Lieferantenpreise aktualisieren: falsche Angebote vermeiden

Du prüfst dein Angebot noch einmal, bevor du es verschickst. Die Maße stimmen, die Optionen sind enthalten und die Mehrwertsteuer ist korrekt. Aber wenn du deine Lieferantenpreise nicht aktualisierst, kann die Grundlage des Angebots bereits veraltet sein.

Diesen Fehler bemerken viele Unternehmer erst, nachdem der Kunde zugestimmt hat. Der Preis auf dem Papier stimmt dann zwar mit deiner Kalkulation überein, aber nicht mehr mit dem Betrag, den du für das Material bezahlen musst. Eine kleine Erhöhung pro Bauteil kann bei einem größeren Auftrag deine gesamte Marge beeinträchtigen.

Warum führen veraltete Lieferantenpreise zu falschen Angeboten?

Eine Lieferantenpreisliste ändert sich manchmal, ohne dass du sofort etwas damit machst. Du erhältst eine neue Liste, speicherst sie in deinem Postfach oder Download-Ordner und nimmst dir vor, sie später zu übernehmen. Währenddessen erstellst du Angebote mit den alten Beträgen.

Das passiert vor allem, wenn deine Preise an mehreren Stellen liegen. Zum Beispiel in einer Lieferantenliste, einer eigenen Excel-Datei und in alten Angeboten, die du immer wieder als Vorlage kopierst. Dann ist es schwierig zu erkennen, welche Version maßgeblich ist.

Das Problem besteht nicht nur aus einem zu niedrigen Verkaufspreis. Veraltete Preise sorgen auch für Unsicherheit in deinem Arbeitsablauf. Dein Verkäufer kann glauben, mit aktuellen Preisen zu rechnen, während jemand anderes im vergangenen Monat eine andere Datei verwendet hat.

Die Folgen bemerkst du oft zu einem ungünstigen Zeitpunkt:

• Erst bei der Bestellung stellst du fest, dass das Material teurer geworden ist.
• Du musst ein akzeptiertes Angebot erneut besprechen, weil sich der Preis nicht mehr halten lässt.
• Mitarbeitende rechnen für dieselbe Ausführung mit unterschiedlichen Beträgen.
• Du weißt nicht mehr, welche Preisversion hinter einem bestimmten Angebot stand.
• Du steuerst nach Umsatz, während die Marge pro Auftrag unbemerkt kleiner wird.

Ein Angebot sorgfältig zu prüfen, bleibt natürlich sinnvoll. Eine Preiserhöhung, die bereits in den Quelldaten steckt, findest du dadurch aber nicht.

Warum machen einzelne Tabellenblätter das Aktualisieren von Lieferantenpreisen anfällig?

Eine Tabellenkalkulation ist oft ein guter Anfang. Du kennst dein Sortiment, stellst Maße und Optionen nebeneinander und baust eine praktische Berechnung. Anfällig wird es, sobald mehrere Personen damit arbeiten, dein Sortiment wächst oder Lieferanten ihre Preise ändern.

Stell dir vor: Ein Terrassenüberdachungsbetrieb erhält eine neue Lieferantenliste für Aluminiumprofile und Glasdächer. Der Inhaber passt die Beträge in seiner eigenen Excel-Datei an. Ein Mitarbeiter verwendet jedoch eine Kopie, die er vor zwei Monaten auf seinem Laptop gespeichert hat. Dieser Mitarbeiter erstellt ein Angebot für eine Terrassenüberdachung mit Glasdach, Seitenwand und Montage.

Das Angebot sieht ordentlich aus. Nur der Preis für die Profile und das Dach stammt noch aus der alten Liste. Der Kunde akzeptiert das Angebot, danach fällt die Bestellung teurer aus als erwartet. Der Fehler lag nicht in der Addition. Er begann mit einer Version, die niemand mehr als veraltet erkannte.

Einzelne Dateien machen das zusätzlich schwierig, weil eine Änderung selten überall gleichzeitig ankommt. Einen Betrag in einem Tabellenblatt anzupassen, sagt nichts über eine andere Datei, eine alte Kopie oder ein Angebot aus, das jemand manuell erstellt. Gerade bei viel Arbeit wird dann oft mit dem gearbeitet, was schnell verfügbar ist.

Möchtest du auch sehen, wie du Rechenfehler umfassender vermeidest? Dann hilft dir dieser Artikel über Rechenfehler in Angeboten vermeiden. Der Kern bleibt derselbe: Arbeite mit einer aktuellen Quelle statt mit mehreren Kopien.

Wie kannst du Preisregeln zentral aktualisieren?

Die sicherste Vorgehensweise ist einfach: Hinterlege deine Verkaufspreise und, wenn du danach steuern möchtest, deine Einkaufspreise zentral. Ein Angebot nutzt dann immer dieselben Preisregeln. Du musst nicht mehr raten, welche Datei die aktuellste Version ist.

In Klantly kannst du Preise mit Preisregeln verwalten. Für Produkte mit Größenbereichen und festen Kombinationen verwendest du eine Preis-Matrix. Denk an eine bestimmte Breite, Tiefe und Dachart. Für Produkte, die vor allem pro Quadratmeter, Meter oder Stück berechnet werden, kannst du mit einer Formel arbeiten.

Dadurch wird das Aktualisieren von Lieferantenpreisen übersichtlicher. Du passt die Preisregeln einmal an, und neue Berechnungen verwenden diese angepassten Regeln. Bei einem Konfigurator wird der Preis außerdem beim Absenden der Anfrage noch einmal berechnet. So kommt eine Anfrage mit einem berechneten Preis, Maßen und Auswahlmöglichkeiten bei dir an, statt mit losen Informationen, die du erneut kalkulieren musst.

Eine praktische Vorgehensweise für eine Preiserhöhung ist:

1. Speichere die neue Lieferantenliste und lege fest, welche Produkte oder Optionen betroffen sind.
2. Aktualisiere zuerst die zentralen Preisregeln, nicht einzelne Angebote oder alte Kopien.
3. Prüfe einige häufige Kombinationen, zum Beispiel Standardmaße und beliebte Zusatzoptionen.
4. Prüfe, ob Preis-Kombinationen fehlen, nachdem du Auswahlmöglichkeiten hinzugefügt oder geändert hast.
5. Vereinbare intern, ab welchem Zeitpunkt alle mit den neuen Preisen arbeiten.

Wenn du viele Regeln hast, musst du sie nicht einzeln abtippen. Du kannst Preise aus Excel importieren, vorher sehen, was sich ändert, und die Änderung anschließend bestätigen. Das ist besonders praktisch, wenn ein Lieferant eine vollständige Liste mit neuen Beträgen liefert.

Was machst du, wenn du eine fehlerhafte Preisänderung übernimmst?

Auch zentral zu arbeiten bedeutet nicht, dass nie etwas schiefgeht. Vielleicht ist eine Spalte in deiner Importdatei falsch. Oder du hast einen Betrag geändert, der nur für einen bestimmten Größenbereich gelten sollte. Der Unterschied ist: Du musst einen solchen Fehler nicht mit noch mehr einzelnen Dateien beheben.

Bei Preisregeln in Klantly wird jede Änderung als Version gespeichert. Du siehst, welcher Stand vorher aktiv war, und kannst eine frühere Version wiederherstellen. Das gibt Sicherheit bei größeren Aktualisierungen: Du musst nicht warten, bis du zu hundert Prozent sicher bist, dass nichts mehr angepasst werden muss.

Prüfe nach einer größeren Änderung aber immer einige echte Fälle. Wähle zum Beispiel ein kleines Produkt, eine Standardausführung und eine Ausführung mit mehreren Optionen. Vergleiche das Ergebnis mit der neuen Lieferantenliste und prüfe, ob der Verkaufspreis noch zu deiner gewünschten Marge passt.

Das ist wichtig. Nur die Preise beim Lieferanten anzupassen, reicht nicht aus, wenn du nicht siehst, was am Ende übrig bleibt. Wenn du Einkaufs- und Verkaufspreis pro Position hinterlegst, kannst du besser beurteilen, welche Ausführung wirklich etwas beiträgt. Lies auch, wie du die Marge pro Auftrag berechnest, wenn der Umsatz allein nicht genug aussagt.

Wie hältst du deine Preisliste aktuell, ohne jedes Angebot einzeln zu prüfen?

Mach die Preisverwaltung zu einem festen Teil deines Prozesses, nicht zu etwas für den Fall, dass gerade Zeit übrig ist. Sobald eine neue Lieferantenliste eingeht, muss klar sein, wer sie prüft, wer die Preisregeln aktualisiert und wer die Kontrolle übernimmt.

Das muss kein großes Projekt sein. Es geht vor allem um eine klare Arbeitsweise. Lass Mitarbeitende nicht selbst Beträge in ihren eigenen Dateien ändern, wenn die zentrale Liste maßgeblich sein soll.

Bei Unternehmen mit Maßanfertigungen ist das besonders wichtig. Eine Terrassenüberdachung, ein Fensterrahmen oder Sonnenschutz besteht aus Entscheidungen, die sich gegenseitig beeinflussen. Wenn eine Preisregel nicht aktuell ist, kann ein ansonsten perfektes Angebot trotzdem falsch ausfallen.

Eine aktuelle Preisliste schützt nicht nur deine Marge. Du arbeitest auch schneller, weil du weniger nachrechnen musst und bei den Beträgen, die du verschickst, weniger zweifelst. So bleibt mehr Zeit, das Angebot inhaltlich gut zu machen, statt immer wieder die Grundlage zu prüfen.

Möchtest du entdecken, wie Klantly dir helfen kann, Preise, Angebote und Kundenarbeit in einer Umgebung zu verwalten? Testphase starten.