Angebotsnachverfolgung automatisieren: 3 Schritte für heute

Ein Angebot zu verschicken ist noch keine Angebotsnachverfolgung. Gerade nachdem das Angebot rausgegangen ist, gerät es durch Aufträge, Telefonate und neue Anfragen schnell in den Hintergrund. Mit Angebotsnachverfolgung automatisieren sorgst du dafür, dass zum richtigen Zeitpunkt etwas passiert, ohne jedes offene Angebot selbst prüfen zu müssen.

Die Grundlage ist einfach: Du wählst ein Ereignis, das die Automatisierung startet, legst Bedingungen fest und bestimmst anschließend die folgende Aktion. So verschickst du nicht einfach irgendwelche Nachrichten, sondern behältst im Blick, was mit einem Angebot passiert.

Wie erstellst du eine Automatisierung für die Angebotsnachverfolgung?

Eine gute Automatisierung besteht aus vier Teilen. Erst wenn sie zusammenpassen, erhält der Kunde eine passende Nachricht und weiß dein Team, was zu tun ist.

• Auslöser: das Ereignis, das die Automatisierung startet. Zum Beispiel: Ein Angebot wurde nach einer von dir festgelegten Anzahl von Tagen noch nicht angenommen.
• Bedingung: ein zusätzlicher Filter. Du kannst zum Beispiel nur reagieren, wenn das Angebot noch den Status „versendet“ oder „angesehen“ hat oder wenn der Kunde noch nicht geantwortet hat.
• Verzögerung: der Zeitpunkt, zu dem eine Aktion folgt. Das kann sofort sein, aber auch nach einigen Stunden oder Tagen.
• Aktion: was tatsächlich passiert. Zum Beispiel eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht, eine Aufgabe für einen Kollegen, eine interne Meldung oder das Verschieben einer Karte in der Pipeline.

In Klantly hinterlegst du diese Regeln als Automatisierungen. Die Ausführung wird in einem Log festgehalten. So kannst du später sehen, was passiert ist und bei welchem Kunden.

Starte nicht gleich mit zehn Regeln. Wähle eine häufige Situation: ein Angebot, das noch nicht angenommen wurde. Genau diese Aufgabe bleibt in stressigen Wochen oft liegen.

Welche 3 Nachfassschritte kannst du heute einrichten?

Diese Abfolge passt gut zu Unternehmen, die Angebote für Maßanfertigungen, Montage oder Installation erstellen. Die Tage und Texte bestimmst du selbst. Wichtig ist vor allem die Reihenfolge: erst helfen, dann aufmerksam machen und anschließend persönlich nachfassen.

1. Schicke eine freundliche Angebotserinnerung

Wähle als Auslöser: Das Angebot wurde nach einer festgelegten Anzahl von Tagen noch nicht angenommen. Füge als Bedingung hinzu, dass das Angebot noch nicht angenommen ist. Lass anschließend eine kurze Nachricht verschicken mit der Frage, ob der Kunde das Angebot gut erhalten hat und ob es Fragen gibt.

Bleib im Ton ruhig. Eine Erinnerung ist keine Mahnung. Vielleicht hat der Kunde noch nicht geschaut, möchte sich noch abstimmen oder hat deine E-Mail einfach nicht mehr gefunden. Ein Link zum Online-Angebot macht das erneute Ansehen auf dem Telefon oder Laptop leicht.

2. Erstelle danach eine Aufgabe zum Angebot

Reagiert der Kunde nicht auf die erste Erinnerung, kannst du nach einer weiteren Verzögerung eine Aufgabe für den Vertrieb erstellen lassen. Gib der Aufgabe einen klaren Titel, zum Beispiel: „Kunden wegen offenem Angebot anrufen“. Verknüpfe die Aufgabe mit dem Angebot und dem Kunden, damit der Verkäufer den Verlauf direkt sehen kann.

Das ist der Unterschied zwischen einer Nachricht und echtem Nachfassen. Eine automatische E-Mail kann jemanden erinnern. Ein Mitarbeiter kann auf Zweifel eingehen, Optionen erklären und herausfinden, was nötig ist, damit es weitergeht.

3. Gib angesehenen Angeboten Vorrang

Erstelle eine separate Automatisierung für Angebote, die der Kunde geöffnet hat. Der Status wechselt zu „angesehen“, sobald der Kunde den Angebotslink zum ersten Mal öffnet. Das ist ein sinnvoller Moment, dem Verkäufer eine Aufgabe oder Meldung zu geben.

Du musst nicht bei jedem angesehenen Angebot sofort anrufen. Aber ein geöffnetes Angebot verdient oft früher Aufmerksamkeit als ein Angebot, das möglicherweise noch im Spamfilter liegt. Über offertes bekijken en opvolgen behältst du den Status im Blick: Entwurf, versendet, angesehen, angenommen oder abgelaufen.

Wann reicht eine automatische Nachricht und wann rufst du selbst an?

Nicht jedes Angebot braucht dieselbe Nachverfolgung. Bei einer einfachen Anfrage oder einem kleineren Betrag kann eine freundliche Erinnerung ausreichen. Bei einer großen, komplexen oder wichtigen Anfrage wirkt eine Standardnachricht oft zu unpersönlich.

Nutze deshalb Bedingungen. Automatisierungen können unter anderem auf den Angebotsbetrag, die Pipelinephase, die Quelle des Leads, den Angebotsstatus und darauf achten, ob der Kunde bereits reagiert hat. So kannst du zum Beispiel einstellen, dass normale Angebote zuerst eine Erinnerung erhalten, während eine größere Anfrage sofort eine Aufgabe für die persönliche Nachverfolgung auslöst.

Eine persönliche Nachverfolgung passt besonders, wenn:

• der Kunde das Angebot angesehen hat, aber noch zweifelt;
• das Angebot viele Optionen, Maßanfertigungen oder besondere Umstände enthält;
• das Angebot einen höheren Betrag hat und du nicht möchtest, dass es liegen bleibt;
• der Kunde zuvor eine Frage gestellt oder um Erklärung gebeten hat;
• ein Kollege den Vorgang bereits kennt und gezielt anrufen kann.

Automatisierung ersetzt dieses Gespräch nicht. Sie sorgt vor allem dafür, dass du nicht erst Wochen später entdeckst, dass ein Angebot noch offen ist.

Wie sieht das bei einem Angebot für eine Veranda aus?

Stell dir vor: Ein Kunde fragt ein Angebot für eine Veranda mit Glasdach, Seitenwänden und Beleuchtung an. Du verschickst das Angebot am Montag. Der Kunde öffnet es am Mittwoch, nimmt es aber noch nicht an.

Du kannst dann einstellen, dass der Verkäufer eine Aufgabe erhält, sobald das Angebot angesehen wurde. Er ruft nicht mit der Frage an: „Haben Sie das Angebot erhalten?“ Stattdessen kann er gezielter fragen, ob der Kunde noch beim Dach, bei der Farbe oder bei der Montage unsicher ist.

Bleibt eine Antwort aus, folgt nach einer festgelegten Anzahl von Tagen eine freundliche Angebotserinnerung. Kommt danach noch immer nichts zurück, erscheint eine zweite Aufgabe. Das Angebot bleibt außerdem als Karte auf deinem Pipelineboard sichtbar. Im Artikel über offertes opvolgen zonder losse lijstjes liest du, wie du diese Übersicht neben deinen Automatisierungen nutzt.

Wie verhinderst du, dass deine Automatisierung unpersönlich wird?

Schreibe deine Erinnerung so, wie du sie selbst verschicken würdest. Kurz, klar und ohne Druck. Gib dem Kunden einen einfachen Weg, eine Frage zu stellen oder zuzustimmen, aber tu nicht so, als wäre jede Situation gleich.

Prüfe auch deine Bedingungen, bevor du eine Automatisierung aktivierst. Ein Kunde, der gerade angerufen hat, muss nicht noch am selben Tag eine allgemeine Erinnerung bekommen. Und einer großen Anfrage möchtest du vielleicht nicht automatisch hinterherlaufen, sondern sie direkt einem festen Verkäufer zuweisen.

Mit automatiseringen in Klantly baust du die Nachverfolgung rund um die Ereignisse auf, die bereits in deinem System stehen. So läuft die Routine von selbst weiter, während du und dein Team Zeit für die Gespräche behalten, die einen Auftrag voranbringen.

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