Creditnota maken: factuur netjes corrigeren

Je ontdekt een fout nadat de factuur al is verstuurd. Misschien staat er een verkeerd aantal uren op, is een materiaalregel vergeten of moet een onderdeel toch vervallen. Een creditnota maken is dan de nette manier om je factuur te corrigeren zonder dat je administratie onduidelijk wordt.

Pas een verstuurde factuur niet stilletjes aan en verwijder hem ook niet. Je klant heeft al een document met een factuurnummer ontvangen. Door de oorspronkelijke factuur te laten staan en een creditnota toe te voegen, blijft voor jou, je klant en je boekhouder zichtbaar wat er is gebeurd.

Wanneer moet je een factuur crediteren?

Een factuur crediteren doe je zodra een verstuurde factuur inhoudelijk niet meer klopt. Dat kan een volledige correctie zijn, maar ook een correctie van slechts één regel. De oorspronkelijke factuur blijft bestaan; de creditnota verwijst naar die factuur en boekt het bedrag geheel of gedeeltelijk terug.

Veelvoorkomende situaties zijn:

Je hebt een verkeerd aantal uren, materialen of een verkeerde prijs gefactureerd.
Een klant krijgt een afgesproken korting die nog niet op de factuur stond.
Een onderdeel is niet geleverd of een klus is deels geannuleerd.
Je hebt de factuur aan de verkeerde klant gestuurd en moet de hele factuur herstellen.
Een btw-tarief of factuurregel moet worden gecorrigeerd.

Zolang een factuur nog een concept is, kun je hem gewoon aanpassen. Is hij al verstuurd, dan is een creditnota de juiste route. Zo voorkom je dat jouw administratie iets anders laat zien dan het document dat bij de klant ligt.

Hoe kun je een creditnota maken in Klantly?

In Klantly maak je een creditnota vanuit de verstuurde factuur die je wilt corrigeren. Je hoeft de gegevens niet opnieuw over te typen. Open de factuur en kies voor crediteren. Daarna bepaal je of je alles of alleen bepaalde regels crediteert.

Volg deze stappen:

Open de verstuurde factuur die niet klopt.
Kies de optie om de factuur te crediteren.
Kies of je de hele factuur crediteert of alleen specifieke regels.
Controleer de bedragen, aantallen en btw-tarieven op de creditnota.
Verstuur de creditnota naar de klant.

De creditnota krijgt een eigen nummer en verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Daarmee is de correctie traceerbaar. Je past dus niet achteraf het oude document aan, maar legt een duidelijke tegenboeking vast.

Wil je eerst zien hoe facturen en correcties in je administratie samenkomen? Op de pagina over facturen maken en versturen vind je de onderdelen rondom facturatie in Klantly.

Wanneer crediteer je volledig en wanneer gedeeltelijk?

Een volledige creditnota gebruik je als de hele factuur niet juist is. Denk aan een factuur die naar de verkeerde klant is gestuurd of een opdracht die volledig is geannuleerd. De oorspronkelijke factuur wordt dan volledig gecrediteerd. Daarna kun je, als dat nodig is, een nieuwe correcte factuur maken.

Een gedeeltelijke creditnota is logisch als maar een deel niet klopt. Je hoeft dan niet de hele factuur terug te draaien. Je crediteert alleen de regels of bedragen die moeten vervallen of worden gecorrigeerd.

Praktijkvoorbeeld: te veel materiaal op de factuur

Stel: je monteert zonwering en stuurt na afloop een factuur voor montage, materiaal en een extra bedieningsunit. Later blijkt dat die extra unit niet is geleverd. De factuur is al verstuurd.

Je verwijdert de oorspronkelijke factuur niet. Je maakt een gedeeltelijke creditnota voor alleen de bedieningsunit, inclusief het juiste btw-tarief. De klant ziet precies welk onderdeel is gecorrigeerd. In jouw administratie blijven zowel de originele factuur als de correctie zichtbaar.

Dat voorkomt verwarring als de klant later belt of als je boekhouder vraagt waarom het factuurbedrag afwijkt. Ook voorkom je dat uren, materialen en factuurregels achteraf door elkaar gaan lopen.

Wat gebeurt er met factuurnummers, rapportages en btw?

Een creditnota heeft een eigen nummer. De nummering van de oorspronkelijke factuur blijft dus intact. Dat is precies waarom je een verstuurde factuur niet verwijdert: dan zou er een document met een nummer verdwijnen uit je administratie, terwijl je klant dat nummer wel heeft ontvangen.

In je rapportage en btw-overzicht wordt het bedrag van de creditnota afgetrokken in de periode waarin je de creditnota uitgeeft. Dat geldt ook wanneer je slechts een deel crediteert. Je omzet en btw worden daardoor gecorrigeerd op een manier die je later kunt terugvinden.

Voor je btw-aangifte helpt het om creditnota’s altijd mee te nemen in je controle. In Klantly kun je per periode een overzicht zien van omzet en btw per tarief, inclusief creditnota’s. Bekijk ook hoe je een btw-overzicht maakt voor je aangifte als je minder tijd wilt kwijt zijn aan uitzoekwerk.

Let op: een btw-overzicht is de onderbouwing van je omzetkant. De aangifte zelf doe je nog steeds zelf of samen met je boekhouder.

Hoe voorkom je gedoe na een correctie?

Een creditnota is administratief duidelijk, maar je klant wil ook begrijpen wat er gebeurt. Stuur daarom niet alleen het document, maar leg kort uit welke regel is gecorrigeerd en waarom. Zeker bij een gedeeltelijke correctie voorkomt dat vragen over het nieuwe bedrag.

Controleer daarnaast vóór je verstuurt nog één keer:

Of je de juiste oorspronkelijke factuur hebt geselecteerd.
Of je volledig of gedeeltelijk wilt crediteren.
Of de regels, bedragen en btw-tarieven kloppen.
Of de klant een nieuwe factuur nodig heeft na de correctie.

Werk je met meerdere mensen aan facturen? Leg dan ook intern vast waarom de correctie is gedaan. Zo weet een collega later waarom er een creditnota bestaat en hoeft de klant zijn verhaal niet opnieuw te doen.

Een fout op een verstuurde factuur is vervelend, maar hoeft geen rommelig dossier op te leveren. Met een creditnota houd je de correctie zichtbaar, je nummering sluitend en je rapportages begrijpelijk.

Wil je je facturatie overzichtelijker regelen, van versturen tot corrigeren en opvolgen? Gratis starten en ontdek vrijblijvend wat Klantly voor jouw bedrijf kan betekenen.

Creditnota maken: zo corrigeer je een verstuurde factuur netjes