Automatiser le suivi des devis : 3 étapes à mettre en place

Envoyer un devis ne suffit pas à en assurer le suivi. C’est justement après l’envoi qu’il peut facilement passer au second plan, entre les chantiers, les appels et les nouvelles demandes. En automatisant le suivi des devis, tu t’assures qu’une action se déclenche au bon moment, sans devoir vérifier toi-même tous les devis en attente.

Le principe est simple : tu choisis l’événement qui lance l’automatisation, tu définis des conditions, puis tu décides de l’action à effectuer. Ainsi, tu n’envoies pas des messages au hasard : tu gardes la maîtrise de ce qui se passe pour chaque devis.

Comment créer une automatisation pour le suivi des devis ?

Une bonne automatisation comporte quatre éléments. C’est seulement lorsqu’ils sont bien réglés ensemble que le client reçoit un message adapté et que ton équipe sait quoi faire.

• Déclencheur : l’événement qui démarre l’automatisation. Par exemple : un devis n’a toujours pas été accepté après le nombre de jours que tu as choisi.
• Condition : un filtre supplémentaire. Tu peux par exemple ne réagir que si le devis a encore le statut envoyé ou consulté, ou si le client n’a pas encore répondu.
• Délai : le moment où une action est effectuée. Cela peut être immédiat, ou après quelques heures ou quelques jours.
• Action : ce qui se passe concrètement. Par exemple, l’envoi d’un e-mail ou d’un message WhatsApp, la création d’une tâche pour un collègue, une notification interne ou le déplacement d’une carte dans le pipeline.

Dans Klantly, tu enregistres ces règles sous forme d’automatisations. Chaque exécution est ajoutée à un journal. Tu peux donc vérifier ensuite ce qui s’est passé et pour quel client.

Ne commence pas avec dix règles à la fois. Choisis une situation fréquente : un devis qui n’a pas encore été accepté. C’est souvent exactement ce qui reste de côté pendant les semaines chargées.

Quelles sont les 3 étapes de suivi que tu peux configurer aujourd’hui ?

Cette série convient bien aux entreprises qui établissent des devis pour du sur mesure, du montage ou de l’installation. Tu choisis toi-même les délais et les textes. L’essentiel est l’ordre : d’abord aider, ensuite signaler, puis assurer un suivi personnel.

1. Envoie un rappel de devis cordial

Choisis comme déclencheur : le devis n’a pas été accepté après un nombre de jours défini. Ajoute comme condition que le devis n’est pas encore accepté. Fais ensuite envoyer un court message demandant au client s’il a bien reçu le devis et s’il a des questions.

Garde un ton calme. Un rappel n’est pas une mise en demeure. Le client n’a peut-être pas encore regardé, souhaite en discuter ou a tout simplement perdu ton e-mail. Un lien vers le devis en ligne permet de le consulter facilement sur téléphone ou ordinateur.

2. Crée ensuite une tâche après le devis

Si le client ne répond pas au premier rappel, fais créer une tâche pour le commercial après un délai supplémentaire. Donne à cette tâche un titre clair, par exemple : « Appeler le client au sujet du devis en attente ». Associe la tâche au devis et au client pour que le commercial puisse immédiatement consulter l’historique.

C’est la différence entre envoyer un message et assurer un vrai suivi. Un e-mail automatique peut rappeler quelque chose à quelqu’un. Un collaborateur peut écouter les hésitations, expliquer les options et comprendre ce qu’il faut pour avancer.

3. Donne la priorité aux devis consultés

Crée une automatisation distincte pour les devis que le client a ouverts. Le statut passe à consulté dès que le client ouvre le lien du devis pour la première fois. C’est un moment logique pour donner au commercial une tâche ou une notification.

Tu n’as pas besoin d’appeler immédiatement pour chaque devis consulté. Mais un devis ouvert mérite souvent une attention plus rapide qu’un devis qui se trouve peut-être encore dans les courriers indésirables. Via consulter et suivre les devis, tu gardes les statuts à jour : brouillon, envoyé, consulté, accepté ou expiré.

Quand un message automatique suffit-il et quand appeler toi-même ?

Tous les devis ne demandent pas le même suivi. Pour une demande simple ou un montant plus limité, un rappel soigné peut suffire. Pour une demande importante, complexe ou prioritaire, un message standard est souvent trop impersonnel.

Utilise donc des conditions. Les automatisations peuvent notamment tenir compte du montant du devis, de la phase du pipeline, de la source du lead, du statut du devis et du fait que le client ait déjà répondu ou non. Tu peux par exemple prévoir que les devis habituels reçoivent d’abord un rappel, tandis qu’une demande plus importante déclenche immédiatement une tâche de suivi personnel.

Un suivi personnel est particulièrement adapté lorsque :

• le client a consulté le devis mais hésite encore ;
• le devis comprend de nombreux choix, du sur mesure ou des circonstances particulières ;
• le devis représente un montant plus élevé et tu ne veux pas le laisser sans suite ;
• le client a déjà posé une question ou demandé des explications ;
• un collègue connaît déjà le dossier et peut appeler de manière ciblée.

L’automatisation ne remplace pas cette conversation. Elle t’évite surtout de découvrir seulement plusieurs semaines plus tard qu’un devis est toujours en attente.

À quoi cela ressemble-t-il pour un devis de véranda ?

Imaginons qu’un client demande un devis pour une véranda avec un toit en verre, des parois latérales et un éclairage. Tu envoies le devis le lundi. Le client l’ouvre le mercredi, mais ne l’accepte pas encore.

Tu peux alors définir que le commercial reçoive une tâche dès que le devis est consulté. Il n’appelle pas pour demander : « Avez-vous bien reçu le devis ? » Il peut demander plus précisément si le client hésite encore sur le toit, la couleur ou le montage.

Si le client ne répond pas, un rappel de devis cordial est envoyé après le nombre de jours choisi. S’il n’y a toujours pas de réponse, une deuxième tâche apparaît. Le devis reste également visible sous forme de carte dans ton pipeline. Dans l’article sur le suivi des devis sans listes séparées, tu découvriras comment utiliser cette vue d’ensemble en complément de tes automatisations.

Comment éviter que ton automatisation paraisse impersonnelle ?

Rédige ton rappel comme si tu l’envoyais toi-même. Court, clair et sans pression. Donne au client un moyen simple de poser une question ou de donner son accord, sans faire comme si toutes les situations étaient identiques.

Vérifie aussi tes conditions avant d’activer une automatisation. Un client qui vient juste d’appeler n’a pas besoin de recevoir un rappel général le même jour. Et pour une demande importante, tu préféreras peut-être ne pas relancer automatiquement, mais l’attribuer directement à un commercial attitré.

Avec les automatisations dans Klantly, tu construis ce suivi autour des événements déjà présents dans ton système. La routine continue ainsi toute seule, tandis que toi et ton équipe gardez du temps pour les échanges qui font avancer une commande.

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