Automatiseringen

Automatiseringen#

Met automatiseringen laat je Klantly automatisch actie ondernemen wanneer er iets gebeurt, zoals een nieuwe lead, een gewijzigde offertestatus, of een gemiste afspraak. Je stelt een trigger in, optionele voorwaarden, en één of meerdere acties.

Een automatisering aanmaken#

1. Ga naar Automatiseringen in het menu onder Verkoop
2. Klik op Nieuwe automatisering (of start vanuit een kant-en-klare template)
3. Vul een naam en optioneel een omschrijving in
4. Kies een trigger (zie hieronder)
5. Voeg optioneel voorwaarden toe (maximaal 20)
6. Voeg één of meerdere acties toe (maximaal 20), eventueel met een vertraging in minuten
7. Klik Opslaan

Beschikbare triggers#

• Nieuwe lead aangemaakt
• Lead geconverteerd
• Offertestatus gewijzigd
• Pipeline-fase gewijzigd
• Offerte niet geaccepteerd (na X dagen)
• Afspraak ingepland
• Afspraak niet nagekomen (no-show)
• Afspraak geannuleerd
• Factuur te laat
• Formulier ingevuld
• Chatbericht ontvangen

Afhankelijk van je abonnement zijn ook triggers voor ontvangen e-mail, ontvangen WhatsApp-bericht en AI-agent escalatie beschikbaar.

Beschikbare acties#

Standaard beschikbaar: eigenaar toewijzen, pipeline-fase verplaatsen, notitie toevoegen, workflow stoppen, notificatie versturen, boekingslink versturen.

Afhankelijk van je abonnement ook beschikbaar: e-mail versturen, WhatsApp-bericht versturen, WhatsApp-template versturen, AI-agent laten overnemen, AI-follow-up versturen, termijnfactuur aanmaken, factuur versturen.

Niet elke actie is beschikbaar bij elke trigger — het systeem toont alleen de acties die logisch zijn voor de gekozen trigger.

Voorwaarden toevoegen#

Beperk wanneer een automatisering afgaat met voorwaarden op basis van: pipeline-fase, offertebedrag, bron, wel/geen afspraak, klant heeft gereageerd, binnen werkuren, taal, formuliernaam of offertestatus. Kies per voorwaarde een vergelijking (is gelijk aan, is niet gelijk aan, groter dan, kleiner dan, bevat, is leeg, is niet leeg, is waar, is niet waar).

Starten met een kant-en-klare template#

1. Klik op Templates bij het aanmaken van een automatisering
2. Kies een categorie: leadopvolging, offertes of afspraken
3. Selecteer een template om te importeren

Geïmporteerde templates staan standaard uitgeschakeld — je moet ze zelf activeren.

Een automatisering aan- of uitzetten#

1. Ga naar de lijst met automatiseringen
2. Klik op het aan/uit-icoon bij de gewenste automatisering

Een automatisering die een functie gebruikt buiten je huidige abonnement kan niet worden geactiveerd.

Waarschuwing bij mogelijke dubbele notificaties#

Het systeem waarschuwt je als je bijvoorbeeld een e-mail instelt bij een gewijzigde offertestatus — dit kan dubbel gaan met de standaard systeemnotificaties die Klantly al automatisch verstuurt.

Veelgestelde vragen#

Kan één automatisering meerdere acties tegelijk uitvoeren?
Ja, je kunt tot 20 acties toevoegen aan één automatisering, elk met een eigen optionele vertraging.

Waarom zie ik de actie "AI-agent laten overnemen" niet bij mijn trigger?
Deze actie is alleen beschikbaar bij triggers die een lopend gesprek betreffen (zoals ontvangen WhatsApp of chatbericht), niet bij bijvoorbeeld een gewijzigde pipeline-fase.