Automatisation des nouveaux prospects : 3 actions à mettre en place

Une nouvelle demande qui arrive sous la forme d’un simple e-mail se perd facilement parmi les autres. Avec une automatisation des nouveaux prospects, vous envoyez immédiatement une confirmation, attribuez le travail et repérez les demandes qui ne peuvent pas attendre.

Cela ne veut pas dire que vous devez bombarder chaque client de messages. Choisissez des règles qui ont chacune une tâche claire. Le client reste ainsi informé et votre équipe sait quoi faire.

Quelle automatisation mettre en place en premier pour les nouveaux prospects ?

Commencez au moment où un nouveau prospect est créé. Cela peut être une demande envoyée via votre configurateur, mais aussi un contact créé à partir d’une conversation. À partir de ce déclencheur, vous pouvez lancer des actions, immédiatement ou après un délai de votre choix.

N’installez pas dix règles d’un coup. Trois actions couvrent généralement l’essentiel :

• une confirmation envoyée au client ;
• une tâche pour le collaborateur chargé du suivi ;
• une alerte interne pour les demandes qui demandent une attention particulière.

Cette base évite qu’une demande reste sans réponse parce que chacun pense qu’un autre s’en occupe. Dans l’explication sur les automatisations, vous verrez comment les déclencheurs, les conditions, les actions et les délais fonctionnent ensemble.

Comment envoyer immédiatement une confirmation de demande sans paraître impersonnel ?

La première action est une courte confirmation. Le client n’a pas encore besoin d’un long message. Il veut surtout savoir que sa demande est bien arrivée et ce qu’il peut attendre.

Gardez un texte simple et concret. Vous pouvez par exemple citer son nom, le remercier pour sa demande et lui indiquer que vous examinez les informations. Si un prix ou une configuration a été envoyé, vous pouvez préciser que vous l’avez bien reçu. Ne promettez pas un délai de réponse que vous ne pourrez pas tenir les jours chargés.

Une bonne confirmation de demande remplit trois fonctions : elle rassure, clarifie les attentes et vous laisse le temps de répondre correctement. Surtout pour les demandes qui arrivent le soir ou le week-end, elle évite que le client pense que son message disparaît dans le vide.

Ne transformez pas cette confirmation en discours commercial. Un message suffit. N’ajoutez un second rappel automatique que s’il y a une raison claire, par exemple lorsqu’une personne doit encore choisir elle-même un rendez-vous.

Comment créer automatiquement une tâche pour le bon collègue ?

Une confirmation est appréciable pour le client, mais elle ne règle encore rien en interne. La deuxième action est donc la suivante : créez une tâche pour chaque nouveau prospect. Associez cette tâche au contact afin que le collaborateur voie immédiatement la demande, les notes et les échanges précédents.

Donnez à la tâche un titre clair, par exemple : Appeler le nouveau prospect. Attribuez-la au commercial, au collaborateur administratif ou au dirigeant qui traite les nouvelles demandes. Ajoutez une échéance adaptée à votre façon de travailler.

Si vous travaillez à plusieurs, définissez à l’avance qui reçoit quel type de prospect. Sinon, vous n’automatisez que la confusion. Une tâche est surtout utile lorsqu’une seule personne est responsable de l’étape suivante et que les collègues peuvent voir que cette étape a déjà été prise en charge.

Une fiche client vous y aide. Elle ne contient pas seulement la tâche, mais aussi tout ce qui se passe avec ce client : rendez-vous, devis, messages et notes. Découvrez comment l’organiser avec clients et prospects dans un seul CRM.

Quand faut-il accorder une attention supplémentaire à un nouveau prospect avec une alerte interne ?

Toutes les demandes ne demandent pas le même traitement. Une petite demande standard peut suivre le circuit normal. Une demande importante, un prospect issu d’une campagne clé ou une demande sans rendez-vous nécessite parfois une attention immédiate.

Pour cela, créez une troisième règle avec des conditions. Le déclencheur reste le même : nouveau prospect. La règle n’envoie une alerte interne que si la demande répond aux conditions que vous avez définies. Pensez à un montant de devis supérieur à un seuil, à une source précise ou à un formulaire de configurateur particulier.

Exemple concret : une entreprise de vérandas reçoit beaucoup de demandes au printemps. Chaque demande reçoit automatiquement une confirmation et une tâche pour l’équipe administrative. Si une demande arrive avec un montant supérieur au seuil fixé par l’entreprise, le dirigeant reçoit aussi une alerte sur son téléphone. Il peut alors consulter rapidement la demande et décider d’appeler lui-même.

Vous donnez ainsi la priorité aux demandes importantes, sans devoir évaluer manuellement chaque prospect. Attention toutefois : une alerte est un signal, pas un remplacement d’une tâche claire. Veillez à ce que ce prospect soit lui aussi attribué à une personne qui assurera réellement le suivi.

Comment éviter de trop automatiser le suivi des prospects ?

L’automatisation fonctionne le mieux lorsqu’elle élimine les tâches répétitives et peu intéressantes. Le premier échange, l’évaluation d’une situation particulière et la création d’une proposition adaptée restent des tâches humaines.

Vérifiez donc vos trois règles après quelques semaines. Regardez si les confirmations partent au bon moment, si les tâches ne restent pas ouvertes et si les alertes internes ne se déclenchent que pour les demandes vraiment importantes. Ajustez ensuite les conditions ou les délais si nécessaire.

Quelques règles simples permettent de garder votre automatisation utile :

• n’envoyez pas plusieurs messages pour un même événement sans raison claire ;
• rendez les tâches précises et attribuez-les toujours à une seule personne responsable ;
• utilisez des conditions pour les demandes importantes ou inhabituelles, afin que chaque prospect ne soit pas traité comme une urgence ;
• indiquez dans la tâche quelle est l’étape suivante : appeler, vérifier le devis ou proposer un rendez-vous ;
• consultez régulièrement les tâches ouvertes et les prospects sur votre tableau de pipeline.

Ce dernier point évite surtout qu’une automatisation bien conçue finisse malgré tout dans une longue liste que personne ne regarde. Pour mieux maîtriser vos dossiers en cours, découvrez aussi comment utiliser un tableau de pipeline pour les devis et les opportunités.

Avec ces trois actions, une nouvelle demande ne reste plus en attente jusqu’à ce que quelqu’un ait du temps par hasard. Vous voulez découvrir tranquillement comment Klantly peut vous aider dans votre entreprise ? Commencer gratuitement