Abschlagsrechnung erstellen: Anzahlung und Restbetrag abrechnen

Bei einem großen Auftrag entstehen oft Material- und Arbeitskosten, bevor du selbst bezahlt wirst. Wenn du eine Abschlagsrechnung erstellst, teilst du den Betrag auf sinnvolle Zeitpunkte auf: bei Auftragserteilung, zum Start und nach der Abnahme. So weiß dein Kunde vorher, woran er ist, und du musst nicht alles vorfinanzieren.

Eine Abschlagsrechnung ist kein kompliziertes Dokument. Jede Rate wird als eigene Rechnung mit eigener Rechnungsnummer und Zahlungsfrist erstellt. Wichtig ist vor allem eine klare Vereinbarung über den Gesamtbetrag, die Rechnungszeitpunkte und den Betrag jeder einzelnen Rate.

Wann erstellst du eine Rechnung in Raten?

Rechnungen in Raten passen zu Aufträgen, die länger dauern, einen hohen Materialanteil haben oder aus klaren Phasen bestehen. Denk an eine Terrassenüberdachung, eine Installation, eine Renovierung oder einen Montageauftrag. Du stellst den Gesamtbetrag dann nicht erst nach Abschluss in Rechnung, sondern verknüpfst die Zahlungen mit dem Fortschritt des Auftrags.

Eine häufig genutzte Aufteilung ist:

• eine Anzahlung, sobald der Kunde den Auftrag bestätigt;
• eine Abschlagsrechnung zum Start der Arbeiten oder bei der Materialbestellung;
• eine Schlussrechnung nach der Abnahme.

Welche Aufteilung du wählst, entscheidest du selbst. Halte sie aber vorher klar in deinem Angebot fest. Dann ist eine Anzahlung keine Überraschung und du vermeidest Diskussionen, wenn die erste Rechnung im Postfach landet. Möchtest du zuerst sicherstellen, dass der Auftrag eindeutig festgehalten ist? In einem professionellen Angebot kannst du Arbeiten und Preispositionen klar aufschlüsseln.

Wie kannst du eine Abschlagsrechnung erstellen?

Starte mit dem Gesamtbetrag des angenommenen Angebots. Teile diesen Betrag anschließend auf die Zeitpunkte auf, zu denen du abrechnest. Gib jeder Rate eine eindeutige Beschreibung, damit der Kunde versteht, wofür die Rechnung ist.

Geh dabei Schritt für Schritt vor:

1. Lege den Gesamtbetrag des Auftrags fest. Nutze den Betrag, den du mit dem Kunden vereinbart hast, einschließlich der richtigen Mehrwertsteuer je Position.
2. Wähle die Rechnungszeitpunkte. Zum Beispiel bei Auftragserteilung, zu Beginn der Arbeiten und nach der Abnahme.
3. Teile den Betrag auf die Raten auf. Achte darauf, dass alle Raten zusammen den vereinbarten Gesamtbetrag ergeben.
4. Erstelle für jede Rate eine eigene Rechnung. Jede Rechnung erhält eine eigene Nummer, Beschreibung und Zahlungsfrist.
5. Prüfe die letzte Rate. Die Schlussrechnung muss genau den Restbetrag enthalten, auch wenn frühere Raten angepasst wurden.

Du kannst einen Auftrag also auf mehrere Rechnungen mit jeweils eigenem Datum und eigener Beschreibung aufteilen. Das macht deine Verwaltung übersichtlicher als eine große Rechnung, auf die später einzelne Zahlungen eingehen.

Nutze Beschreibungen, die ein Kunde sofort versteht. Schreib zum Beispiel „Anzahlung nach Auftragserteilung“, „Rate zum Start der Montage“ und „Schlussrechnung nach Abnahme“. Vermeide vage Beschreibungen wie „Teil 1“, wenn nicht klar ist, worauf sich diese Rate bezieht.

Wie sehen Anzahlung, Startrate und Schlussrechnung aus?

Angenommen, du montierst für einen Kunden eine Terrassenüberdachung. Der vereinbarte Preis beträgt 12.000 € netto. Ihr vereinbart, dass der Kunde in drei Teilen zahlt: 30 % bei Auftragserteilung, 50 % zum Start der Montage und 20 % nach der Abnahme.

Dann erstellst du diese drei Rechnungen:

• Anzahlung: 3.600 € netto, mit der Beschreibung „Anzahlung Terrassenüberdachung nach Auftragserteilung“.
• Startrate: 6.000 € netto, mit der Beschreibung „Abschlagsrechnung zum Start der Montage der Terrassenüberdachung“.
• Schlussrechnung: 2.400 € netto, mit der Beschreibung „Schlussrechnung nach Abnahme der Terrassenüberdachung“.

Der Kunde erhält also nicht dreimal dieselbe Rechnung, sondern drei eigenständige Rechnungen, die zusammen den gesamten Auftrag bilden. Jede Rate hat ihre eigene Zahlungsfrist. Das gibt dir einen sinnvollen Zeitpunkt, um zu prüfen, ob die Zahlung eingegangen ist, bevor du mit der nächsten Phase weitermachst.

Kommt der Auftrag aus einem angenommenen Angebot? Dann kannst du die Positionen und Kundendaten in einen Rechnungsentwurf übernehmen. Du musst sie nicht erneut abtippen. Sieh dir an, wie du ein Angebot in eine Rechnung oder einen Arbeitsauftrag umwandelst, damit das, was du verkauft hast, in Ausführung und Abrechnung auch gleich bleibt.

Wie hältst du eine Teilzahlung auf einer Rechnung fest?

Eine Rechnung in Raten ist etwas anderes als eine Teilzahlung auf eine Rechnung. Bei Abschlagsrechnungen erstellst du im Voraus mehrere Rechnungen. Bei einer Teilzahlung bezahlt der Kunde nur einen Teil einer bereits bestehenden Rechnung.

Beispiel: Du schickst eine Abschlagsrechnung über 6.000 € und der Kunde zahlt zunächst 2.000 €. Halte diese Zahlung bei dieser Rechnung fest. Der offene Betrag liegt dann bei 4.000 €. Die Rechnung ist erst vollständig bezahlt, wenn auch der Rest eingegangen ist.

Dieser Unterschied ist wichtig für deinen Überblick. Wenn du nur notierst, dass ein Kunde „etwas bezahlt hat“, weißt du später nicht, welcher Betrag noch offen ist. Verknüpfst du die Zahlung mit der richtigen Rechnung, siehst du direkt, was noch eingehen muss.

Erstelle auch nicht einfach eine neue Rechnung für den Restbetrag, wenn die ursprüngliche Rechnung noch offen ist. Sonst besteht das Risiko, dass du dieselbe Arbeit zweimal abrechnest oder dass es für den Kunden unklar wird. Halte die Teilzahlung bei der bestehenden Rechnung fest und orientiere dich am offenen Saldo.

Warum müssen Erinnerungen den offenen Betrag berücksichtigen?

Eine Zahlungserinnerung muss sich danach richten, was der Kunde tatsächlich noch zahlen muss. Bei einer Teilzahlung ist das also nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag, sondern der Restbetrag.

Das verhindert unnötig scharfe oder verwirrende Erinnerungen. Hat dein Kunde bereits einen Teil bezahlt, solltest du nicht schreiben, als wäre noch gar keine Zahlung eingegangen. Eine gute Erinnerung nennt den offenen Betrag und bietet dem Kunden eine einfache Möglichkeit, den Rest zu bezahlen.

In Klantly kannst du Abschlagsrechnungen als einzelne Rechnungen erstellen und Teilzahlungen bei einer Rechnung erfassen. Erinnerungen beziehen sich dabei auf den offenen Betrag, nicht auf den vollständigen Rechnungsbetrag. Mit Rechnungen und Zahlungserinnerungen behältst du deshalb für jede Rate den Status und die noch zu zahlenden Beträge im Blick.

Prüfe aber immer, ob eine Zahlung korrekt verarbeitet wurde, bevor du eine Erinnerung verschickst. Eine Zahlung, die noch nicht mit der richtigen Rechnung verknüpft ist, kann sonst fälschlicherweise als offen erscheinen. Für einen praktischen Ansatz zur Nachverfolgung kannst du auch automatische Zahlungserinnerungen einrichten.

Eine klare Ratenaufteilung verhindert nicht, dass jemand zu spät zahlt. Sie macht aber deutlich, was wann erwartet wird. Und wenn du Rechnungen, Zahlungen und offene Beträge gut nachhältst, musst du nicht mehr raten, welchem Restbetrag du noch hinterhertelefonieren musst.

Möchtest du unverbindlich entdecken, wie Klantly dich bei Angeboten, Abschlagsrechnungen und dem Überblick über Zahlungen unterstützen kann? Gratis starten