Angebote nachverfolgen: So vermeidest du, dass sie in der Schublade verschwinden

Offene Angebote verschwinden selten, weil du sie für unwichtig hältst. Sie verschwinden, weil ein Kunde, der gerade anruft, ein Auftrag für morgen und ein voller Posteingang immer Vorrang haben. Das Nachverfolgen von Angeboten sollte daher kein Vorsatz für Montag sein, sondern ein fester Bestandteil deines Arbeitstages.

Ein Kunde, der nicht reagiert, sagt nicht automatisch „nein“. Vielleicht hat er das Angebot noch nicht gesehen, möchte sich beraten lassen oder deine Nachricht ist einfach untergegangen. Wenn du weißt, was noch offen ist und wann ein Angebot angesehen wurde, kannst du rechtzeitig und mit einem guten Grund Kontakt aufnehmen.

Warum bleiben offene Angebote liegen?

Die Nachverfolgung hat meist keine feste Frist. Eine Montage muss erledigt werden, eine Rechnung muss rausgehen und eine neue Anfrage willst du schnell beantworten. Ein Angebot, das letzte Woche verschickt wurde, fühlt sich weniger dringend an, auch wenn daraus ein toller Auftrag entstehen könnte.

Hinzu kommt, dass Angebote oft verstreut liegen. Ein Teil befindet sich in deinen gesendeten E-Mails, ein Teil in einer Excel-Liste und einen Teil merkst du dir noch selbst. Das funktioniert, bis es hektisch wird, jemand im Urlaub ist oder mehrere Kollegen mit Kunden sprechen.

Die Folgen merkst du oft erst spät:

• Du rufst einen Kunden erst nach Wochen an, obwohl dieser seine Entscheidung schon längst getroffen hat.
• Du weißt nicht mehr genau, was im Angebot stand oder was zuvor besprochen wurde.
• Ein Kollege denkt, dass du anrufst, während du denkst, dass der Kollege den Anruf übernimmt.
• Du verbringst Zeit damit, auf gut Glück nachzurufen, während andere Angebote gerade sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Das ist kein Mangel an Engagement. Es ist ein Prozess, der deinem Gedächtnis zu viel abverlangt. Wer mehrere Angebote gleichzeitig im Lauf hat, braucht einen Überblick, der zeigt, welche Chancen Aufmerksamkeit erfordern.

Wie behältst du den Überblick über jedes Angebot?

Fang mit einem zentralen Ort für deine offenen Angebote an. Nicht nur eine Liste mit Beträgen, sondern eine Übersicht, in der du auch die Phase jedes Projekts siehst. Denn ein Angebot ist nicht immer die ganze Geschichte. Vielleicht ist schon ein Aufmaßtermin geplant, der Kunde wartet noch auf eine Genehmigung oder du musst selbst noch etwas überprüfen.

In „Klantly“ wird ein Angebot zu einer Karte auf deinem Pipeline-Board. Du siehst, welche Projekte neu sind, welche Angebote verschickt oder angesehen wurden und welche Karten schon zu lange in derselben Phase stehen. So musst du nicht mehr in deinem Posteingang nach offenen Angelegenheiten suchen.

Auch das Angebot selbst hat einen klaren Status: Entwurf, versendet, angesehen, angenommen oder abgelaufen. Dieser Angebotsstatus garantiert zwar nicht, dass ein Kunde kauft, verhindert aber, dass du raten musst, wo du gerade stehst. Wenn du Angebote erstellst und online zur Annahme freigibst, kannst du Angebote neben dem PDF auch als Webseite versenden. Der Kunde kann das Angebot dann ganz einfach auf dem Handy oder Laptop öffnen.

Legen Sie außerdem bei jedem Angebot fest, wer den nächsten Schritt unternimmt. Das kann eine Aufgabe für Sie selbst oder für einen Kollegen sein, die mit dem Kunden und dem Angebot verknüpft ist. Auf der Kundenkarte mit der gesamten Kommunikation und den Dokumenten ist dann sofort ersichtlich, was bereits geschehen ist und was noch zu tun ist.

Warum ist der Zeitpunkt, zu dem ein Angebot angesehen wurde, so wichtig?

Ein Nachfassanruf nach einem Angebot funktioniert besser, wenn du einen Anlass dafür hast. Wenn du direkt nach dem Versand anrufst, hat der Kunde oft noch gar nicht reingeschaut. Rufst du erst viel später an, wirkt das Gespräch schnell wie ein letzter Ausweg.

Der Status „Angebot angesehen“ bietet dir einen besseren Zeitpunkt. Dieser Status wird gesetzt, sobald der Kunde den persönlichen Angebotslink zum ersten Mal öffnet. Du weißt dadurch zwar nicht, ob er jede Zeile gelesen hat, aber du weißt, dass das Angebot auf seinem Bildschirm zu sehen war.

Das macht dein Gespräch konkreter. Du musst nicht fragen, ob das Angebot vielleicht angekommen ist. Du kannst zum Beispiel sagen: „Ich habe gesehen, dass du das Angebot angesehen hast. Hast du noch Fragen zur Umsetzung oder zu den Optionen?“ Das ist hilfreich, ohne unnötigen Druck auszuüben.

Wurde das Angebot nach ein paar Tagen noch nicht angesehen? Schreib den Kunden dann nicht sofort ab. Ein Link kann im Spam-Ordner landen oder der Kunde hat die Nachricht übersehen. Gerade dann ist ein kurzer Anruf sinnvoll: Du überprüfst, ob alles gut angekommen ist, und gibst dem Kunden die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Wie verhindert eine Angebotserinnerung, dass du zu spät bist?

Eine einzige Erinnerung reicht nicht aus, wenn danach niemand zum Telefon greift. Die beste Nachverfolgung kombiniert daher eine freundliche Nachricht an den Kunden mit einer klaren Aufgabe für den Mitarbeiter, der den Vorgang kennt.

Angenommen: Du verschickst am Donnerstag ein Angebot für eine Terrassenüberdachung. Der Kunde öffnet es noch am selben Abend, gibt aber weder seine Zustimmung noch stellt er eine Frage. Ohne feste Vorgehensweise merkst du das vielleicht erst in der folgenden Woche, zwischen neuen Anfragen und laufenden Aufträgen.

Mit einer Automatisierung kannst du im Voraus festlegen, was passiert. Zum Beispiel: Nach einer von dir gewählten Anzahl von Tagen ohne Zusage erhält der Kunde eine freundliche Angebotserinnerung. Gleichzeitig erhält der Verkäufer die Aufgabe, anzurufen. Der Verkäufer sieht sofort das Angebot, die gewählte Ausführung und die bisherige Kommunikation. Er muss also nicht erst herausfinden, worum es bei dem Vorgang ging.

Eine praktische Nachverfolgungsroutine könnte so aussehen:

1. Versende das Angebot mit einem persönlichen Link und überprüfe, ob alle Vereinbarungen klar sind.
2. Schau dir den Status an: „Noch nicht angesehen“ erfordert eine andere Maßnahme als „Angesehen“.
3. Schick nach einer angemessenen Zeit eine freundliche Erinnerung, wenn noch keine Antwort vorliegt.
4. Erstelle eine Aufgabe für den persönlichen Kontakt bei Angeboten, bei denen ein Gespräch wirklich den Ausschlag geben kann.
5. Aktualisiere die Phase nach jedem Kontakt, auch wenn ein Kunde noch abwarten möchte oder vom Auftrag Abstand nimmt.

Klantly Du kannst Automatisierungen starten, wenn ein Angebot versendet, angesehen oder nach einer festgelegten Anzahl von Tagen noch nicht angenommen wurde. Du legst selbst die Bedingungen, die Verzögerung und die Aktion fest. Das kann eine E-Mail sein, aber auch einfach nur eine Aufgabe. Bei einem großen oder sensiblen Angebot ist persönlicher Kontakt oft der bessere erste Schritt.

Was sagst du, wenn du wegen eines Angebots nachrufst?

Nachfassen ist kein Trick, um einen Kunden unter Druck zu setzen. Das Ziel ist es, Klarheit zu schaffen und eventuelle Hemmschwellen abzubauen. Halte das Gespräch daher kurz und gehe darauf ein, wo der Kunde gerade in seinem Prozess steht.

Frag zum Beispiel, ob alles klar ist, ob noch Fragen zu den gewählten Optionen bestehen oder wann er voraussichtlich eine Entscheidung treffen wird. Hatte der Kunde noch keine Zeit, sich das Angebot anzusehen? Schick den Link noch einmal und vereinbare einen passenden Zeitpunkt für einen Rückruf.

Wenn du ein „Nein“ bekommst, schließe die Chance mit dem dir bekannten Grund als verloren ab. Das fühlt sich vielleicht wie „Aufräumen“ an, macht deinen Überblick aber zuverlässiger. So bleibt dir Zeit für die Angebote, die noch Aufmerksamkeit benötigen.

Beim Nachverfolgen von Angeboten geht es nicht darum, Kunden häufiger hinterherzulaufen. Es geht darum, im richtigen Moment zu wissen, welcher Kunde eine Nachricht, einen Anruf oder eben noch etwas Zeit braucht. Möchtest du herausfinden, wie Klantly dir dabei helfen kann? Kostenlos starten