Preisliste in Excel online erstellen: So erstellst du eine Preisberechnung

Deine Excel-Preisliste online zu stellen, ist mehr, als nur eine Datei auf deiner Website zu veröffentlichen. Kunden wollen nicht zwischen Registerkarten und Maßspalten suchen. Sie wollen ihre Maße und Optionen auswählen und sofort sehen, was das kostet.

Der praktische Weg ist ganz einfach: Finde in deiner Preisliste heraus, welche Auswahlmöglichkeiten den Preis bestimmen, wandle diese in klare Preisregeln oder Formeln um und überprüfe anschließend, ob jede mögliche Kombination einen Preis hat. So wird deine Excel-Datei zur Grundlage für eine Online-Preisberechnung, statt dass du bei jeder Anfrage neu rechnen musst.

Welche Auswahlmöglichkeiten bestimmen den Preis in deiner Excel-Preisliste?

Fang nicht damit an, alle Informationen aus deiner Datei zu übernehmen. Schau dir zuerst an, welche Daten den Betrag tatsächlich beeinflussen. Bei maßgefertigten Produkten sind das oft Maße, Material, Ausführung und Zusatzoptionen.

Eine Veranda ist ein gutes Beispiel. Der Grundpreis kann von Breite, Tiefe und Dachmaterial abhängen. Seitenwände, Sonnenschutz, Beleuchtung und Montage kommen als separate Posten hinzu. Eine Anmerkung für den Monteur oder einen internen Lieferantencode muss ein Besucher meist nicht sehen.

Halte die preisbestimmenden Auswahlmöglichkeiten zuerst schriftlich fest. Halte es übersichtlich:

• Maße: zum Beispiel Breite, Tiefe, Fläche oder Anzahl.
• Ausführung: Material, Farbe, Dachtyp oder Modell.
• Extras: Montage, Beleuchtung, Bedienung, Seitenwand oder Ausführung.
• Regeln und Ausnahmen: Kombinationen, die nicht möglich sind oder einen gesonderten Preis erfordern.

Beschränke dich auf die Auswahlmöglichkeiten, die für eine gute Preisangabe notwendig sind. Je mehr Fragen du hinzufügst, desto länger wird das Formular. Details, die erst bei der Vermessung wichtig sind, besprichst du besser im weiteren Kontakt.

Wann nutzt du eine Preismatrix und wann eine Formel?

Nicht jede Preisliste funktioniert gleich. Enthält deine Excel-Datei feste Beträge pro Maßbereich und Ausführung? Dann eignet sich eine Preismatrix gut. Darin erhält jede Kombination aus Auswahlmöglichkeiten und Maßbereichen eine eigene Preisregel.

Angenommen, eine Terrassenüberdachung aus Glas mit einer Breite von 300 bis 400 Zentimetern und einer Tiefe von 250 bis 300 Zentimetern hat einen anderen Preis als dieselbe Überdachung aus Polycarbonat. Dann erstellst du pro Größenbereich und Dachmaterial eine eigene Regel. Die Online-Preisberechnung sucht dann die Regel, die zu den Auswahlen des Besuchers passt.

Passen sich deine Preise ordentlich pro Quadratmeter, Laufmeter oder Stück an? Dann wähle eine Formel. Bei einem Boden kannst du zum Beispiel mit einem Grundbetrag plus einem Betrag pro Quadratmeter arbeiten. Sockelleisten kannst du anhand des Umfangs berechnen.

Du musst nicht für dein gesamtes Sortiment eine einzige Methode wählen. Innerhalb eines Formulars kannst du für das eine Produkt eine Matrix und für ein anderes Produkt eine Formel verwenden. Das ist praktisch, wenn dein Basisprodukt in Größenkategorien eingekauft wird, eine Zusatzoption aber pro Meter berechnet wird.

Wie importierst du Preise aus Excel, ohne alles neu einzutippen?

Wenn du bereits eine funktionierende Excel-Preisliste hast, musst du die Beträge nicht Zeile für Zeile neu eingeben. Du kannst Preise aus Excel importieren, indem du zunächst die vorhandenen Preiszeilen exportierst. Dieser Export liefert die richtige Struktur für die Datei, die du wieder einlesen wirst.

Erst danach passt du deine Daten in derselben Struktur an. Zum Beispiel, indem du deine eigene Preisliste in die Spalten einfügst oder Beträge nach einer Preisänderung eines Lieferanten ersetzt. Bevor du den Import bestätigst, siehst du, was sich ändert. Die vorherige Version bleibt erhalten, sodass du eine Änderung rückgängig machen kannst.

Achte bei der Vorbereitung deiner Datei besonders auf folgende Punkte:

• Verwende für Maße klare Bereiche, wie zum Beispiel 300 bis 400 Zentimeter, anstatt jede Größe einzeln anzugeben.
• Schreibe Auswahlmöglichkeiten überall auf die gleiche Weise. „Anthrazit“ und „anthrazit“ solltest du nicht als zwei verschiedene Werte behandeln.
• Prüfe, ob Optionen wie Montage und Beleuchtung eine eigene Preisregel haben oder bereits im Grundpreis enthalten sind.
• Übernimm nur aktuelle Verkaufspreise. Du kannst gegebenenfalls auch Einkaufspreise für deine interne Marge festlegen, diese sind für den Kunden jedoch nie sichtbar.

Bei einer größeren Lieferantenliste spart der Import viel Zeit. Noch wichtiger: Du verhinderst, dass die Preise in deiner Excel-Datei und deinem Online-Formular voneinander abweichen.

Wie funktioniert eine Online-Preisberechnung für eine Veranda?

Nehmen wir ein Unternehmen, das Aluminium-Veranden verkauft. In Excel gibt es Registerkarten mit Maßen, Profilfarben, Dachmaterialien, Seitenwänden und Montage. Bei jeder Anfrage sucht jemand die richtige Zeile heraus, addiert die Optionen und trägt das Ergebnis in ein Angebot ein.

Für ein Online-Formular teilst du das in logische Schritte auf. Der Besucher wählt zuerst Breite und Tiefe aus. Danach wählt er die Profilfarbe und das Dachmaterial. Im nächsten Schritt fügt er gegebenenfalls Seitenwände, Sonnenschutz und Beleuchtung hinzu. Der Preis ändert sich bei jeder Auswahl sofort.

Hinter den Kulissen kann der Grundpreis aus einer Matrix stammen: Größenbereich plus Dachmaterial. Extras wie Beleuchtung und Montage erhalten eigene Preisregeln. Wählt der Besucher eine Größe und Ausführung aus, wird der Preis genau nach diesen Regeln zusammengestellt.

So sieht der Kunde, wie sich ein getöntes Glasdach oder eine zusätzliche Beleuchtung auf den Preis auswirken. Du erhältst nach der Anfrage alle Maße und Auswahlen zusammen mit dem berechneten Preis. In „Klantly“ kann diese Anfrage direkt als Kontakt, Angebot und Karte in die Pipeline gelangen. Schau dir an, wie ein Konfigurator mit Live-Preisberechnung dabei funktioniert.

Wie überprüfst du fehlende Preise, bevor du live gehst?

Eine Preismatrix kann schneller anwachsen, als du denkst. Bei mehreren Maßen, Materialien und Optionen entstehen viele Kombinationen. Fehlt nur eine, kann ein Besucher genau an dieser Kombination hängen bleiben.

Lass daher alle Kombinationen, die den Preis bestimmen, im Voraus anzeigen. Gib die Beträge ein oder importiere sie aus Excel. Anschließend überprüfst du, welche Kombinationen noch keinen Preis haben, und füllst diese Lücken. Ist für einen bestimmten Fall eine Sonderregelung erforderlich, kannst du eine Ausweichregel festlegen.

Auch nach der Live-Schaltung bleibt die Überprüfung wichtig. Wenn du später eine neue Farbe oder Größe hinzufügst, kann dadurch eine Lücke in deinen Preisen entstehen. Klantly kann dich warnen, wenn ein Besucher eine Kombination wählt, für die noch kein Preis eingegeben wurde. Die Anfrage geht dann trotzdem ein, sodass du den Kunden nicht verlierst.

Eine Online-Preisberechnung ersetzt in besonderen Situationen keine Vor-Ort-Begehung. Eine schräge Wand, einen schwierigen Zufahrtsweg oder ein abweichendes Fundament siehst du in einem Formular nicht. Weisen Sie daher deutlich darauf hin, dass der Preis auf den getroffenen Auswahlen basiert, und besprechen Sie Ausnahmen im weiteren Verlauf.

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