Klanten zelf afspraak laten maken op je website

Een datum prikken kost vaak meer tijd dan het gesprek zelf. Wil je klanten zelf afspraak laten maken op je website, dan hoeven zij niet te wachten op jouw antwoord en hoef jij niet steeds twee agenda’s naast elkaar te leggen.

Dat werkt alleen als je beschikbare tijden kloppen en de afspraak meteen goed wordt vastgelegd. Met een afspraakwidget kiest de klant zelf een dag en tijdstip, terwijl jij bepaalt wat er wel en niet te boeken is.

Hoe laat je klanten online een afspraak inplannen?

Je zet een afspraakwidget op je website. Dat kan als knop of als blok op een pagina, in je eigen kleur. De bezoeker kiest vervolgens een afspraaktype, een dag en een tijdstip uit de tijden die jij hebt vrijgegeven. Daarna vult hij zijn gegevens in.

De boeking komt direct in je agenda terecht. Is de klant al bekend, dan wordt de afspraak aan het bestaande contact gekoppeld. Is het een nieuwe klant, dan ontstaat er een contact. Zo staat het gesprek straks niet los in een agenda, maar bij de klantgegevens, eerdere berichten en eventuele offertes.

Bij afspraken inplannen via je website bepaal je zelf hoeveel ruimte je hiervoor geeft. Je hoeft dus niet je hele agenda open te zetten. Begin liever klein met de momenten waarop je normaal toch terugbelt of inmeetafspraken plant.

Welke beschikbaarheid stel je in voor online afspraken?

Beschikbaarheid is de basis. Geef alleen de dagen en uren vrij waarop je klanten werkelijk kunt ontvangen of bezoeken kunt plannen. Je kunt ook bepalen hoeveel afspraken tegelijk mogelijk zijn.

Denk vooraf na over je normale werkweek. Ben je overdag vooral op locatie? Dan kun je bijvoorbeeld een paar vaste blokken vrijmaken voor adviesgesprekken of inmeten. Zo voorkom je dat online afspraken tussen een montageklus en een rit naar de andere kant van de regio terechtkomen.

Gebruik je Google Agenda al voor privé- of zakelijke afspraken? Koppel die dan. Bezet tijd in Google Agenda telt mee, zodat de afspraakwidget die tijd niet aanbiedt. Nieuwe en gewijzigde afspraken uit Klantly worden andersom ook doorgezet naar Google Agenda. Je houdt daarmee één overzicht over, zonder dubbele boekingen.

Waarom maken afspraaktypes het plannen makkelijker?

Niet elke afspraak duurt even lang. Een kort adviesgesprek vraagt iets anders dan een inmeting, onderhoudsbezoek of oplevering. Maak daarom vaste afspraaktypes aan, met een eigen naam, standaardduur en kleur.

Je kiest ook per afspraaktype of klanten dit online mogen boeken. Een klant kan dan bijvoorbeeld wel zelf een adviesgesprek of inmeetbezoek kiezen, maar geen montageblok reserveren. Dat houdt de online planning overzichtelijk en voorkomt afspraken die eerst nog beoordeeld moeten worden.

Een praktische indeling kan er zo uitzien:

• Adviesgesprek: voor klanten die eerst vragen hebben over de mogelijkheden.
• Inmeten: voor een bezoek op locatie nadat de eerste wensen duidelijk zijn.
• Onderhoud: voor bestaande klanten die een servicebeurt willen plannen.
• Oplevering: alleen intern in te plannen als je daar zelf de planning voor bewaakt.

De duur en omschrijving van het afspraaktype worden bij het plannen overgenomen. In je agenda zie je dankzij de kleur ook sneller wat voor soort dag je voor je hebt.

Hoe voorkom je dat een online boeking een losse afspraak blijft?

Een afspraak is pas echt bruikbaar als iedereen weet om welke klant en welk traject het gaat. Daarom hoort een online boeking aan een contact te hangen. Vanaf de klantkaart kun je daarna notities toevoegen, een offerte maken of een vervolgafspraak plannen.

Dat helpt vooral wanneer iemand anders het gesprek overneemt. De klant hoeft dan niet opnieuw uit te leggen waarvoor hij een afspraak maakte. Alles wat daarna gebeurt, blijft bij hetzelfde contact staan. Klantgegevens centraal beheren voorkomt dat afspraken, berichten en documenten over verschillende plekken verspreid raken.

Je kunt ook een automatisering laten reageren op een nieuwe afspraak. Denk aan een taak voor de medewerker die het gesprek voert, of een interne melding zodat niemand de voorbereiding vergeet. Bij een afspraak die niet doorgaat, kan eveneens een opvolging starten.

Welke bevestiging krijgt de klant na het inplannen?

Na de boeking krijgt de klant automatisch een bevestiging per e-mail. Later volgt een herinnering. Dat geeft de klant duidelijkheid en verkleint de kans dat je voor een dichte deur staat.

Je kunt zelf bepalen welke berichten je gebruikt en de tekst aanpassen aan je eigen toon. De bevestiging en herinnering staan ook in het communicatielogboek bij de klant. Daardoor kun je altijd terugzien wat is verstuurd en wanneer.

Praktijkvoorbeeld: een inmeetafspraak zonder vier mails

Stel: je verkoopt zonwering en een bezoeker wil weten wat er bij zijn woning mogelijk is. Normaal komt er een bericht binnen met de vraag wanneer je kunt langskomen. Jij stelt een datum voor, de klant kan dan niet, en na een paar berichten staat er misschien een afspraak.

Met een afspraakwidget kiest die bezoeker op zondagavond zelf het afspraaktype ‘inmeten’. Hij ziet alleen de tijden die jij hebt vrijgegeven, kiest een moment en ontvangt meteen een afspraakbevestiging. Maandagochtend zie jij de afspraak in je agenda en op de klantkaart.

Staat er in Google Agenda al een privéafspraak of een ander bezoek? Dan wordt dat tijdstip niet aangeboden. Voor de klant is het snel geregeld. Voor jou is het geen extra rondje mailen, maar een afspraak die meteen op de juiste plek staat.

Wanneer werkt online afspraken laten maken het beste?

Een afspraakwidget werkt vooral goed als het eerste gesprek belangrijk is voor de verkoop, of als je vaak bij klanten thuis komt. Denk aan inmeten, advies over een maatwerkproduct, onderhoud of een eerste bezoek op locatie.

Het is geen volledige planning voor complexe werkdagen met meerdere monteurs, materiaal en afhankelijkheden tussen klussen. Gebruik online boeken daarom voor het eerste gesprek of een overzichtelijk bezoek. De rest van de planning blijft een keuze die je zelf maakt.

Wil je minder tijd kwijt zijn aan datums heen en weer sturen? Ontdek vrijblijvend hoe Klantly je afspraken en klantcontact kan organiseren met Gratis starten.