Kunden zahlen zu spät: So vermeidest du, dass Rechnungen liegen bleiben

Kunden zahlen zu spät, während du Material, Löhne und andere Kosten bereits bezahlt hast. Die Rechnung ist verschickt, aber nach dem Fälligkeitsdatum bleibt es still. Du möchtest den Kunden gerne daran erinnern, aber das fühlt sich schnell wie ein unangenehmes Gespräch an.

Genau deshalb ist es wichtig, nicht zu warten. Eine freundliche Zahlungserinnerung ist kein Vorwurf, sondern ein ganz normaler Teil des Geschäftsalltags. Je früher du sie verschickst, desto größer ist die Chance, dass eine vergessene Rechnung schnell bezahlt wird.

Warum bleiben offene Rechnungen so oft liegen?

Ein Kunde, der nicht pünktlich bezahlt, tut das längst nicht immer absichtlich. Bei Privatpersonen ist eine Rechnung oft einfach aus dem Blickfeld geraten. Bei Geschäftskunden wartet die Rechnung vielleicht noch auf eine interne Genehmigung oder einen festen Zahlungstermin.

Wenn du dich nicht meldest, rutscht deine Rechnung leichter nach unten auf dem Stapel. Das ist verständlich, für dein Unternehmen aber ärgerlich. Du hast die Arbeit bereits erledigt und willst nicht wochenlang auf Geld warten, das dir einfach zusteht.

Das Warten mit der Erinnerung hat noch einen weiteren Nachteil: Je länger du wartest, desto unangenehmer wird es. Nach ein paar Tagen schickst du noch ohne Probleme eine kurze Nachricht. Nach zwei Monaten fühlt es sich sofort so an, als müsstest du ein schwieriges Gespräch führen.

Eine feste Vorgehensweise verhindert dieses Aufschieben. Stell sicher, dass du schon vor dem Versenden weißt, was du tust, wenn die Rechnung fällig wird:

• Gib immer ein klares Fälligkeitsdatum auf der Rechnung an;
• überprüfe, ob die richtige E-Mail-Adresse des Kunden verwendet wurde;
• schick kurz nach dem Fälligkeitsdatum eine freundliche Erinnerung;
• lege eine Aufgabe für dich selbst oder deine Buchhaltung an, falls eine zweite Mahnung nötig ist;
• behalte den Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind.

Das klingt einfach. Doch genau diese Art von wiederkehrenden Aufgaben geht oft unter, sobald du mit Kunden und Aufträgen beschäftigt bist.

Wie verschickst du eine Rechnungserinnerung ohne großen Aufwand?

Eine Rechnungserinnerung muss nicht streng oder juristisch klingen. Fang neutral an: Das Fälligkeitsdatum ist abgelaufen und du bittest den Kunden, zu prüfen, ob die Zahlung vielleicht versehentlich liegen geblieben ist. Füge die Rechnungsnummer, den ausstehenden Betrag und eine bequeme Zahlungsmöglichkeit hinzu.

Du musst nicht sofort anrufen oder drohen. Vor allem die erste Mahnung ist eher ein praktischer Hinweis. Viele Kunden zahlen doch noch, sobald sie die Nachricht sehen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Installateur schließt am Freitag einen Wartungsauftrag ab. Der Techniker hat Arbeitsstunden und Materialien auf den Arbeitsauftrag eingetragen und der Kunde hat unterschrieben. Im Büro wird der Auftrag geprüft und in eine Rechnung umgewandelt. Das Fälligkeitsdatum ist deutlich angegeben, aber zwei Wochen später ist noch keine Zahlung eingegangen.

Anstatt dass der Inhaber am Montag eine Liste durchforsten und Dutzende Nachrichten schreiben muss, wird eine freundliche Erinnerung verschickt. Der Kunde erhält dabei erneut die Möglichkeit, sofort zu bezahlen. Ist die Zahlung eingegangen, wird die Nachverfolgung eingestellt. Ist keine Zahlung eingegangen, kann zum Beispiel eine Aufgabe für die Buchhaltung bereitstehen.

Die Grundlage dafür ist eine Rechnung, die kurz nach dem Auftrag verschickt wird. Mit einem digitalen Arbeitsauftrag, den du in eine Rechnung umwandelst, musst du Arbeitsstunden und Materialien nicht erneut eintippen. So bleibt die Rechnung nicht erst tagelang im Büro liegen.

Was leistet eine automatische Zahlungserinnerung?

Eine automatische Zahlungserinnerung übernimmt nicht den gesamten Zahlungsprozess für dich. Sie sorgt vor allem dafür, dass die erste Nachverfolgung nicht von deinem Gedächtnis oder einem ruhigen Freitagnachmittag abhängt.

In „Klantly“ funktioniert das folgendermaßen: Du versendest eine Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum. Bleibt die Zahlung nach Ablauf dieses Datums aus, kann das System automatisch eine Mahnung in der Sprache des Kunden versenden. Du legst selbst fest, was danach passiert, zum Beispiel eine zweite Nachricht, eine interne Benachrichtigung oder eine Aufgabe für die Buchhaltung.

Sobald der Kunde bezahlt, stoppt die Mahnreihe automatisch. Du musst dir also nicht manuell merken, wen du bereits angeschrieben hast. Über die Übersicht der Rechnungen und Zahlungsstatus behältst du gleichzeitig den Überblick darüber, was noch offen ist.

Automatisierung bedeutet nicht, dass du unpersönlich wirst. Es bedeutet, dass du feste, einfache Folgemaßnahmen rechtzeitig durchführst. Bei einem Kunden mit einer komplizierten Situation oder einer hohen ausstehenden Rechnung kannst du danach immer noch selbst anrufen.

Warum machen ein Fälligkeitsdatum und ein Zahlungsbutton einen Unterschied?

Eine unklare Rechnung lässt Raum für Aufschub. Gib daher immer klar an, wann du die Zahlung erwartest. Das Fälligkeitsdatum der Rechnung ist nicht nur eine administrative Angabe; es gibt dem Kunden einen konkreten Zeitpunkt, zu dem er handeln muss.

Mach das Bezahlen danach so einfach wie möglich. Wenn sich jemand erst bei der Bank einloggen, eine Kontonummer abtippen und eine Rechnungsnummer als Verwendungszweck eingeben muss, ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass er denkt: Das mach ich später. Und „später“ wird schnell zur nächsten Woche.

Mit einem Zahlungsbutton in der Rechnung kann der Kunde direkt über Mollie bezahlen, zum Beispiel mit iDEAL oder per Karte. Der Zahlungsstatus wird anschließend in Klantly angezeigt. Das erspart dir das manuelle Abhaken und verhindert, dass du eine Mahnung für eine Rechnung verschickst, die bereits bezahlt ist.

Das ist besonders praktisch bei Anzahlungen und Ratenzahlungsrechnungen. Auch da möchtest du pro Rate sehen, was noch offen ist, und möchtest, dass Mahnungen den ausstehenden Betrag berücksichtigen, nicht nur den ursprünglichen Rechnungsbetrag.

Wo liegt die Grenze zwischen Erinnerung und Inkasso?

Eine Zahlungserinnerung ist kein Inkassoverfahren. Du weist den Kunden freundlich auf ein abgelaufenes Fälligkeitsdatum hin und gibst ihm die Möglichkeit, doch noch zu zahlen. Das ist etwas anderes als eine Mahnung, eine Zahlungsvereinbarung oder die Beauftragung eines Inkassobüros.

Bleibt eine Rechnung trotz Mahnungen offen, musst du entscheiden, was der nächste Schritt ist. Vielleicht rufst du den Kunden erst einmal an. Vielleicht stellt sich heraus, dass es eine Frage zur Rechnung gibt. Oder vielleicht sind weitere Maßnahmen außerhalb deines normalen Rechnungsstellungsprozesses erforderlich.

Der Vorteil einer festen Mahnroutine liegt nicht darin, härter vorzugehen. Vielmehr verhinderst du, dass ganz normale, vergessene Rechnungen unnötig lange liegen bleiben. So bleibt dir Zeit für die Ausnahmen, die tatsächlich persönliche Aufmerksamkeit erfordern.

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