Privacyverklaring voor eindgebruikers (via Klantly)
1. Inleiding
Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer je jouw gegevens achterlaat via een formulier, offerte-aanvraag, configurator of afspraakmodule van een bedrijf dat gebruik maakt van Klantly.
Het betreffende bedrijf (hierna: “de dienstverlener”) is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Klantly faciliteert uitsluitend het platform waarop deze gegevens worden verwerkt.
2. Wie verwerkt jouw gegevens?
Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf waarbij je een aanvraag doet
Verwerker: Klantly (softwareplatform)
Voor vragen over jouw gegevens kun je contact opnemen met de betreffende dienstverlener.
3. Welke gegevens worden verzameld?
Afhankelijk van het formulier of de aanvraag kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:
3.1 Contactgegevens
Naam
E-mailadres
Telefoonnummer
Adresgegevens
3.2 Aanvraaggegevens
Inhoud van je aanvraag of bericht
Geselecteerde producten of diensten
Specificaties (bijv. afmetingen, voorkeuren)
Eventueel geüploade foto’s
3.3 Technische gegevens
IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
Browser en apparaatinformatie
Interactie met het formulier (voor analyse)
4. Waarom worden jouw gegevens verwerkt?
De dienstverlener gebruikt jouw gegevens voor:
Het opstellen en versturen van een offerte
Contact opnemen naar aanleiding van je aanvraag
Het uitvoeren van een overeenkomst
Klantenservice en opvolging
Verbetering van dienstverlening
5. Rechtsgrondslag
De verwerking van jouw gegevens is gebaseerd op:
Toestemming (bij het invullen van een formulier)
Uitvoering van een overeenkomst of offerteaanvraag
Gerechtvaardigd belang (zoals bedrijfsvoering)
6. Delen van gegevens
Jouw gegevens worden niet verkocht. Gegevens kunnen gedeeld worden met:
Klantly (als softwareprovider)
Eventuele partners van de dienstverlener (indien nodig voor uitvoering)
7. Integraties
Google Calendar
Wanneer een bedrijf dat Klantly gebruikt Google Calendar heeft gekoppeld, kan Klantly agenda-informatie gebruiken om afspraken en beschikbaarheid te beheren. Dit kan betekenen dat Klantly controleert welke tijdsloten beschikbaar of bezet zijn, zodat dubbele boekingen worden voorkomen en afspraken correct kunnen worden ingepland.
Als u via een Klantly-boekingspagina een afspraak maakt, kan deze afspraak worden opgeslagen in de Google Calendar van het betreffende bedrijf. Hierbij kunnen gegevens zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, afspraakdatum, tijdstip, locatie en eventuele opmerkingen worden verwerkt voor het plannen en beheren van de afspraak.
Klantly gebruikt Google Calendar-gegevens uitsluitend voor het tonen van beschikbaarheid, het plannen, wijzigen en annuleren van afspraken, en het synchroniseren van afspraken tussen Klantly en Google Calendar. Deze gegevens worden niet gebruikt voor advertentiedoeleinden en worden niet verkocht aan derden.
8. Bewaartermijn
De dienstverlener bewaart jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk:
Offerteaanvragen: tot maximaal 1–2 jaar
Klantgegevens: zolang de relatie bestaat
Wettelijke verplichtingen (zoals administratie): tot 7 jaar
9. Beveiliging
Klantly en de dienstverlener nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:
Beveiligde verbindingen (SSL)
Toegangscontrole
Versleuteling waar nodig
10. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
Inzage te krijgen in je gegevens
Gegevens te laten aanpassen of verwijderen
Bezwaar te maken tegen verwerking
Gegevens over te dragen
Neem hiervoor contact op met de betreffende dienstverlener.
11. Cookies en tracking
Afhankelijk van de instellingen van de dienstverlener kan het formulier gebruik maken van:
Functionele cookies
Analytische tools (zoals Google Analytics)
Marketingtools (zoals Meta Pixel)
Hiervoor kan toestemming gevraagd worden.
12. Gebruik van communicatiekanalen en automatisering
De dienstverlener kan via het Klantly-platform gebruik maken van verschillende communicatiekanalen om contact met je op te nemen en jouw aanvraag op te volgen. Dit kan onder andere plaatsvinden via:
- Telefoon
- WhatsApp of vergelijkbare berichtendiensten
- Chatfunctionaliteiten op websites of formulieren
12.1 Gebruik van WhatsApp en externe communicatieplatformen
Wanneer je jouw telefoonnummer verstrekt, kan de dienstverlener je benaderen via WhatsApp. Deze communicatie verloopt via de officiële WhatsApp Business API, waarbij berichten technisch worden verwerkt via Klantly.
Door jouw gegevens te verstrekken en/of een aanvraag te doen, ga je ermee akkoord dat de dienstverlener via deze kanalen contact met je opneemt, voor zover dit relevant is voor jouw aanvraag of de dienstverlening.
12.2 Geautomatiseerde opvolging
De dienstverlener kan gebruik maken van geautomatiseerde berichten om jouw aanvraag op te volgen, zoals:
- Bevestigingen van aanvragen
- Herinneringen
- Opvolgberichten na een offerte of aanvraag
- Berichten met aanvullende informatie
Deze berichten kunnen automatisch worden verstuurd op basis van jouw interactie met het platform.
12.3 Gebruik van AI (kunstmatige intelligentie)
Binnen het Klantly-platform kan gebruik worden gemaakt van AI-technologie om:
- Conceptantwoorden op te stellen
- Berichten te analyseren en te categoriseren
- Sneller en efficiënter te reageren op vragen
AI wordt uitsluitend ingezet ter ondersteuning van de communicatie. Waar nodig kan een medewerker van de dienstverlener de communicatie beoordelen, aanpassen of overnemen.
12.4 Geen volledig geautomatiseerde besluitvorming
Er worden geen besluiten genomen die aanzienlijke gevolgen voor je hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking zonder menselijke tussenkomst.
12.5 Afmelden voor communicatie
Je hebt altijd het recht om je af te melden voor verdere communicatie via e-mail of berichtenservices. Dit kan door:
- Gebruik te maken van een afmeldlink (indien aanwezig)
- Of direct contact op te nemen met de dienstverlener
13. Rol van Klantly
Klantly verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van de dienstverlener en gebruikt deze niet voor eigen doeleinden, behalve:
Technische werking van het platform
Beveiliging en onderhoud
Geanonimiseerde analyses
14. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via de dienstverlener.
15. Contact
Voor vragen over jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen met de dienstverlener waarbij je de aanvraag hebt gedaan.