Weniger Papierkram pro Auftrag: vom Arbeitsauftrag zur Rechnung

Der Auftrag ist erledigt, aber dein Arbeitstag noch nicht. Arbeitsstunden erfassen, Materialien zusammenrechnen, Fotos suchen und eine Rechnung erstellen: Gerade diese Nacharbeit kostet oft einen ganzen Abend oder einen Teil deines Freitags. Wer sich weniger Verwaltungsaufwand wünscht, möchte vor allem, dass diese Daten nur einmal eingegeben werden müssen.

Der praktische Ansatz ist einfach: Erfasse die Arbeiten direkt, während sie anfallen. Anschließend nutzt du denselben Arbeitsauftrag, um eine Rechnungsvorlage zu erstellen. Du behältst die Kontrolle, bevor die Rechnung verschickt wird, aber das Abtippen entfällt.

Warum bleibt nach einem Auftrag so viel Nacharbeit liegen?

Vor Ort entstehen alle Informationen, die du für die Rechnung brauchst. Der Techniker weiß, wie viel Zeit der Auftrag gekostet hat, welches Material verwendet wurde und was vor Ort angepasst wurde. Wenn diese Informationen erst später im Büro zusammengetragen werden, bist du auf einen Papierauftrag, einzelne Fotos und das Gedächtnis der Person angewiesen, die vor Ort war.

Das führt oft zu drei zusätzlichen Schritten: den Beleg entziffern, die Daten in eine Rechnung übertragen und prüfen, ob alles vollständig ist. Dabei sind nicht nur die großen Posten wichtig. Gerade eine zusätzliche Verbindung, eine Stunde Mehrarbeit oder Kleinmaterial werden leicht vergessen, wenn man sie erst Tage später eingibt.

Ein digitaler Arbeitsauftrag verlagert diese Arbeit auf den richtigen Zeitpunkt. Nicht als zusätzliche Verwaltung im Nachhinein, sondern als Teil des Abschlusses des Auftrags.

Welche Daten erfasst du auf einem digitalen Arbeitsschein?

Ein Arbeitsauftrag muss vor allem für jemanden nützlich sein, der vor Ort arbeitet. Deshalb geht es um kurze Handgriffe auf dem Handy: antippen, ein Foto machen oder die Zeit starten. In Klantly ist der Arbeitsauftrag in einer Spalte aufgebaut, wobei immer ein klarer nächster Schritt folgt.

Während oder direkt nach dem Auftrag erfasst du zum Beispiel:

• die geleisteten Arbeitsstunden;
• verwendete Materialien und Mengen;
• eine Checkliste mit durchgeführten Kontrollen;
• Fotos von der Situation vor und nach der Arbeit;
• Anmerkungen zu Besonderheiten oder Mehrarbeit;
• die Unterschrift des Kunden bei Fertigstellung.

So ist der Kontext direkt beim Auftrag dabei. Der Kunde kann den Auftragsschein als PDF erhalten, und im Büro siehst du sofort, was erledigt wurde. Auch bei einer nachträglichen Frage musst du nicht mehr im Handy, im Bus oder in einem Ordner auf dem Server suchen.

Der Arbeitsbeleg ist zudem mit dem Kunden verknüpft. Auf der Kundenkarte mit allen Kundendaten stehen daher nicht nur Kontaktdaten, sondern auch der Arbeitsbeleg, frühere Termine und Rechnungen. Wenn ein Kollege übernimmt, muss der Kunde nicht noch einmal erklären, was passiert ist.

Wie funktioniert die Umwandlung eines Arbeitsauftrags in eine Rechnung ohne Abtippen?

Nachdem du den Arbeitsauftrag abgeschlossen hast, verwandelst du ihn mit einem Klick in einen Rechnungsentwurf. Die Stunden, Materialien und sonstigen Einträge werden übernommen, einschließlich Stückzahlen, Preise, Rabatte und Mehrwertsteuer. Auch die Kundendaten sind bereits verknüpft.

Das bedeutet nicht, dass automatisch eine Rechnung verschickt wird. Ein Rechnungsentwurf ist vielmehr der Moment der Überprüfung. Du überprüfst, ob die Arbeiten und eventuelle Vereinbarungen über Mehrarbeit korrekt erfasst wurden. Erst danach versendest du die Rechnung.

Diese Vorgehensweise sorgt für einen engen Zusammenhang zwischen Ausführung und Verwaltung:

1. Der Monteur füllt den Arbeitsauftrag vor Ort aus.
2. Der Kunde unterschreibt zur Bestätigung, wenn der Auftrag abgeschlossen ist.
3. Im Büro erstellst du aus dem abgeschlossenen Auftrag eine Rechnungsvorlage.
4. Du überprüfst die Einträge und nimmst gegebenenfalls Anpassungen vor.
5. Du versendest die Rechnung mit einem Fälligkeitsdatum.

So wird die Abrechnung von Arbeitsstunden und Materialien am Ende der Woche nicht zu einem separaten Projekt. Was auf dem Arbeitsauftrag steht, bildet die Grundlage für die Rechnung. Der Arbeitsauftrag und die Rechnung bleiben miteinander verknüpft, sodass du später sehen kannst, woher eine Rechnungszeile stammt.

Wie sieht das bei einem Einsatz vor Ort aus?

Angenommen: Ein Installateur führt bei einem Kunden Wartungsarbeiten durch. Während des Termins startet der Techniker die Zeitmessung auf seinem Handy. Er hakt die Wartungspunkte ab, macht ein Foto von einem Teil, das ausgetauscht werden muss, und fügt das verwendete Material dem Arbeitsauftrag hinzu.

Der Kunde gibt auf dem Bildschirm sein Einverständnis. Der Techniker schließt den Arbeitsauftrag ab und fährt zum nächsten Termin weiter. Im Büro liegt derselbe Auftrag sofort bereit, komplett mit den Stunden, dem Material, den Fotos und der Unterschrift.

Die Buchhaltung erstellt daraufhin eine Rechnungsvorlage. Die Rechnungszeilen sind bereits übernommen. Es muss nur noch geprüft, gegebenenfalls ergänzt und versendet werden. Niemand muss mehr einen handschriftlichen Auftrag abtippen oder nachfragen, welches Material genau verwendet wurde.

Das ist auch der Unterschied zu einer reinen digitalen Notiz. Eine Notiz hilft dir, dich daran zu erinnern, was passiert ist. Ein Arbeitsschein, der direkt in die Rechnung übergeht, hilft dir tatsächlich dabei, die Buchhaltung abzuschließen.

Wann lohnt es sich am meisten, nach einem Auftrag eine Rechnung zu erstellen?

Diese Arbeitsweise ist besonders praktisch, wenn du oft vor Ort arbeitest und nach Stunden, Material oder Mehrarbeit abrechnest. Denk dabei an Installation, Wartung, Montage, Service, Garten- oder Dacharbeiten. Je mehr Belege sich auf einem Stapel ansammeln, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Rechnungsstellung verzögert.

Auch wenn du vorab ein Angebot erstellst, verhindert der durchgängige Ablauf Abweichungen zwischen Vereinbarung, Ausführung und Rechnung. Ein angenommenes Angebot kann bereits die Grundlage für einen Arbeitsauftrag bilden. Nach Abschluss der Arbeiten verwendest du den ausgefüllten Arbeitsauftrag für die Rechnung. Schau dir auch an, wie du Rechnungen erstellst und versendest, wenn du den gesamten Prozess optimieren möchtest.

Das System übernimmt nicht die fachliche Kontrolle für dich. Der Monteur muss den Arbeitsauftrag zwar ausfüllen und jemand muss den Rechnungsentwurf prüfen. Aber du vermeidest, dass dieselben Daten an drei Stellen erneut eingegeben werden müssen.

Weniger Verwaltungsaufwand pro Auftrag beginnt nicht damit, im Büro schneller zu tippen, sondern damit, Daten dort zu erfassen, wo sie entstehen. Möchtest du herausfinden, wie Klantly dabei in deine Arbeitsweise passt? Kostenlos starten.