Was ist eine Pipeline und wann brauchst du sie?

Du hast ein paar offene Angebote, einen Termin zur Aufmaßnahme für nächste Woche und noch drei Anfragen, bei denen du zurückrufen musst. Aber was genau steht noch aus und wer kümmert sich um was? Was ist eine Pipeline? Es ist eine visuelle Übersicht, in der du alle laufenden Verkaufschancen verfolgst – von der ersten Anfrage bis zum gewonnenen oder verlorenen Auftrag.

Für einen Selbstständigen mit nur wenigen Projekten reichen vielleicht noch eine Notiz oder das Gedächtnis aus. Sobald du mehr Anfragen und Angebote hast, als du dir merken kannst, wird das unzuverlässig. Dann hilft eine Pipeline dabei, zu erkennen, was deine Aufmerksamkeit erfordert, ohne ständig deinen Posteingang oder einzelne Listen durchsuchen zu müssen.

Was ist ein Pipeline-Board?

Ein Pipeline-Board ist eine Tafel mit Spalten. Jede Spalte steht für eine Phase in deinem Verkaufsprozess. Jede laufende Verkaufschance bekommt eine eigene Karte, die du in die nächste Spalte verschiebst, sobald der Prozess weitergeht.

Du kannst es mit einer Planwand vergleichen, nur eben für Anfragen und den Vertrieb. Statt Zetteln siehst du Karten mit den dazugehörigen Daten. So behältst du nicht nur den Überblick über deine Angebote, sondern siehst auch, in welcher Phase sich jede Angelegenheit gerade befindet.

Eine einfache Pipeline für KMU könnte zum Beispiel folgende Phasen umfassen:

• Neue Anfrage
• Kontakt hergestellt
• Termin vereinbart
• Angebot versendet
• Auf Antwort warten
• Gewonnen
• Verloren

Nicht jedes Unternehmen arbeitet gleich. Ein Gärtner hat nach dem Angebot vielleicht noch eine Phase zur Arbeitsvorbereitung. Ein Installateur möchte möglicherweise zwischen einer Serviceanfrage und einem neuen Auftrag unterscheiden. Das Wichtigste ist, dass die Spalten zu den Schritten passen, die du tatsächlich durchläufst.

Wann brauchst du eine Pipeline für Angebote und Anfragen?

Du brauchst eine Pipeline, sobald dir laufende Angebote und Anfragen nicht mehr von selbst im Kopf bleiben. Dieser Moment kommt oft früher, als du denkst. Selbst bei zehn offenen Opportunities gleichzeitig kannst du schon vergessen, wen du letzte Woche anrufen wolltest oder welcher Kunde zuerst einen Termin zur Vermessung braucht.

Eine Pipeline ist vor allem dann nützlich, wenn du merkst, dass du:

• regelmäßig nach dem aktuellen Stand eines Angebots suchen musst;
• nicht sofort weiß, welche Kunden noch auf eine Antwort warten;
• Anfragen, Termine und Angebote in verschiedenen Programmen oder Listen verwaltest;
• mit Kollegen zusammenarbeitest und nicht jeder denselben Überblick hat;
• Angebote nachverfolgst, wenn du gerade daran denkst, statt zu einem festen Zeitpunkt.

Eine Tabellenkalkulation kann das teilweise lösen, erfordert aber Disziplin. Du musst jede Änderung selbst eingeben, und die Informationen stehen oft in keinem Zusammenhang mit dem Kunden, dem Angebot und dem Termin. In einem System, in dem alles miteinander verknüpft ist, wird eine Pipeline-Karte viel praktischer: Du öffnest die Karte und siehst sofort, um welchen Prozess es geht.

Warum ist eine Pipeline-Karte mehr als nur ein Angebot?

Ein Angebot ist ein Dokument mit Bedingungen und einem Betrag. Bei einer Pipeline-Karte geht es um den gesamten Prozess drum herum. Ein Kunde kann nämlich schon Interesse haben, bevor es ein Angebot gibt. Umgekehrt können auch mehrere einzelne Prozesse bei demselben Kunden laufen.

In „Klantly“ entsteht eine Karte, sobald du ein Angebot erstellst, einen Termin planst oder selbst einen Lead auf die Karte setzt. So kannst du eine Verkaufschance vom ersten Kontakt an verfolgen. An die Karte können Angebote, Termine, Rechnungen und Arbeitsaufträge angehängt werden.

Diese Unterscheidung verhindert Verwirrung. Angenommen: Ein bestehender Kunde fragt nach einem Preis für einen neuen Sonnenschutz und ruft später auch wegen der Wartung einer früheren Anlage an. Das sind zwei verschiedene Vorgänge. Die Anfrage für die Markise kann unter „Angebot versendet“ abgelegt werden, während die Wartung über einen Termin und einen Arbeitsauftrag abgewickelt wird. Wenn du alles auf eine Karte packst, verlierst du gerade den Überblick.

Eine gute Karte zeigt also nicht nur, was du angeboten hast, sondern auch, was der nächste Schritt ist. Zum Beispiel: Rückruf nach Durchsicht des Angebots, einen Termin zur Vermessung vereinbaren oder auf eine Entscheidung des Kunden warten.

Wer Angebote verschickt, kann dabei auch von einer Übersicht profitieren, in der du siehst, wann ein Angebot geöffnet wurde. Das bietet einen besseren Anknüpfungspunkt für die Nachverfolgung als ein Anruf auf gut Glück. Mehr dazu liest du unter „Angebote nachverfolgen ohne separate Listen“.

Wie nutzt du Phasen, ohne deinen Prozess zu verkomplizieren?

Fang nicht mit zehn Spalten an, nur weil du denkst, dass alles genau festgehalten werden muss. Eine Pipeline funktioniert nur, wenn du sie auch pflegst. Wähle daher zunächst die Phasen aus, die bestimmen, was du heute tun musst.

Für ein Unternehmen, das Veranden baut, könnte der Prozess zum Beispiel so aussehen: Ein Besucher fragt über die Website nach einem Preis. Die Karte landet unter „neue Anfrage“. Nach einem Telefonat verschiebst du sie nach „Beratungsgespräch geplant“. Nach dem Besuch erstellst du das Angebot und verschiebst die Karte zu „Angebot verschickt“. Öffnet der Kunde das Angebot, weißt du, dass eine Nachverfolgung sinnvoll sein kann. Bei Zustimmung wandert die Karte zu „gewonnen“; entscheidet sich der Kunde nicht für dich, verschiebst du sie zu „verloren“.

Der Vorteil liegt nicht im Verschieben der Karten. Der Vorteil ist, dass du am Montagmorgen sofort siehst, welche Karten noch unter „Angebot versendet“ hängen bleiben. Das sind die Vorgänge, die du nicht vergessen willst.

In „Klantly“ richtest du die Phasen selbst ein. Du legst den Namen, die Farbe und die Reihenfolge fest. Du kannst auch pro Phase eine Erfolgswahrscheinlichkeit festlegen und wählen, ob Karten zum Pipeline-Wert zählen. So passt du das Board an deine eigene Arbeitsweise an, statt umgekehrt.

Eine Pipeline funktioniert am besten in Verbindung mit einer zentralen Kundenhistorie. Wenn du auf eine Karte klickst, willst du nicht erst nach früheren Nachrichten, Terminen oder Dokumenten suchen müssen. Durch die zentrale Verwaltung der Kundendaten hältst du diese Informationen an einem Ort zusammen.

Was sagt der Pipeline-Wert aus – und was nicht?

Über einer Spalte kann stehen, wie viele Karten und wie viel Geld darin enthalten sind. Diese Summe nennt man den Pipeline-Wert. Ist ein Angebot an eine Karte angehängt, kann dessen Wert automatisch übernommen werden. Gibt es noch kein Angebot, kannst du selbst einen erwarteten Wert eingeben.

Der Pipeline-Wert hilft dir, den Umfang deiner offenen Aufgaben zu verstehen. Wenn du in der Phase „Angebot versendet“ einen hohen Wert siehst, weißt du, dass Nachverfolgung wichtig ist. Wenn viele Einträge lange in einer frühen Phase stehen bleiben, solltest du vielleicht schneller anrufen oder klarer vereinbaren, wer neue Anfragen übernimmt.

Eine Erfolgswahrscheinlichkeit kann den Wert realistischer machen. Ein Vorgang in der Phase „neue Anfrage“ ist weniger sicher als ein Kunde, der bereits zugestimmt hat. Dennoch ist dies keine Umsatzprognose, auf die du dich blind verlassen kannst. Ein Kunde kann vom Auftrag zurücktreten, ein Projekt kann sich verschieben und eine Schätzung bleibt eine Schätzung.

Nutze den Pipeline-Wert daher als Größenordnung, nicht als Gewissheit. Er hilft bei Gesprächen über Kapazität, Einkauf oder Planung. Aber erst bei einem gewonnenen Auftrag weißt du wirklich, was reinkommt.

Wie hältst du eine Pipeline-Tafel brauchbar?

Ein Board, das nicht aktualisiert wird, vermittelt falsche Sicherheit. Mach daher eine einfache Vereinbarung: Verschiebe eine Karte, sobald sich etwas Wesentliches ändert. Das kostet wenig Zeit und verhindert, dass du Wochen später rekonstruieren musst, was da eigentlich los war.

Automatisierungen können dabei helfen. Du kannst zum Beispiel eine Aufgabe erstellen lassen, wenn ein Angebot nach einer bestimmten Anzahl von Tagen noch nicht angenommen wurde. Oder eine Erinnerung versenden lassen, während du bei größeren Anfragen lieber persönlich nachhakst. Die Pipeline bleibt dann dein Überblick, aber du musst dir nicht alles merken.

Eine Pipeline ist kein kompliziertes Verkaufssystem. Sie ist eine praktische Möglichkeit, Verkaufschancen im Blick zu behalten, offene Angebote zu sehen und den richtigen Kunden rechtzeitig anzurufen. Möchtest du erleben, wie das zu deiner Arbeitsweise passt? Kostenlos starten.