Créer un avoir : comment corriger proprement une facture envoyée

Vous découvrez une erreur après l’envoi de votre facture. Peut-être que le nombre d’heures est incorrect, qu’un matériel a été oublié ou qu’un élément doit finalement être annulé. Créer un avoir est alors la bonne façon de corriger votre facture sans rendre votre comptabilité confuse.

Ne modifiez pas discrètement une facture envoyée et ne la supprimez pas non plus. Votre client a déjà reçu un document avec un numéro de facture. En conservant la facture d’origine et en ajoutant un avoir, vous permettez à votre client, à votre comptable et à vous-même de voir clairement ce qui s’est passé.

Quand faut-il établir un avoir sur une facture ?

Vous établissez un avoir dès lors qu’une facture envoyée n’est plus correcte sur le fond. Il peut s’agir d’une correction complète ou de la correction d’une seule ligne. La facture d’origine reste en place ; l’avoir s’y réfère et recrédite tout ou partie du montant.

Voici les situations les plus fréquentes :

• Vous avez facturé un nombre d’heures, des matériaux ou un prix incorrect.
• Un client bénéficie d’une remise convenue qui ne figurait pas encore sur la facture.
• Un élément n’a pas été livré ou une intervention a été partiellement annulée.
• Vous avez envoyé la facture au mauvais client et devez corriger l’intégralité de la facture.
• Un taux de TVA ou une ligne de facture doit être corrigé.

Tant qu’une facture est encore à l’état de brouillon, vous pouvez simplement la modifier. Une fois envoyée, l’avoir est la bonne solution. Vous évitez ainsi que votre comptabilité indique autre chose que le document reçu par le client.

Comment créer un avoir dans Klantly ?

Dans Klantly, vous créez un avoir à partir de la facture envoyée que vous souhaitez corriger. Vous n’avez pas besoin de saisir à nouveau les données. Ouvrez la facture et choisissez de la créditer. Vous déterminez ensuite si vous créditez la totalité ou seulement certaines lignes.

Suivez ces étapes :

1. Ouvrez la facture envoyée qui comporte une erreur.
2. Choisissez l’option permettant de créditer la facture.
3. Indiquez si vous créditez toute la facture ou seulement des lignes précises.
4. Vérifiez les montants, les quantités et les taux de TVA sur l’avoir.
5. Envoyez l’avoir au client.

L’avoir reçoit son propre numéro et renvoie à la facture d’origine. La correction reste ainsi traçable. Vous ne modifiez donc pas l’ancien document après coup : vous enregistrez une contre-écriture claire.

Vous souhaitez d’abord voir comment les factures et les corrections se retrouvent dans votre comptabilité ? Sur la page consacrée à la création et à l’envoi de factures, vous trouverez les fonctionnalités de facturation de Klantly.

Quand faut-il créditer intégralement ou partiellement ?

Vous utilisez un avoir total lorsque toute la facture est incorrecte. Par exemple, si elle a été envoyée au mauvais client ou si une commande a été entièrement annulée. La facture d’origine est alors créditée dans sa totalité. Vous pouvez ensuite, si nécessaire, créer une nouvelle facture correcte.

Un avoir partiel est logique lorsqu’une seule partie est erronée. Vous n’avez pas besoin d’annuler toute la facture. Vous créditez uniquement les lignes ou les montants qui doivent être annulés ou corrigés.

Exemple pratique : trop de matériel sur la facture

Imaginons que vous installez des stores et envoyez ensuite une facture pour la pose, le matériel et une unité de commande supplémentaire. Vous découvrez plus tard que cette unité n’a pas été livrée. La facture a déjà été envoyée.

Vous ne supprimez pas la facture d’origine. Vous créez un avoir partiel uniquement pour l’unité de commande, avec le bon taux de TVA. Le client voit précisément quel élément a été corrigé. Dans votre comptabilité, la facture d’origine et la correction restent toutes deux visibles.

Cela évite les malentendus si le client appelle plus tard ou si votre comptable vous demande pourquoi le montant de la facture diffère. Vous évitez également que les heures, les matériaux et les lignes de facture se mélangent après coup.

Que se passe-t-il avec les numéros de facture, les rapports et la TVA ?

Un avoir possède son propre numéro. La numérotation de la facture d’origine reste donc intacte. C’est précisément pour cette raison qu’il ne faut pas supprimer une facture envoyée : un document numéroté disparaîtrait de votre comptabilité alors que votre client a bien reçu ce numéro.

Dans vos rapports et votre récapitulatif de TVA, le montant de l’avoir est déduit pour la période durant laquelle vous émettez l’avoir. Cela vaut aussi lorsque vous ne créditez qu’une partie de la facture. Votre chiffre d’affaires et votre TVA sont ainsi corrigés d’une manière que vous pouvez retrouver par la suite.

Pour votre déclaration de TVA, pensez à toujours inclure les avoirs dans votre contrôle. Dans Klantly, vous pouvez consulter par période un aperçu du chiffre d’affaires et de la TVA par taux, y compris les avoirs. Découvrez aussi comment créer un récapitulatif de TVA pour votre déclaration si vous souhaitez passer moins de temps à faire des recherches.

Attention : un récapitulatif de TVA sert à justifier la partie chiffre d’affaires de votre comptabilité. Vous effectuez toujours la déclaration elle-même, seul ou avec votre comptable.

Comment éviter les complications après une correction ?

Un avoir est clair sur le plan administratif, mais votre client doit aussi comprendre ce qui se passe. N’envoyez donc pas uniquement le document : expliquez brièvement quelle ligne a été corrigée et pourquoi. Cela évite les questions sur le nouveau montant, surtout en cas de correction partielle.

Avant l’envoi, vérifiez une dernière fois :

• Que vous avez sélectionné la bonne facture d’origine.
• Que vous souhaitez créditer la facture entièrement ou partiellement.
• Que les lignes, les montants et les taux de TVA sont corrects.
• Que le client a besoin ou non d’une nouvelle facture après la correction.

Vous travaillez à plusieurs sur les factures ? Notez aussi en interne la raison de la correction. Un collègue saura ainsi plus tard pourquoi l’avoir existe, et le client n’aura pas à raconter son histoire une nouvelle fois.

Une erreur sur une facture envoyée est désagréable, mais elle ne doit pas créer un dossier désordonné. Avec un avoir, votre correction reste visible, votre numérotation est cohérente et vos rapports restent faciles à comprendre.

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