Dubbele afspraken voorkomen: houd Google Agenda en planning gelijk

Je wilt geen klant laten boeken op een moment waarop je al bij een andere klant staat, een privéafspraak hebt of onderweg bent. Dubbele afspraken voorkomen lukt alleen als je online beschikbaarheid rekening houdt met je echte agenda, niet met een los lijstje tijden.

Met een koppeling tussen Google Agenda en de Klantly-agenda blijven afspraken en bezette tijd op elkaar afgestemd. Zo bied je online alleen momenten aan waarop je daadwerkelijk ruimte hebt.

Hoe voorkomt een agenda-koppeling dubbele afspraken?

De koppeling zorgt ervoor dat afspraken die je in Klantly plant, in Google Agenda verschijnen. Verplaats je een afspraak in Klantly of pas je hem aan, dan wordt die wijziging ook doorgezet.

Andersom telt tijd die al bezet is in je Google Agenda mee wanneer Klantly bepaalt welke momenten nog beschikbaar zijn. Daardoor kan een klant via je website geen tijdstip kiezen dat al door een andere afspraak wordt geblokkeerd.

Dat is vooral belangrijk wanneer je agenda uit meer bestaat dan klantbezoeken. Misschien zet je privéafspraken in Google Agenda, plan je daar reistijd of werk je met andere afspraken die niet vanuit Klantly komen. Die tijd hoeft niet open te staan voor een online boeking.

Kort gezegd gebeurt dit:

• Je plant of wijzigt een afspraak in Klantly en die verschijnt in Google Agenda.
• Bezetting in Google Agenda telt mee bij je beschikbare tijden in Klantly.
• De boekingswidget op je website toont alleen tijdstippen die nog vrij zijn.
• Een klant die online boekt, krijgt een afspraak in je Klantly-agenda en een bevestiging.

Zo voorkom je dat je twee systemen apart moet bijhouden. Dat is meestal waar dubbele boekingen beginnen: je agenda is op één plek bijgewerkt, maar je online planning weet daar nog niets van.

Welke afspraken worden naar Google Agenda doorgezet?

Een afspraak die je in Klantly aanmaakt of wijzigt, wordt doorgezet naar je gekoppelde Google Agenda. Je plant zo’n afspraak vanaf de klantkaart of direct vanuit de agenda. Daarbij kies je bijvoorbeeld een afspraaktype, medewerker en locatie.

Voor een vakbedrijf kan dat een inmeetbezoek, adviesgesprek, montage, oplevering of onderhoudsbeurt zijn. Een afspraak is bovendien gekoppeld aan het contact. Daardoor vind je bij de klant terug wanneer je langskomt, wat eerder is afgesproken en welke offerte of werkbon erbij hoort.

Dat maakt je planning meer dan een verzameling blokken. Een afspraak kan doorgroeien naar een werkbon, terwijl de klant automatisch een bevestiging en later een herinnering krijgt. Op de pagina over afspraken plannen en klanten zelf laten inplannen zie je hoe die onderdelen samenhangen.

Let wel op het verschil tussen synchroniseren en alles delen. De koppeling zorgt dat bezette tijd wordt meegenomen. Het doel is dat je beschikbaarheid klopt, niet dat je hele privéagenda een planningsoverzicht voor collega’s wordt.

Zijn privéafspraken zichtbaar voor collega’s?

Nee, de inhoud van je privéafspraken hoeft niet zichtbaar te zijn voor collega’s. Voor de beschikbaarheid is alleen belangrijk dat dat tijdstip bezet is.

Stel dat je dinsdagmiddag een afspraak bij de tandarts in je eigen Google Agenda hebt staan. Klantly hoeft niet te tonen waarom je bezet bent om te voorkomen dat een klant precies dan een inmeetafspraak boekt. Die middag wordt gewoon niet aangeboden als beschikbaar tijdstip.

Dat geeft rust, zeker als je als eigenaar privé en zakelijk in dezelfde Google Agenda plant. Je hoeft niet steeds handmatig blokken over te nemen naar een tweede agenda. Tegelijkertijd houdt je team zicht op de afspraken die voor het werk relevant zijn.

Wie wat mag zien in Klantly, kun je per rol en medewerker instellen. Dat is handig als een monteur alleen zijn eigen afspraken en werkbonnen nodig heeft, terwijl de binnendienst de hele planning beheert.

Hoe werkt online afspraken inplannen met je beschikbaarheid?

Je bepaalt eerst wanneer klanten online mogen boeken. Denk aan werkdagen, tijden, de duur van een afspraak en hoeveel afspraken tegelijk mogelijk zijn. Ook kies je welke afspraaktypes je online aanbiedt.

Daarna plaats je de boekingswidget als knop of blok op je website. Een bezoeker kiest een afspraaktype, dag en tijdstip, vult zijn gegevens in en krijgt een bevestiging. Is de tijd in Google Agenda al bezet, dan komt die niet als keuze in beeld.

Een praktische situatie: je bent installateur en doet inmeetbezoeken op maandag, woensdag en vrijdag tussen 13.00 en 16.00 uur. Woensdag om 14.00 uur staat al een privéafspraak in Google Agenda. Een bezoeker opent ’s avonds je website om een inmeting te plannen.

De widget laat die woensdag om 14.00 uur niet zien. De bezoeker kiest bijvoorbeeld vrijdag om 13.30 uur. Die afspraak komt in je Klantly-agenda te staan, verschijnt in Google Agenda en de klant ontvangt automatisch een bevestiging. Jij hoeft geen mails heen en weer te sturen om te ontdekken dat woensdag toch niet kon.

Dat scheelt niet alleen tijd. Het voorkomt ook het ongemakkelijke telefoontje waarin je een afspraak moet verzetten omdat twee agenda’s elkaar tegenspreken. Meer over dit proces lees je in het artikel klanten zelf een afspraak laten maken op je website.

Wat moet je instellen om je agenda gelijk te houden?

De basis is eenvoudig: je koppelt je Google-account eenmalig aan Klantly. Daarna tellen nieuwe en gewijzigde afspraken in Klantly mee in Google Agenda, en houdt bezette tijd in Google rekening met wat klanten online kunnen boeken.

Controleer daarna vooral of je beschikbaarheid past bij hoe je werkt. Zet niet zomaar je hele werkdag open als je ook reistijd, administratie of spoedklussen moet opvangen. Gebruik afspraaktypes met een eigen duur, zodat een adviesgesprek niet per ongeluk hetzelfde korte tijdvak krijgt als een onderhoudsbeurt.

Neem ook deze punten mee bij de inrichting:

• Kies welke dagen en uren klanten online mogen boeken.
• Bepaal welke afspraaktypes online beschikbaar zijn.
• Controleer of je Google Agenda de momenten bevat die als bezet moeten meetellen.
• Stel bevestigingen en herinneringen in, zodat klanten weten waar ze aan toe zijn.
• Bekijk geregeld of je beschikbaarheid nog past bij je seizoen en bezetting.

Een koppeling lost geen complexe werkplanning op met meerdere monteurs, materiaal en een vaste routevolgorde. Daar blijft overleg voor nodig. Maar voor het eerste gesprek, een inmeetbezoek of een adviesafspraak voorkomt een actuele agenda veel onnodig heen-en-weer en dubbele boekingen.

Wil je zien hoe Klantly jouw afspraken, klantgegevens en beschikbaarheid bij elkaar kan brengen? Gratis starten en ontdek vrijblijvend wat het voor jouw bedrijf kan betekenen.