Einkaufspreise schützen: So richtest du Rollen und Rechte ein

Sobald mehrere Personen Angebote erstellen, Kunden helfen oder Arbeitsaufträge ausfüllen, möchtest du Einkaufspreise schützen. Nicht, weil du deinem Team misstraust, sondern weil nicht jeder deine Margen und Preisstruktur kennen muss, um gut arbeiten zu können.

Der praktische Ansatz ist einfach: Gib Mitarbeitenden Zugriff auf die Bereiche und Aktionen, die zu ihrer Arbeit gehören. So kann ein Monteur einen Arbeitsauftrag abschließen und ein Verkäufer ein Angebot erstellen, ohne dass sensible Preisinformationen unnötig vielen Personen zugänglich sind.

Warum solltest du Einkaufspreise schützen?

Deinen Verkaufspreis braucht ein Verkäufer vielleicht, um ein Angebot zu erstellen. Einkaufspreis und Marge sind etwas anderes. Diese Informationen zeigen genau, wie viel Spielraum in einem Produkt oder einer Ausführung steckt. Sie müssen nicht standardmäßig für alle sichtbar sein, die mit Kunden arbeiten.

Das Gegenteil ist ebenfalls unpraktisch. Wenn du aus Vorsicht niemandem Rechte gibst, läuft alles über dich. Dann kann ein Kollege kein Angebot verschicken, keinen Arbeitsauftrag abschließen und keinem Kunden helfen, ohne zuerst um Erlaubnis zu fragen. Du wirst selbst zum Engpass.

Mit Rollen und Rechten entscheidest du also nicht einfach zwischen offen oder geschlossen. Du legst pro Funktion fest, was jemand braucht, um selbstständig arbeiten zu können.

In Klantly richtest du Rechte pro Bereich ein, etwa für Angebote, Rechnungen, Arbeitsaufträge, Kunden, Termine und Berichte. Innerhalb dieser Bereiche bestimmst du auch, welche Aktionen jemand ausführen darf: ansehen, erstellen, ändern, löschen, versenden oder exportieren. Schaltflächen und Menüpunkte, für die jemand keine Berechtigung hat, werden nicht angezeigt.

Welche Rechte braucht jeder Mitarbeitende wirklich?

Beginne nicht mit allen möglichen Häkchen. Beginne mit der täglichen Arbeit einer Funktion. Welche Informationen muss jemand sehen? Was muss er erstellen oder anpassen können? Und was sollte nur bei dir, in der Verwaltung oder bei einer Führungskraft liegen?

Eine praktische Grundaufteilung sieht oft so aus:

• Monteur: sieht die eigenen Arbeitsaufträge und die Kundendaten, die vor Ort nötig sind. Er erfasst Stunden und Materialien, fügt Fotos hinzu und lässt den Kunden unterschreiben. Einkaufspreise, Margen und umfangreiche Finanzberichte sind für diese Arbeit meist nicht nötig.
• Innendienstmitarbeiter: verwaltet Kundendaten, plant Termine, bearbeitet eingehende Nachrichten und erstellt Angebote oder Rechnungen nach eurem Ablauf. Gib das Recht zum Versenden von Dokumenten nur dann, wenn der Mitarbeiter das wirklich tun muss.
• Verkäufer: sieht die Kundeninformationen, Termine und Angebote, die für den Verkaufsprozess nötig sind. Er kann Angebote erstellen und nachverfolgen, braucht aber nicht automatisch Zugriff auf interne Einkaufspreise oder Margenberichte.
• Verwaltung oder Inhaber: verwaltet Rechnungen, Berichte und sensible Preisinformationen. Diese Rolle kann beispielsweise auch Preisregeln anpassen oder Daten exportieren, wenn das zur Arbeit gehört.

Das sind keine festen Gesetze. In einem kleinen Betrieb kann eine Person mehrere Rollen haben. Es geht nicht darum, Funktionen kompliziert zu machen, sondern darum zu verhindern, dass Zugriffe versehentlich viel weiter reichen als nötig.

Wie richtest du Rollen und Rechte ein, ohne dein Team auszubremsen?

Erstelle zuerst Rollen, die zu eurem eigenen Ablauf passen. Denk an Monteur, Innendienst, Verkauf und Buchhaltung. Weise Mitarbeitende anschließend einer Rolle zu. Braucht ein Kollege vorübergehend mehr Zugriff, kannst du das pro Nutzer abweichend einstellen.

Arbeite dann vom Groben zum Feinen. Gib zuerst Zugriff auf die Bereiche, die jemand täglich nutzt. Lege danach pro Bereich fest, was diese Person tun darf. Wer Angebote nur vorbereitet, muss sie zum Beispiel nicht unbedingt versenden dürfen. Wer Arbeitsaufträge ausfüllt, muss keine Rechnungen löschen können.

Stell dir bei jeder Berechtigung drei Fragen:

1. Braucht dieser Mitarbeitende das, um seine Arbeit heute gut zu erledigen?
2. Was passiert, wenn er das nicht kann?
3. Welches Risiko entsteht, wenn diese Information oder Aktion für alle verfügbar ist?

So vermeidest du zwei bekannte Probleme: einen Monteur, der die Kundenadresse nicht sehen kann, obwohl er dorthin fahren muss, oder eine Aushilfskraft, die Zugriff auf alle Finanzdaten hat.

Wie funktioniert das Abschirmen von Margen in der Praxis?

Stell dir vor: Du hast einen Sonnenschutzbetrieb mit zwei Monteuren, einem Innendienstmitarbeiter und einem Verkäufer. Der Verkäufer erstellt Angebote und muss sehen können, welche Ausführung der Kunde auswählt und welcher Verkaufspreis dazugehört. Der Innendienst plant Aufmaßtermine und verschickt Dokumente. Die Monteure erledigen ihre Arbeit vor Ort.

Neben dem Verkaufspreis hinterlegst du bei deinen Preisregeln auch den Einkaufspreis. So kannst du intern sehen, welche Marge eine Ausführung bringt. Diese Einkaufspreise sind für Kunden nicht sichtbar – und auch nicht für Kollegen, denen du dieses Recht nicht gibst.

Der Verkäufer kann anschließend selbstständig Angebote erstellen, ohne die Marge sehen zu müssen. Der Monteur öffnet den Arbeitsauftrag auf seinem Smartphone, sieht, was er ausführen soll, und erfasst Stunden, Materialien und Fotos. Der Innendienst bearbeitet den Kunden und die Planung. Du oder die Person, die für Preise zuständig ist, behaltet Zugriff auf Preisregeln, Einkaufspreise und Margenberichte.

So bleiben die Informationen für die Person verfügbar, die damit steuern muss, während dein Team nicht für jede gewöhnliche Handlung bei dir anklopfen muss. Möchtest du Kundeninformationen außerdem sauber pro Kontakt festhalten, hilft ein zentrales CRM für Kundendaten und Kommunikation, damit alle mit den richtigen Rechten aus derselben Historie arbeiten.

Was können Rollen und Rechte nicht lösen?

Berechtigungen begrenzen unnötigen Zugriff. Sie ersetzen keine guten Absprachen, keine sorgfältige Einarbeitung und kein Vertrauen in dein Team. Wer Informationen auf seinem Bildschirm sehen darf, kann sie theoretisch immer abschreiben oder weitergeben.

Triff deshalb auch Vereinbarungen darüber, wer Preise ändert, wer Rabatte geben darf und wo interne Notizen hingehören. Prüfe deine Rollen außerdem, wenn jemand die Funktion wechselt, vorübergehend mitarbeitet oder das Unternehmen verlässt. Beim Ausscheiden schließt du ein Konto, statt einzelne Passwörter oder gemeinsam genutzte Dateien durchzugehen.

Achte auch auf den Unterschied zwischen dem Schutz von Kundendaten und dem Unmöglichmachen der Arbeit. Ein Kollege, der einem Kunden helfen muss, braucht häufig die Historie von Angeboten, Terminen und Gesprächen. Die Kundeninformationen zentral verwalten hilft gerade dabei, Übergaben reibungslos zu gestalten. Schränke sensible Daten also gezielt ein, nicht blind.

Zum Schluss: Halte dein Preismanagement selbst gut in Ordnung. Rechte verhindern nicht, dass ein falscher Einkaufspreis eingegeben wird. Wer Preise zentral verwaltet, Änderungen kontrolliert und frühere Versionen wiederherstellen kann, verringert auch das Risiko von Fehlern in Angeboten.

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