Excel prijslijst online maken: zo bouw je een prijsberekening

Je Excel-prijslijst online zetten is meer dan een bestand op je website plaatsen. Klanten willen niet zoeken tussen tabbladen en maatkolommen. Ze willen hun maat en opties kiezen en direct zien wat dat kost.

De praktische route is simpel: haal uit je prijslijst welke keuzes de prijs bepalen, zet die om in duidelijke prijsregels of formules en controleer daarna of iedere mogelijke combinatie een prijs heeft. Zo wordt je Excel-bestand de basis voor een online prijsberekening in plaats van een rekenklus voor iedere aanvraag.

Welke keuzes bepalen de prijs in je Excel-prijslijst?

Begin niet met alle informatie uit je bestand overnemen. Kijk eerst welke gegevens daadwerkelijk het bedrag veranderen. Bij maatwerk zijn dat vaak maten, materiaal, uitvoering en extra opties.

Een veranda is een goed voorbeeld. De basisprijs kan afhangen van breedte, diepte en dakmateriaal. Zijwanden, zonwering, verlichting en montage komen daar als losse posten bij. Een opmerking voor de monteur of een interne leverancierscode hoeft een bezoeker meestal niet te zien.

Zet de prijsbepalende keuzes eerst op papier. Houd het overzichtelijk:

• Maten: bijvoorbeeld breedte, diepte, oppervlakte of aantal.
• Uitvoering: materiaal, kleur, daktype of model.
• Extra's: montage, verlichting, bediening, zijwand of afwerking.
• Regels en uitzonderingen: combinaties die niet mogelijk zijn of een aparte prijs nodig hebben.

Beperk je tot de keuzes die nodig zijn voor een goede prijsindicatie. Hoe meer vragen je toevoegt, hoe langer het formulier wordt. Details die pas bij het inmeten belangrijk zijn, kun je beter in het vervolgcontact bespreken.

Wanneer gebruik je een prijzenmatrix en wanneer een formule?

Niet elke prijslijst werkt hetzelfde. Heeft jouw Excel-bestand vaste bedragen per maatvak en uitvoering? Dan past een prijzenmatrix goed. Daarin krijgt elke combinatie van keuzes en maatbereiken een eigen prijsregel.

Stel dat een glazen terrasoverkapping van 300 tot 400 centimeter breed en 250 tot 300 centimeter diep een andere prijs heeft dan dezelfde overkapping met polycarbonaat. Dan maak je per maatvak en dakmateriaal een regel. De online prijsberekening zoekt vervolgens de regel die past bij de keuzes van de bezoeker.

Loopt je prijs juist netjes mee per vierkante meter, strekkende meter of stuk? Kies dan een formule. Voor een vloer kun je bijvoorbeeld werken met een basisbedrag plus een bedrag per vierkante meter. Plinten kun je berekenen op basis van de omtrek.

Je hoeft niet voor je hele assortiment één methode te kiezen. Binnen één formulier kun je voor het ene product een matrix gebruiken en voor een ander product een formule. Dat is handig wanneer je basisproduct in maatvakken wordt ingekocht, maar een extra optie per meter wordt berekend.

Hoe importeer je prijzen uit Excel zonder alles over te typen?

Heb je al een werkende Excel-prijslijst, dan hoef je de bedragen niet regel voor regel opnieuw in te voeren. Je kunt prijzen importeren uit Excel door eerst de bestaande prijsregels te exporteren. Die export geeft de juiste opbouw voor het bestand dat je weer gaat inlezen.

Pas daarna je gegevens aan in dezelfde structuur. Bijvoorbeeld door je eigen prijslijst in de kolommen te zetten of door bedragen te vervangen na een prijswijziging van een leverancier. Voor je de import bevestigt, zie je wat er verandert. De eerdere versie blijft bewaard, zodat je een wijziging kunt terugzetten.

Let bij het voorbereiden van je bestand vooral op deze punten:

• Gebruik voor maten duidelijke bereiken, zoals 300 tot 400 centimeter, in plaats van elke maat apart.
• Schrijf keuzes overal op dezelfde manier. `Antraciet` en `antraciet` wil je niet als twee verschillende waarden behandelen.
• Controleer of opties zoals montage en verlichting een eigen prijsregel hebben of al in de basisprijs zitten.
• Neem alleen actuele verkoopprijzen over. Je kunt eventueel ook inkoopprijzen vastleggen voor je interne marge, maar die zijn nooit zichtbaar voor de klant.

Bij een grotere leverancierslijst bespaart importeren veel tijd. Belangrijker nog: je voorkomt dat prijzen in je Excel-bestand en je online formulier uit elkaar gaan lopen.

Hoe werkt een online prijsberekening voor een veranda?

Neem een bedrijf dat aluminium veranda's verkoopt. In Excel staan tabbladen met maten, profielkleuren, dakmaterialen, zijwanden en montage. Bij iedere aanvraag zoekt iemand de juiste rij op, telt opties bij elkaar op en zet het resultaat in een offerte.

Voor een online formulier deel je dat op in logische stappen. De bezoeker kiest eerst breedte en diepte. Daarna kiest hij de profielkleur en het dakmateriaal. In een volgende stap voegt hij eventueel zijwanden, zonwering en verlichting toe. De prijs verandert direct bij iedere keuze.

Achter de schermen kan de basisprijs uit een matrix komen: maatbereik plus dakmateriaal. Extra's zoals verlichting en montage krijgen eigen prijsregels. Kiest de bezoeker een maat en uitvoering, dan wordt de prijs samengesteld uit precies die regels.

De klant ziet zo wat een getint glazen dak of extra verlichting met het bedrag doet. Jij ontvangt na de aanvraag alle maten en keuzes, met de berekende prijs erbij. In Klantly kan die aanvraag direct als contact, offerte en kaart in de pipeline binnenkomen. Bekijk hoe een configurator met live prijsberekening daarbij werkt.

Hoe controleer je ontbrekende prijzen voordat je live gaat?

Een prijzenmatrix kan sneller groeien dan je denkt. Met meerdere maten, materialen en opties ontstaan veel combinaties. Ontbreekt er één, dan kan een bezoeker precies op die combinatie vastlopen.

Laat daarom alle combinaties die de prijs bepalen vooraf uitzetten. Vul de bedragen in of importeer ze uit Excel. Daarna controleer je welke combinaties nog geen prijs hebben en vul je die aan. Is voor een situatie een aparte afspraak nodig, dan kun je een terugvalregel vastleggen.

Ook na het live zetten blijft controleren belangrijk. Voeg je later een nieuwe kleur of maat toe, dan kan daardoor een gat in je prijzen ontstaan. Klantly kan je waarschuwen wanneer een bezoeker een combinatie kiest waarvoor nog geen prijs is ingevoerd. De aanvraag komt dan wel binnen, zodat je de klant niet kwijtraakt.

Een online prijsberekening vervangt geen inmeting bij bijzondere situaties. Een schuine muur, lastige aanrijroute of afwijkende fundering zie je niet in een formulier. Zet daarom duidelijk neer dat de prijs gebaseerd is op de ingevulde keuzes en bespreek uitzonderingen in het vervolg.

Wil je ontdekken hoe je jouw Excel-prijslijst omzet naar een formulier dat bij je assortiment past? Gratis starten en ontdek vrijblijvend wat Klantly voor jouw bedrijf kan betekenen.