Weniger E-Mails bei Angebotsanfragen: Lass Kunden die richtigen

Eine Anfrage wie „Was kostet eine Terrassenüberdachung?“ sieht nach einer Chance aus, bedeutet aber oft vor allem Arbeit. Weniger E-Mails bei Angebotsanfragen beginnen mit einer Änderung: Lass den Kunden direkt die Angaben machen, die du für eine Preisberechnung brauchst.

Dann musst du nicht über Maße, Material oder Zusatzoptionen rätseln. Der Kunde muss auch nicht überlegen, welche Angaben du brauchst. So beginnt das erste Gespräch direkt mit dem Inhalt statt mit einem langen Fragenkatalog.

Warum führt eine unverbindliche Preisanfrage zu so vielen E-Mails?

Der Kunde weiß meist nicht, welche Informationen den Preis bestimmen. Er denkt an eine Terrassenüberdachung im Garten oder ein neues Fenster, du musst aber wissen, welche Maße, Ausführung und Extras dazugehören. Genau diese Unterschiede sind für deine Kalkulation entscheidend.

Deshalb folgt oft dieselbe Reihe von Nachrichten. Du fragst nach Breite und Tiefe. Dann stellt sich heraus, dass das Dachmaterial oder die Farbe noch nicht feststehen. Anschließend kommt die Frage, ob Montage, Seitenwände oder die Ausführung ebenfalls berücksichtigt werden sollen.

Daran ist niemand schuld. Der Kunde ist kein Fachmann und kann nicht wissen, welche Auswahlmöglichkeiten in deiner Preisliste stehen. Doch jede zusätzliche E-Mail ist ein Moment, in dem eine Anfrage liegen bleibt oder der Kunde sich woanders umsieht.

Ein vollständiges Anfrageformular ersetzt nicht jedes Gespräch. Bei einer besonderen Situation musst du oft noch Maß nehmen oder vorbeikommen. Es verhindert aber die Nachrichten, die nur nötig sind, um die Grundlagen zusammenzutragen.

Welche Informationen solltest du für ein Angebot abfragen?

Frage nicht alles ab, was du jemals über einen Auftrag wissen möchtest. Beginne mit den Entscheidungen, die den Preis wirklich bestimmen. Bei den meisten maßgefertigten Produkten sind das fünf bis acht Fragen.

Bei einer Terrassenüberdachung können das zum Beispiel sein:

• Breite und Tiefe;
• Profilfarbe;
• Art des Dachmaterials;
• Seitenwände und Giebelelemente;
• Sonnenschutz, Beleuchtung und Montage.

Mit diesen Angaben kannst du eine Anfrage für einen ersten Preis und die weitere Beratung vollständig aufnehmen. Details, die erst bei einem Besuch sinnvoll sind, solltest du besser nicht vorab als Pflichtfeld aufnehmen. Ein langer Fragenkatalog schreckt ab, besonders auf dem Smartphone.

Arbeite deshalb mit klaren Auswahlmöglichkeiten statt mit offenen Eingabefeldern. „Ungefähr vier Meter, Farbe weiß ich noch nicht“ lässt sich schwer kalkulieren. Eine Auswahl für einen Größenbereich oder eine Farbe gibt dir direkt etwas, womit du arbeiten kannst.

Möchtest du festlegen, welche Fragen für dein Produkt am wichtigsten sind? Unter Angebotsformular mit fünf Auswahlmöglichkeiten erstellen erfährst du, wie du die preisbestimmenden Informationen als Ausgangspunkt nimmst.

Wie fragst du Maße und Optionen ab, ohne Kunden zu überfordern?

Ordne die Fragen logisch an und verteile sie auf kurze Schritte. Erst die Grundlagen, dann die Ausführung und erst danach die Extras. So muss der Kunde nicht gleichzeitig über Maße, Material, Farbe und Montage nachdenken.

Ein Formular mit einzelnen Schritten funktioniert gut, weil jede Frage einen klaren Grund hat. Der Kunde sieht zum Beispiel zuerst, welche Maße möglich sind. Danach wählt er ein Dachmaterial und sieht, welche Optionen dazu passen.

Lass Fragen weg, die nicht relevant sind. Wer keine Beleuchtung wählt, muss keine Lichtfarbe auswählen. Wer sich für eine bestimmte Ausführung entscheidet, muss keine Optionen sehen, die nicht dazu passen. So bleibt der Weg kurz, ohne dass dir Informationen fehlen.

Ein Konfigurator kann das auf deiner eigenen Website übernehmen. Der Besucher stellt sein Produkt Schritt für Schritt zusammen, sieht den Preis direkt mitlaufen und sendet anschließend seine Anfrage. Sieh dir an, wie ein Konfigurator für Angebote auf deiner Website Besuchern hilft, ihre Auswahl vorab klar festzulegen.

Praxisbeispiel: Von vier E-Mails zu einem inhaltlichen Gespräch

Angenommen, ein Kunde schreibt einem Anbieter für Terrassenüberdachungen und fragt, was eine Überdachung kostet. Der Verkäufer fragt nach Breite, Tiefe, gewünschter Dachart, Farbe und möglichen Seitenwänden. Zwei Tage später kommt eine Antwort zu Maßen und Farbe, aber nicht zum Dach oder zur Montage.

Nach einer weiteren E-Mail entscheidet sich der Kunde für Glas, später stellt sich aber heraus, dass er auch Sonnenschutz möchte. Erst nach mehreren Nachrichten kann der Verkäufer den Preis berechnen und ein Angebot erstellen. Inzwischen musste der Kunde vor allem warten und wiederholen, was er eigentlich meint.

In einem Formular mit einzelnen Schritten wählt derselbe Kunde zuerst Breite und Tiefe. Danach wählt er die Profilfarbe, das Dachmaterial, Seitenwände und möglichen Sonnenschutz. Bei jedem Schritt sieht er, was die Auswahl mit dem Preis macht.

Nach dem Absenden geht die Anfrage mit den Maßen, ausgewählten Optionen und dem berechneten Preis ein. Der Verkäufer muss weder neu rechnen noch Daten übernehmen. Er kann mit einer gezielten Frage anrufen, etwa zur Situation an der Hauswand oder zu einem Termin zum Aufmaß.

Das ist der Gewinn von weniger E-Mails bei einer Anfrage: nicht weniger persönlicher Kontakt, sondern weniger Kontakt, der nur dazu dient, fehlende Angaben einzuholen.

Was passiert, wenn die Anfrage vollständig eingeht?

Sobald du alle grundlegenden Informationen hast, kannst du eine Anfrage schneller bearbeiten. Du weißt, wonach der Kunde sucht, in welcher Preisklasse er liegt und welche Entscheidungen er bereits getroffen hat.

In Klantly kann eine Konfiguratoranfrage als Kontakt mit einem vollständig spezifizierten Angebot eingehen. Die Auswahl, Maße, Mehrwertsteuer und der berechnete Preis stehen dann bereits zusammen. Du prüfst die Anfrage und entscheidest selbst, was du dem Kunden anschließend schickst.

Das hilft auch, wenn mehrere Kollegen Kundenkontakt haben. Die Informationen bleiben auf der Kundenkarte, zusammen mit Gesprächen, Angeboten und Terminen. Ein Kollege muss den Kunden also nicht erneut fragen, was er genau wollte. Mehr dazu findest du unter Kundeninformationen an einem Ort verwalten.

Eine vollständige Anfrage ermöglicht auch eine schnelle Bestätigung. Der Kunde weiß, dass seine Anfrage angekommen ist, während du Zeit behältst, die Details zu prüfen. Ist noch etwas unklar, stellst du eine gezielte Frage, statt wieder bei null anzufangen.

Wann bleibt die persönliche Abfrage wichtig?

Nicht jeder Auftrag passt vollständig in ein Formular. Ein Umbau mit einer besonderen Konstruktion, schwieriger Zugänglichkeit oder einer Situation, die zuerst besichtigt werden muss, erfordert Fachwissen und ein Gespräch vor Ort.

Das ist kein Grund, vorab nichts abzufragen. Gerade dann helfen dir die Grunddaten, besser vorbereitet anzurufen. Du weißt bereits, um welches Produkt, welche Maße und welchen Wunsch es geht.

Sieh ein Formular daher nicht als Ersatz für Beratung. Es bereitet sie vor. Der Kunde wählt, was er bereits selbst wählen kann, und du nutzt deine Zeit für die Fragen, die wirklich Fachwissen erfordern.

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