst überwachst.

Die Dauer und die Beschreibung des Terminstyps werden bei der Planung übernommen. In deinem Kalender siehst du dank der Farbe auch schneller, was für ein Tag vor dir liegt.

Wie vermeidest du, dass eine Online-Buchung ein isolierter Termin bleibt?

Ein Termin ist erst dann wirklich nützlich, wenn jeder weiß, um welchen Kunden und welches Projekt es geht. Deshalb sollte eine Online-Buchung mit einem Kontakt verknüpft sein. Von der Kundenkarte aus kannst du dann Notizen hinzufügen, ein Angebot erstellen oder einen Folgetermin planen.

Das hilft vor allem, wenn jemand anderes das Gespräch übernimmt. Der Kunde muss dann nicht noch einmal erklären, wofür er einen Termin vereinbart hat. Alles, was danach passiert, bleibt bei demselben Kontakt gespeichert. Die zentrale Verwaltung von Kundendaten verhindert, dass Termine, Nachrichten und Dokumente an verschiedenen Orten verstreut werden.

Du kannst auch eine Automatisierung so einrichten, dass sie auf einen neuen Termin reagiert. Denk zum Beispiel an eine Aufgabe für den Mitarbeiter, der das Gespräch führt, oder eine interne Benachrichtigung, damit niemand die Vorbereitung vergisst. Auch bei einem Termin, der nicht zustande kommt, kann ein Folgeprozess gestartet werden.

Welche Bestätigung erhält der Kunde nach der Terminvereinbarung?

Nach der Buchung erhält der Kunde automatisch eine Bestätigung per E-Mail. Später folgt eine Erinnerung. Das gibt dem Kunden Klarheit und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass du vor verschlossener Tür stehst.

Du kannst selbst entscheiden, welche Nachrichten du verwendest, und den Text an deinen eigenen Stil anpassen. Die Bestätigung und die Erinnerung sind auch im Kommunikationsprotokoll beim Kunden zu finden. So kannst du jederzeit nachsehen, was wann verschickt wurde.

Praxisbeispiel: Ein Aufmaßtermin ohne vier E-Mails

Angenommen: Du verkaufst Sonnenschutz und ein Besucher möchte wissen, welche Möglichkeiten es für sein Haus gibt. Normalerweise kommt eine Nachricht mit der Frage, wann du vorbeikommen kannst. Du schlägst einen Termin vor, der Kunde hat dann keine Zeit, und nach ein paar Nachrichten steht vielleicht ein Termin fest.

Mit einem Termin-Widget wählt dieser Besucher am Sonntagabend selbst die Terminart „Aufmaß“ aus. Er sieht nur die Zeiten, die du freigegeben hast, wählt einen Termin aus und erhält sofort eine Terminbestätigung. Am Montagmorgen siehst du den Termin in deinem Kalender und auf der Kundenkarte.

Ist in Google Agenda bereits ein privater Termin oder ein anderer Besuch eingetragen? Dann wird dieser Zeitpunkt nicht angeboten. Für den Kunden ist das schnell geregelt. Für dich bedeutet das keinen zusätzlichen E-Mail-Aufwand, sondern einen Termin, der sofort an der richtigen Stelle steht.

Wann funktioniert die Online-Terminvereinbarung am besten?

Ein Termin-Widget funktioniert besonders gut, wenn das erste Gespräch wichtig für den Verkauf ist oder wenn du oft bei Kunden zu Hause bist. Denk dabei an Aufmaß, Beratung zu einem maßgeschneiderten Produkt, Wartung oder einen ersten Besuch vor Ort.

Es ist keine vollständige Planung für komplexe Arbeitstage mit mehreren Technikern, Material und Abhängigkeiten zwischen den Aufträgen. Nutze die Online-Buchung daher für das erste Gespräch oder einen übersichtlichen Besuch. Den Rest der Planung entscheidest du weiterhin selbst.

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