Hast du das Angebot nicht erhalten? So vermeidest du, dass ein Angebot verloren geht

Du schickst ein Angebot und wartest auf eine Antwort. Nach einer Woche rufst du endlich nach, woraufhin der Kunde sagt: „Angebot nicht erhalten.“ In der Zwischenzeit dachtest du, der Kunde hätte Bedenken, während dein Angebot vielleicht gar nicht richtig angekommen ist.

Das ist ein Fehler, den viele Unternehmer machen: Sie verschicken nur einen PDF-Anhang und gehen dann davon aus, dass alles geregelt ist. Eine persönliche Angebotsseite mit einem Link macht dein Angebot besser zugänglich und gibt dir Einblick darin, was danach passiert.

Warum kommt eine Angebots-E-Mail nicht beim Kunden an?

Ein PDF per E-Mail zu verschicken, scheint logisch. Aber gerade E-Mails mit Anhängen können im Spamfilter landen. Und selbst wenn die E-Mail ankommt, lässt sich ein PDF auf dem Handy nicht immer bequem öffnen oder lesen.

Dazu kommt noch etwas Unangenehmes: Ohne Einblick weißt du nicht, was schiefläuft. Keine Antwort kann bedeuten, dass der Kunde kein Interesse hat. Es kann aber genauso gut bedeuten, dass das Angebot im Spam-Ordner gelandet ist, zwischen anderen E-Mails verschwunden ist oder noch nicht geöffnet wurde.

Dann rufst du einfach auf gut Glück an. Das führt zu einem unangenehmen Gespräch: Du fragst, ob der Kunde schon reingeschaut hat, während er vielleicht gar nicht wusste, dass du etwas geschickt hast.

Ein Angebot als Link zu verschicken, ändert daran nicht alles. E-Mail bleibt E-Mail, und auch ein Link kann im Spamfilter landen. Der große Unterschied ist, dass du nicht im Unklaren bleibst, wenn der Kunde es sich nicht ansieht.

Warum ist es praktischer, ein Angebot als Link zu verschicken, statt nur ein PDF?

Bei einer Angebotsseite für den Kunden schickst du einen persönlichen Link zu einer Online-Seite. Dort ist das Angebot übersichtlich aufbereitet. Der Kunde kann es auf dem Handy oder Laptop öffnen und das PDF herunterladen, wenn er es speichern möchte.

Das ist einfacher, als nach einem Anhang zu suchen und diesen in einer separaten App zu öffnen. Außerdem muss der Kunde nicht zurück zu seinem E-Mail-Postfach, wenn er später noch eine Frage hat: Die Angebotsseite bleibt der feste Ausgangspunkt.

Mit Angeboten von Klantly versendest du das Angebot sowohl als Webseite als auch als PDF. Der Kunde hat also die Wahl. Du musst nicht raten, welches Format für ihn am besten funktioniert.

Eine Angebotsseite ist vor allem deshalb praktisch, weil der nächste Schritt direkt integriert ist. Der Kunde kann das Angebot online annehmen oder eine Nachricht mit einer Frage hinterlassen. Das verkürzt die Zeitspanne zwischen Erhalt, Durchsicht und Antwort.

Wie kannst du sehen, ob ein Angebot angesehen wurde?

Ein Angebot hat nicht nur einen Versandzeitpunkt, sondern auch einen Status. Nachdem du es verschickt hast, steht es auf „gesendet“. Sobald der Kunde den persönlichen Angebotslink zum ersten Mal öffnet, ändert sich der Status zu „angesehen“.

Dieser Moment liefert wertvolle Informationen. Nicht, weil du dann sicher sein kannst, dass jemand jede Zeile gelesen hat. „Angesehen“ bedeutet lediglich, dass die Angebotsseite geöffnet wurde. Aber du weißt, dass dein Angebot erreichbar war und Aufmerksamkeit erregt hat.

Das hilft dir, zwischen zwei Situationen zu unterscheiden:

• Das Angebot wurde nicht angesehen. Dann könnte etwas mit der Zustellung schiefgelaufen sein oder der Kunde hat die E-Mail noch nicht gesehen. Ein kurzer Anruf oder eine Nachricht ist dann sinnvoll.
• Das Angebot wurde angesehen. Dann kannst du inhaltlich Kontakt aufnehmen. Frag zum Beispiel, ob alles klar ist oder ob der Kunde noch über eine Option beraten möchte.

Möchtest du es dem Kunden noch einfacher machen, zuzustimmen? Dann lies nach, wie die Online-Annahme von Angeboten funktioniert. So muss ein Kunde nichts ausdrucken, unterschreiben und per E-Mail zurücksenden.

Was machst du, wenn ein Angebot nicht geöffnet wurde?

Warte nicht zu lange, aber gehe auch nicht sofort von Unwillen aus. Ein nicht geöffnetes Angebot ist zunächst ein Signal, dass du überprüfen solltest, ob der Kunde es finden konnte.

Geh es praktisch an:

1. Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse stimmt und ob das Angebot tatsächlich als gesendet markiert ist.
2. Melde dich kurz. Zum Beispiel: „Ich wollte nur mal nachfragen, ob mein Angebot gut angekommen ist.“
3. Verweise auf den persönlichen Link, damit der Kunde nicht nach einem Anhang suchen muss.
4. Ist die E-Mail nicht sichtbar? Schick den Angebotslink noch einmal oder vereinbare, über welchen Kanal der Kunde ihn am liebsten erhalten möchte.

Ein Beispiel aus der Praxis. Angenommen: Du hast als Sonnenschutzunternehmen ein Angebot für eine Gelenkarmmarkise verschickt. Drei Tage später steht das Angebot noch auf „gesendet“, nicht auf „angesehen“. Anstatt sofort zu fragen, warum der Kunde nicht reagiert, rufst du kurz an: „Ich habe am Montag ein Angebot für die Markise verschickt. Ist das angekommen?“

Der Kunde sagt, er habe nichts gesehen. Du überprüfst die E-Mail-Adresse, schickst den persönlichen Link noch einmal und der Kunde öffnet das Angebot noch am selben Tag auf seinem Handy. Im Gespräch geht es danach nicht mehr um eine verlegte E-Mail, sondern um die Stoffauswahl und die Montage.

Genau das ist der Unterschied: Du sorgst zuerst dafür, dass der Kontakt funktioniert. Erst danach macht eine inhaltliche Nachverfolgung Sinn.

Wie vermeidest du Diskussionen darüber, was du verschickt hast?

Auch nachdem ein Angebot geöffnet wurde, möchtest du nachverfolgen können, was verschickt wurde. Vor allem, wenn ein Kunde später sagt, er habe nichts erhalten, eine andere Version gesehen oder einen Anhang vermisse.

In „Klantly“ wird die gesendete Kommunikation beim Kunden erfasst. Du siehst, welche E-Mails und Anhänge verschickt wurden, wann und ob die Nachricht zugestellt wurde. „Zugestellt“ bedeutet nicht automatisch „gelesen“, aber es verhindert, dass du dich auf dein Gedächtnis oder den Ordner „Gesendete Objekte“ verlassen musst.

Diese Übersicht ist auch praktisch, wenn ein Kollege die Kommunikation übernimmt. Er sieht das Angebot, den Status und die früheren Nachrichten auf einen Blick. Mehr dazu erfährst du auf der Seite über Kunden und Kommunikation in deinem CRM.

Erreichbarkeit zuerst, Nachverfolgung danach

Ein gutes Angebot verdient mehr als nur eine Chance, gesehen zu werden. Verschicke daher nicht nur ein PDF, sondern biete eine übersichtliche Angebotsseite mit einem persönlichen Link an. Wenn du siehst, dass der Kunde noch nicht reingeschaut hat, kannst du rechtzeitig nachprüfen, ob dein Angebot überhaupt angekommen ist.

Das verhindert unangenehme Gespräche, unnötiges Warten und Angebote, die still und leise im Posteingang verschwinden. Der Inhalt deines Angebots bleibt natürlich das Wichtigste, aber dieser Inhalt muss erst einmal beim Kunden ankommen.

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