Automatisierung neuer Leads: 3 Regeln, die du sofort einrichtest

Eine neue Anfrage, die als einzelne E-Mail eingeht, geht zwischen dem Rest schnell unter. Mit einer Automatisierung neuer Leads verschickst du direkt eine Bestätigung, weist die Aufgabe zu und erkennst, welche Anfrage nicht warten kann.

Das bedeutet nicht, dass du jeden Kunden mit Nachrichten überhäufst. Wähle Regeln mit einer klaren Aufgabe. So bleibt der Kunde informiert und dein Team weiß, was zu tun ist.

Welche Automatisierung für neue Leads brauchst du zuerst?

Starte mit dem Moment, in dem ein neuer Lead angelegt wird. Das kann eine Anfrage über deinen Konfigurator sein, aber auch ein Kontakt, der aus einem Gespräch entsteht. Über diesen Auslöser kannst du Aktionen sofort oder nach einer von dir gewählten Verzögerung ausführen lassen.

Richte nicht gleich zehn Regeln ein. Drei Aktionen decken meist die wichtigste Arbeit ab:

• eine Bestätigung an den Kunden;
• eine Aufgabe für die Person, die nachfasst;
• eine interne Benachrichtigung für Anfragen, die besondere Aufmerksamkeit brauchen.

Diese Basis verhindert, dass eine Anfrage liegen bleibt, weil alle denken, jemand anderes kümmert sich darum. In der Erklärung zu Automatisierungen siehst du, wie Auslöser, Bedingungen, Aktionen und Verzögerungen zusammenhängen.

Wie verschickst du sofort eine Lead-Bestätigung, ohne unpersönlich zu wirken?

Die erste Aktion ist eine kurze Bestätigung. Der Kunde braucht noch keine lange Erklärung. Er möchte vor allem wissen, dass seine Anfrage angekommen ist und was er erwarten kann.

Halte den Text ruhig und konkret. Nenne zum Beispiel seinen Namen, bedanke dich für die Anfrage und teile ihm mit, dass du die Angaben prüfst. Wurde ein Preis oder eine Konfiguration mitgeschickt, kannst du erwähnen, dass du sie erhalten hast. Versprich keine Antwortzeit, die du an stressigen Tagen nicht einhalten kannst.

Eine gute Lead-Bestätigung erfüllt drei Aufgaben: Sie nimmt Unsicherheit, macht Erwartungen klar und gibt dir Zeit, gut zu reagieren. Gerade bei Anfragen am Abend oder am Wochenende verhindert sie, dass der Kunde denkt, seine Nachricht sei im Nichts verschwunden.

Mach aus dieser Bestätigung kein Verkaufsgespräch. Eine Nachricht reicht aus. Füge nur dann eine zweite automatische Erinnerung hinzu, wenn es dafür einen klaren Grund gibt, etwa wenn jemand selbst noch einen Termin auswählen muss.

Wie lässt du automatisch eine Aufgabe für die richtige Person erstellen?

Eine Bestätigung ist angenehm für den Kunden, löst intern aber noch nichts. Deshalb lautet die zweite Aktion: Lass bei jedem neuen Lead eine Aufgabe erstellen. Verknüpfe diese Aufgabe mit dem Kontakt, damit der Mitarbeiter sofort die Anfrage, Notizen und frühere Kommunikation sieht.

Gib der Aufgabe einen klaren Titel, zum Beispiel: Neue Anfrage anrufen. Weise sie dem Verkäufer, dem Innendienstmitarbeiter oder dem Inhaber zu, der neue Anfragen bearbeitet. Setze eine Frist, die zu eurer Arbeitsweise passt.

Arbeitest du mit mehreren Personen, legt vorher fest, wer welche Art von Lead bekommt. Sonst automatisierst du nur die Verwirrung. Eine Aufgabe ist vor allem dann sinnvoll, wenn eine Person für den nächsten Schritt verantwortlich ist und Kollegen sehen können, dass dieser Schritt bereits übernommen wurde.

Eine Kundenkarte hilft dabei. Dort steht nicht nur die Aufgabe, sondern auch alles andere, was mit diesem Kunden passiert: Termine, Angebote, Nachrichten und Notizen. Schau dir an, wie du das mit Kunden und Leads in einem CRM organisierst.

Wann gibst du einem neuen Lead mit einer internen Benachrichtigung besondere Aufmerksamkeit?

Nicht jede Anfrage braucht die gleiche Behandlung. Eine kleine Standardanfrage kann problemlos in der normalen Nachfassreihe bleiben. Eine große Anfrage, ein Lead aus einer wichtigen Kampagne oder eine Anfrage ohne Termin braucht manchmal sofortige Aufmerksamkeit.

Dafür erstellst du eine dritte Regel mit Bedingungen. Der Auslöser bleibt gleich: neuer Lead. Die Regel löst nur dann eine interne Benachrichtigung aus, wenn die Anfrage deine Bedingungen erfüllt. Denk an einen Angebotswert über einer Grenze, eine bestimmte Herkunft oder ein bestimmtes Konfiguratorformular.

Praxisbeispiel: Ein Terrassenüberdachungsbetrieb erhält im Frühjahr viele Anfragen. Jede Anfrage bekommt automatisch eine Bestätigung und eine Aufgabe für den Innendienst. Geht eine Anfrage mit einem höheren Betrag ein, als das Unternehmen selbst festgelegt hat, erhält der Inhaber zusätzlich eine Benachrichtigung auf seinem Telefon. So kann er die Anfrage schnell prüfen und entscheiden, selbst anzurufen.

So gibst du wichtigen Anfragen Vorrang, ohne jeden Lead vollständig manuell beurteilen zu müssen. Achte aber darauf: Eine Benachrichtigung ist ein Signal und kein Ersatz für eine klare Aufgabe. Sorge dafür, dass auch dieser Lead bei einer Person landet, die die Nachverfolgung tatsächlich übernimmt.

Wie vermeidest du, dass die Lead-Nachverfolgung zu stark automatisiert wird?

Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie dir langweilige, wiederkehrende Arbeit abnimmt. Das erste Gespräch, die Beurteilung einer besonderen Situation und ein passendes Angebot bleiben Arbeit für Menschen.

Prüfe deine drei Regeln deshalb nach ein paar Wochen. Schau, ob Bestätigungen zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden, ob Aufgaben nicht offen bleiben und ob interne Benachrichtigungen nur bei wirklich wichtigen Anfragen ausgelöst werden. Passe erst danach Bedingungen oder Verzögerungen an.

Ein paar einfache Vereinbarungen halten deine Automatisierung brauchbar:

• schicke pro Ereignis nicht mehrere Nachrichten ohne klaren Grund;
• formuliere Aufgaben konkret und weise sie immer einer verantwortlichen Person zu;
• nutze Bedingungen für große oder ungewöhnliche Anfragen, damit nicht jeder Lead wie ein Notfall wirkt;
• halte in der Aufgabe fest, was der nächste Schritt ist: anrufen, Angebot prüfen oder einen Termin vorschlagen;
• prüfe offene Aufgaben und Leads regelmäßig auf deinem Pipeline-Board.

Vor allem der letzte Punkt verhindert, dass eine saubere Automatisierung am Ende doch in einer vollen Liste landet, die niemand ansieht. Wenn du laufende Vorgänge besser im Griff haben willst, lies auch, wie du ein Pipeline-Board für Angebote und Chancen nutzt.

Mit diesen drei Aktionen bleibt eine neue Anfrage nicht mehr liegen, bis jemand zufällig Zeit hat. Möchtest du in Ruhe herausfinden, wie Klantly dein Unternehmen dabei unterstützen kann? Kostenlos starten