Rechenfehler in Angeboten vermeiden: So arbeitest du schneller

Rechenfehler in Angeboten zu vermeiden, fängt nicht damit an, kurz vor dem Absenden noch genauer zu prüfen. Es fängt damit an, dass du aufhörst, Preise aus einzelnen Lieferantenlisten, alten Tabellen und einem Angebot vom letzten Jahr zusammenzustellen.

Diese Vorgehensweise scheint schnell zu sein, vor allem, wenn du nur ein Angebot erstellen musst. Aber sobald sich Preise ändern, Optionen abweichen oder ein Kollege die Arbeit übernimmt, kommt es zu veralteten Beträgen, vergessenen Posten und einem falschen Preis im Angebot.

Warum führen einzelne Preisdateien zu Fehlern in Angeboten?

Ein Angebot aus Excel, PDF-Preislisten und kopierten Dokumenten zu erstellen bedeutet, dass du jedes Mal aufs Neue suchen, rechnen und abtippen musst. Jeder manuelle Schritt birgt das Risiko, dass du die falsche Zeile nimmst oder eine Option übersiehst.

Ein häufiger Fehler ist das Kopieren eines früheren Angebots. Die Grundlage ist dann zwar schon vorhanden, aber vielleicht ist dort noch ein alter Einkaufspreis, ein veralteter Montageposten oder ein Rabatt enthalten, der nicht zum neuen Kunden passt. Das Dokument sieht vertraut aus, während der Inhalt nicht mehr stimmt.

Außerdem können verschiedene Mitarbeiter unbemerkt mit unterschiedlichen Versionen arbeiten. Der Verantwortliche hat die neueste Lieferantenliste, ein Kollege rechnet noch mit einer alten Datei und jemand anderes nutzt eine eigene Kalkulationstabelle. Dann gibt es keinen festen Preis, sondern das Ergebnis hängt davon ab, wer das Angebot erstellt.

Die Risiken stecken meist in kleinen Handlungen:

• Eine Preiserhöhung des Lieferanten ist noch nicht in der Kalkulationstabelle berücksichtigt;
• eine zusätzliche Option, wie Montage oder Endbearbeitung, wird nicht berücksichtigt;
• eine Größe fällt in eine andere Preisklasse, als du zunächst denkst;
• ein Mehrwertsteuersatz wird falsch angewendet;
• ein kopierter Rabatt bleibt versehentlich stehen.

Einen falschen Preis im Angebot zu korrigieren, bevor der Kunde zustimmt, ist schon ärgerlich. Wenn du den Fehler erst während der Ausführung oder bei der Nachkalkulation entdeckst, kann die Marge für den Auftrag verloren gehen.

Wie sieht ein Rechenfehler in einem Angebot in der Praxis aus?

Angenommen: Du verkaufst Terrassenüberdachungen. Ein Kunde fragt nach einer vier Meter breiten Veranda mit Glasdach, Seitenwand, Beleuchtung und Montage. Du holst ein altes Angebot hervor, schlägst die Breite in der Lieferantenliste nach und addierst die Optionen manuell.

Den Grundpreis hast du schnell gefunden. Aber der Glaspreis wurde letzten Monat angepasst und die Beleuchtung steht in einem zweiten Reiter. Die Seitenwand wird zwar in der Beschreibung erwähnt, aber du vergisst, sie in die Gesamtsumme einzubeziehen. Der Kunde erhält ein ordentliches Angebot, nur eben nicht das richtige.

Das ist keine Nachlässigkeit. Das Problem ist, dass du dir beim Berechnen der Preise für das Angebot merken musst, welche Dateien aktuell sind, welche Optionen zusammengehören und welche Ausnahmen gelten. Wenn viel los ist oder du die Arbeit an einen Kollegen übergibst, wird das nur noch schwieriger.

Deshalb ist es klug, sich nicht auf das Gedächtnis einer Person oder auf ein gut kopiertes Dokument zu verlassen. Die Preisgestaltung muss an einem Ort zusammengefasst sein und für alle gleich funktionieren.

Wie vermeidest du Rechenfehler mit zentralen Preisregeln?

Preise zentral zu verwalten bedeutet, dass du die Regeln hinter deinem Angebot einmalig festlegst. Für Produkte mit festen Maßangaben und Kombinationen verwendest du eine Preismatrix. Darin legst du zum Beispiel fest, welcher Preis zu einer bestimmten Breite, Tiefe, Materialart und Ausführung gehört.

Bei Produkten, deren Preis vor allem von der Fläche, Länge oder Stückzahl abhängt, ist eine Formel vielleicht besser geeignet. Denk zum Beispiel an einen Grundbetrag plus einen Preis pro Quadratmeter. Der richtige Ansatz hängt also davon ab, wie dein Produkt kalkuliert wird – nicht davon, welche Tabellenkalkulation du gerade zufällig benutzt.

In „Klantly“ werden diese Preisregeln sowohl für den Konfigurator als auch für das Angebot verwendet. Eine Anfrage über die Website kommt daher bereits mit den Auswahlen, Maßen und dem berechneten Preis herein. Du überprüfst das Angebot und versendest es, anstatt alles neu berechnen zu müssen. Auf der Seite zum Erstellen und Versenden von Angeboten siehst du, wie Angebote als Webseite und als PDF versendet werden.

Eine zentrale Preisliste hilft nur, wenn du sie auch gut pflegst. Arbeite daher nach einer festen Reihenfolge:

1. Importiere oder gib deine aktuellen Preise ein.
2. Überprüfe, ob alle relevanten Kombinationen einen Preis haben.
3. Überprüfe Änderungen, bevor du sie übernimmst.
4. Speichere frühere Versionen, damit du eine fehlerhafte Änderung rückgängig machen kannst.
5. Leg fest, wer Preise anpassen darf und wer sie überprüft.

Du musst nicht jede mögliche Größe einzeln eingeben. Mit Größenbereichen kann eine einzige Preisregel einen ganzen Bereich abdecken. Wenn du bereits eine Lieferantenliste in Excel hast, kannst du diese als Ausgangspunkt nutzen. Unter „Preisliste online in Excel erstellen“ wird erklärt, wie du eine Liste in eine Preisberechnung umwandelst.

Warum musst du Preisänderungen immer überprüfen?

Eine zentrale Liste verhindert zwar nicht, dass jemand einen falschen Betrag eingibt. Der Unterschied ist jedoch, dass sich deine Fehler nicht mehr über fünf Dateien und zwanzig alte Angebote verteilen. Du passt den Preis an einer Stelle an und kannst sehen, was sich ändert.

Das ist besonders wichtig nach einer Preiserhöhung eines Lieferanten. Überprüfe nicht nur den neuen Betrag, sondern auch, welche Kombinationen davon betroffen sind. Prüfe, ob ein neues Material, eine neue Farbe oder eine zusätzliche Option noch überall einen Preis hat. Fehlende Kombinationen führen sonst dazu, dass ein Kunde gerade bei der gewünschten Ausführung keinen passenden Preis sieht.

Das Überprüfen einer Preismatrix ist keine Aufgabe, die du nach Gefühl erledigen solltest. Gerade bei mehreren Optionen steigt die Anzahl der Kombinationen schnell an. Durch eine Überprüfung auf fehlende Preisregeln siehst du, welche Lücken noch bestehen, bevor dein Formular oder dein Angebot daran scheitert. Praktische Schritte dazu findest du unter „Preismatrix überprüfen“.

Wann erstellst du ein Angebot ohne Excel?

Excel ist nicht unbedingt falsch. Für eine einmalige Berechnung oder eine interne Analyse kann es prima funktionieren. Aber wenn du immer wieder die gleiche Art von Angeboten erstellst, wird Excel schnell zu einem Zwischenschritt, den du überprüfen, kopieren und aktualisieren musst.

Ein Angebot ohne Excel zu erstellen, ist vor allem dann sinnvoll, wenn sich dein Preis aus wiederkehrenden Auswahlmöglichkeiten zusammensetzt. Denk dabei an Maße, Material, Farbe, Glas, Montage oder Zubehör. Fasse diese Auswahlmöglichkeiten und die dazugehörigen Preisregeln zentral zusammen, damit jeder Mitarbeiter dieselbe Grundlage nutzt.

Das spart nicht nur Zeit. Der Kunde erhält auch ein Angebot, das genau auf seine Auswahl abgestimmt ist, und du kannst die Zusammensetzung später leicht nachvollziehen. Bei einem Konfigurator gilt außerdem, dass der Preis, den der Kunde basierend auf seinen Auswahlen gesehen hat, in der Anfrage und im Angebot wieder auftaucht. Besondere Situationen, wie eine schwierige Anfahrtsroute oder eine abweichende Bausituation, besprichst du dann separat, anstatt sie stillschweigend in einer Standardberechnung zu verstecken.

Möchtest du weniger Zeit mit Suchen, Rechnen und Korrigieren verbringen? Starte kostenlos und entdecke unverbindlich, was Klantly für deine Art der Angebotserstellung leisten kann.