Papier- oder digitaler Arbeitsauftrag: Was ändert sich vor Ort?

Ein Arbeitsauftrag auf Papier oder digital macht vor Ort einen größeren Unterschied, als du zunächst denkst. Papier scheint einfach zu sein, muss aber nach dem Auftrag noch zurückgebracht, gelesen und bearbeitet werden. Ein digitaler Auftrag erfasst die Informationen direkt in dem Moment, in dem die Arbeit erledigt wird.

Das heißt nicht, dass Papier nicht funktioniert. Ein Techniker kann Arbeitsstunden und Materialien prima in einem Notizblock im Servicewagen notieren. Der Unterschied liegt vor allem darin, was danach nötig ist, um aus diesen Notizen eine vollständige Rechnung und eine ordentliche Akte für den Kunden zu erstellen.

Was ändert sich bei der Erfassung von Arbeitsstunden und Materialien?

Bei einem Arbeitszettel auf Papier notiert der Monteur Arbeitsstunden, Materialien und Besonderheiten. Das geschieht oft erst am Ende des Auftrags, wenn schon der nächste Termin wartet. Eine vergessene Verbindung, eine zusätzliche Viertelstunde oder verwendetes Material sind dann schnell nicht mehr genau nachvollziehbar.

Bei einem digitalen Arbeitsauftrag gibt der Techniker dieselben Informationen direkt auf seinem Handy ein. Er kann die Zeit starten und stoppen, eine Checkliste abhaken und Materialien sofort hinzufügen. Die Erfassung erfolgt also während der Arbeit und nicht erst im Nachhinein aus dem Gedächtnis.

Der praktische Unterschied ist bei den Handgriffen gering, in der Verwaltung jedoch groß:

• Auf Papier schreibst du Daten auf, die später erneut eingegeben werden müssen.
• Auf einem Arbeitsauftrag per Handy werden Stunden und Materialien sofort dem richtigen Kunden und Auftrag zugeordnet.
• Auf Papier können Notizen unleserlich sein oder im Auto liegen bleiben.
• Digital sieht das Büro den ausgefüllten Auftrag, sobald der Techniker ihn abschließt.

Das ist besonders bei nachträglicher Abrechnung wichtig. Wenn Stunden und Materialien erst Tage später erfasst werden, fehlt schneller mal was auf der Rechnung. Nicht, weil jemand absichtlich etwas weglässt, sondern weil die kleinen Details am ehesten vergessen werden.

Wie gelangt ein Arbeitsauftrag vom Monteur ins Büro?

Bei Papierformularen gibt es immer einen Übergabevorgang zwischen Einsatzort und Büro. Der Arbeitsauftrag muss zurückkommen, jemand muss die Handschrift entziffern und die Daten müssen in eine Rechnung übertragen werden. Bis dahin weiß das Büro oft nicht genau, was erledigt wurde.

Bei einem digitalen Arbeitsauftrag gibt es diesen Transfer nicht mehr als separaten Schritt. Der Auftrag ist beim Kunden hinterlegt und steht Kollegen mit den entsprechenden Berechtigungen sofort zur Verfügung. Das hilft auch, wenn ein Kunde anruft, bevor der Techniker zurück ist: Man muss nicht erst ein Foto des Auftrags anfordern oder raten, was vereinbart wurde.

Angenommen: Ein Installateur tauscht bei einem Kunden ein Teil aus. Während des Einsatzes stellt sich heraus, dass zusätzliches Material benötigt wird. Auf einem Papierschein notiert der Monteur das zusätzlich. Der Schein bleibt dann bis Freitag im Briefkasten liegen. Im Büro wird er am Montag bearbeitet, aber die Beschreibung ist nicht ganz klar. Jemand muss anrufen, um zu fragen, um welches Teil es sich genau handelte.

Auf einem digitalen Arbeitsauftrag fügt der Monteur das Material sofort hinzu, macht gegebenenfalls ein Foto und schließt den Auftrag beim Kunden ab. Im Büro sieht man noch am selben Tag, welche Arbeitsstunden und Materialien erfasst wurden. Die Rechnung kann dann geprüft werden, solange der Auftrag noch frisch im Gedächtnis ist.

Wenn du dir erst mal klar machen willst, welche Angaben auf so einem Auftrag stehen sollten, schau dir auch an, was du auf einen digitalen Arbeitsauftrag schreibst.

Welchen Nachweis hast du bei der Übergabe?

Ein Papierschein mit Unterschrift ist besser als gar keine Dokumentation. Aber Fotos von vor und nach dem Auftrag liegen oft verstreut auf dem Handy. Bei einer nachträglichen Rückfrage musst du dann in der Kamerarolle, einem App-Chat oder einem Ordner im Büro suchen.

Beim digitalen Arbeiten kannst du Fotos direkt zum Arbeitsbeleg hinzufügen und als „vorher“ oder „nachher“ kennzeichnen. Der Kunde kann bei Fertigstellung auf dem Bildschirm unterschreiben. Die Unterschrift und der Zeitpunkt der Unterschrift werden festgehalten, und der Beleg kann als PDF an den Kunden gesendet werden.

Das macht einen digitalen Arbeitsauftrag zwar nicht zu einem Ersatz für gute Arbeit oder gute Absprachen. Aber bei einer Diskussion hast du die Fakten schneller zur Hand. Denk zum Beispiel an einen bereits vorhandenen Schaden, vereinbarte Mehrarbeiten oder die Frage, ob ein Auftrag schon abgenommen wurde.

Eine Checkliste hilft dabei ebenfalls. Bei wiederkehrenden Arbeiten, wie Wartung oder Installation, kann der Techniker feste Kontrollpunkte abhaken. So ist nicht nur ersichtlich, dass jemand vor Ort war, sondern auch, welche Arbeiten überprüft wurden.

Wie schnell kannst du einen Arbeitsauftrag in Rechnung stellen?

Hier wird der Unterschied zwischen einem Papier- und einem digitalen Arbeitsauftrag meist am deutlichsten. Ein Papierauftrag muss erst ausgearbeitet werden, bevor du ihn in Rechnung stellen kannst. Das verschiebt sich leicht auf das Ende der Woche oder sogar des Monats.

Einen abgeschlossenen digitalen Arbeitsauftrag kannst du in eine Rechnungsvorlage umwandeln. Arbeitsstunden, Materialien, Stückzahlen, Preise, Rabatte und Mehrwertsteuer werden automatisch übernommen. Du überprüfst die Rechnung, nimmst bei Bedarf Anpassungen vor und versendest sie anschließend.

Das erspart nicht nur das Abtippen. Es sorgt auch dafür, dass die Rechnung mit dem übereinstimmt, was der Monteur erfasst hat und was der Kunde auf dem Auftrag gesehen hat. Im Artikel über weniger Verwaltungsaufwand pro Auftrag siehst du, wie dieser Schritt vom Auftrag zur Rechnung funktioniert.

Der Umstieg erfordert allerdings eine neue Gewohnheit. Eine App ist genauso leer wie ein Papierauftrag, wenn der Monteur nichts einträgt. Triff daher klare Vereinbarungen darüber, wann Arbeitsstunden beendet, Materialien hinzugefügt und der Kunde unterschreibt.

Eine gute Grundlage ist:

1. Lass den Techniker den Arbeitsauftrag öffnen, bevor er anfängt.
2. Erfasse Arbeitsstunden und Materialien direkt vor Ort, nicht erst am Ende der Woche.
3. Füge Fotos hinzu, sobald sie relevant sind.
4. Lass den Kunden bei Fertigstellung unterschreiben.
5. Überprüfe den Rechnungsentwurf kurz vor dem Versand.

Ist ein digitaler Arbeitsauftrag immer besser als Papier?

Für einen einmaligen, einfachen Auftrag kann ein Papierauftrag ausreichen. Sobald aber mehrere Personen beteiligt sind, du regelmäßig Rechnungen stellst oder bei der Übergabe einen Nachweis brauchst, häufen sich die Nachteile von Papier. Dann ist es nicht das Ausfüllen selbst, das Zeit kostet, sondern alles, was danach kommt.

Mit den Arbeitsbelegen von Klantly arbeitet der Techniker direkt auf seinem Handy mit Arbeitszeiten, Materialien, Checkliste, Fotos und Unterschrift. Der abgeschlossene Beleg steht dem Kunden sofort zur Verfügung und kann direkt in eine Rechnung umgewandelt werden. Schau dir an, wie sich das in deine Rechnungsstellung und Buchhaltung einfügt, wenn du den gesamten Prozess nach der Abnahme optimieren möchtest.

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