Éviter les doubles rendez-vous : synchronisez Google Agenda et votre

Vous ne voulez pas qu’un client réserve un créneau alors que vous êtes déjà chez un autre client, que vous avez un rendez-vous privé ou que vous êtes en déplacement. Éviter les doubles rendez-vous n’est possible que si vos disponibilités en ligne tiennent compte de votre véritable agenda, et non d’une simple liste de créneaux.

Grâce à la connexion entre Google Agenda et l’agenda Klantly, vos rendez-vous et vos périodes d’indisponibilité restent synchronisés. Vous ne proposez ainsi en ligne que les créneaux où vous avez réellement du temps.

Comment une synchronisation d’agenda évite-t-elle les doubles rendez-vous ?

La connexion permet d’afficher dans Google Agenda les rendez-vous que vous planifiez dans Klantly. Si vous déplacez ou modifiez un rendez-vous dans Klantly, cette modification est également appliquée.

Inversement, les créneaux déjà occupés dans votre Google Agenda sont pris en compte lorsque Klantly détermine les moments encore disponibles. Un client ne peut donc pas choisir sur votre site un créneau déjà bloqué par un autre rendez-vous.

C’est particulièrement utile lorsque votre agenda ne se limite pas aux visites chez les clients. Vous y notez peut-être vos rendez-vous privés, vos temps de trajet ou d’autres engagements qui ne viennent pas de Klantly. Ces moments n’ont pas à rester ouverts à la réservation en ligne.

En résumé :

• Vous planifiez ou modifiez un rendez-vous dans Klantly, et il apparaît dans Google Agenda.
• Les créneaux occupés dans Google Agenda sont pris en compte dans vos disponibilités Klantly.
• Le widget de réservation sur votre site n’affiche que les créneaux encore libres.
• Un client qui réserve en ligne obtient un rendez-vous dans votre agenda Klantly et reçoit une confirmation.

Vous évitez ainsi de devoir tenir deux systèmes à jour séparément. C’est généralement là que commencent les doubles réservations : votre agenda est actualisé à un endroit, mais votre planning en ligne ne le sait pas encore.

Quels rendez-vous sont synchronisés avec Google Agenda ?

Un rendez-vous que vous créez ou modifiez dans Klantly est transmis à votre Google Agenda connecté. Vous pouvez le planifier depuis la fiche client ou directement depuis l’agenda. Vous choisissez par exemple un type de rendez-vous, un collaborateur et un lieu.

Pour une entreprise artisanale, il peut s’agir d’une prise de mesures, d’un rendez-vous de conseil, d’une pose, d’une réception de chantier ou d’un entretien. Le rendez-vous est aussi relié au contact. Vous retrouvez ainsi sur la fiche client la date de votre visite, ce qui a été convenu auparavant et le devis ou le bon de travail concerné.

Votre planning devient alors plus qu’une série de blocs dans un agenda. Un rendez-vous peut évoluer en bon de travail, tandis que le client reçoit automatiquement une confirmation, puis un rappel. La page sur la planification des rendez-vous et la réservation par les clients explique comment ces éléments fonctionnent ensemble.

Attention toutefois à la différence entre synchroniser et tout partager. La connexion permet de tenir compte des créneaux occupés. L’objectif est d’avoir des disponibilités correctes, pas de transformer votre agenda privé en planning visible par vos collègues.

Les rendez-vous privés sont-ils visibles par vos collègues ?

Non, le contenu de vos rendez-vous privés ne doit pas être visible par vos collègues. Pour vos disponibilités, il suffit que ce créneau soit indiqué comme occupé.

Imaginons que vous ayez un rendez-vous chez le dentiste le mardi après-midi dans votre propre Google Agenda. Klantly n’a pas besoin d’indiquer pourquoi vous êtes indisponible pour empêcher un client de réserver une prise de mesures à ce moment-là. Cet après-midi ne sera tout simplement pas proposé comme créneau disponible.

C’est rassurant, surtout si vous planifiez vos rendez-vous privés et professionnels dans le même Google Agenda en tant que dirigeant. Vous n’avez pas à recopier manuellement des créneaux bloqués dans un second agenda. Votre équipe garde en même temps une vue sur les rendez-vous utiles pour le travail.

Dans Klantly, vous pouvez définir par rôle et par collaborateur qui a accès à quoi. C’est pratique lorsqu’un technicien a seulement besoin de voir ses propres rendez-vous et bons de travail, tandis que l’équipe administrative gère tout le planning.

Comment fonctionne la prise de rendez-vous en ligne selon vos disponibilités ?

Vous déterminez d’abord les moments où les clients peuvent réserver en ligne. Pensez aux jours ouvrés, aux horaires, à la durée d’un rendez-vous et au nombre de rendez-vous possibles en même temps. Vous choisissez aussi quels types de rendez-vous sont disponibles en ligne.

Vous placez ensuite le widget de réservation sous forme de bouton ou de bloc sur votre site. Le visiteur choisit un type de rendez-vous, un jour et une heure, renseigne ses coordonnées et reçoit une confirmation. Si ce moment est déjà occupé dans Google Agenda, il n’apparaît pas parmi les choix proposés.

Prenons un exemple concret : vous êtes installateur et vous faites des prises de mesures le lundi, le mercredi et le vendredi entre 13 h et 16 h. Un rendez-vous privé est déjà inscrit le mercredi à 14 h dans Google Agenda. Le soir, un visiteur ouvre votre site pour planifier une prise de mesures.

Le widget n’affiche pas le mercredi à 14 h. Le visiteur choisit par exemple le vendredi à 13 h 30. Le rendez-vous apparaît dans votre agenda Klantly, est ajouté à Google Agenda et le client reçoit automatiquement une confirmation. Vous n’avez pas besoin d’échanger plusieurs e-mails pour découvrir que le mercredi ne convenait finalement pas.

Vous gagnez du temps, mais vous évitez aussi l’appel gênant où vous devez déplacer un rendez-vous parce que deux agendas se contredisent. Découvrez-en plus sur ce processus dans l’article permettre aux clients de prendre eux-mêmes rendez-vous sur votre site.

Que faut-il configurer pour garder vos agendas synchronisés ?

La base est simple : vous connectez une seule fois votre compte Google à Klantly. Ensuite, les nouveaux rendez-vous et les rendez-vous modifiés dans Klantly sont pris en compte dans Google Agenda, et les créneaux occupés dans Google sont pris en compte pour les réservations en ligne.

Vérifiez surtout que vos disponibilités correspondent à votre façon de travailler. N’ouvrez pas toute votre journée sans y réfléchir si vous devez aussi prévoir des temps de trajet, d’administration ou des interventions urgentes. Utilisez des types de rendez-vous avec leur propre durée afin qu’un rendez-vous de conseil ne reçoive pas par erreur le même créneau court qu’une visite d’entretien.

Pensez également à ces points lors de la configuration :

• Choisissez les jours et les heures où les clients peuvent réserver en ligne.
• Déterminez quels types de rendez-vous sont disponibles en ligne.
• Vérifiez que votre Google Agenda contient les créneaux qui doivent être considérés comme occupés.
• Configurez les confirmations et les rappels afin que les clients sachent à quoi s’attendre.
• Vérifiez régulièrement que vos disponibilités correspondent toujours à votre saison et à votre charge de travail.

Une connexion ne résout pas une planification complexe avec plusieurs techniciens, du matériel et un ordre de tournée précis. Cela demande toujours de la concertation. Mais pour le premier entretien, une prise de mesures ou un rendez-vous de conseil, un agenda à jour évite beaucoup d’échanges inutiles et de doubles réservations.

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