Gutschrift erstellen: So korrigieren Sie eine versendete Rechnung

Sie entdecken einen Fehler, nachdem die Rechnung bereits versendet wurde. Vielleicht wurde eine falsche Stundenzahl berechnet, eine Materialposition vergessen oder eine Leistung muss doch entfallen. Eine Gutschrift erstellen ist dann der saubere Weg, Ihre Rechnung zu korrigieren, ohne dass Ihre Buchhaltung unübersichtlich wird.

Ändern Sie eine versendete Rechnung nicht stillschweigend und löschen Sie sie auch nicht. Ihr Kunde hat bereits ein Dokument mit einer Rechnungsnummer erhalten. Wenn Sie die ursprüngliche Rechnung bestehen lassen und eine Gutschrift hinzufügen, bleibt für Sie, Ihren Kunden und Ihren Steuerberater nachvollziehbar, was passiert ist.

Wann müssen Sie eine Rechnung gutschreiben?

Sie schreiben eine Rechnung gut, sobald eine versendete Rechnung inhaltlich nicht mehr stimmt. Das kann eine vollständige Korrektur sein, aber auch nur eine einzelne Position betreffen. Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen; die Gutschrift verweist auf diese Rechnung und bucht den Betrag ganz oder teilweise zurück.

Häufige Situationen sind:

• Sie haben eine falsche Anzahl an Stunden oder Materialien oder einen falschen Preis berechnet.
• Ein Kunde erhält einen vereinbarten Rabatt, der noch nicht auf der Rechnung stand.
• Eine Leistung wurde nicht erbracht oder ein Auftrag wurde teilweise storniert.
• Sie haben die Rechnung an den falschen Kunden geschickt und müssen die gesamte Rechnung berichtigen.
• Ein Umsatzsteuersatz oder eine Rechnungsposition muss korrigiert werden.

Solange eine Rechnung noch ein Entwurf ist, können Sie sie einfach anpassen. Wurde sie bereits versendet, ist eine Gutschrift der richtige Weg. So vermeiden Sie, dass Ihre Buchhaltung etwas anderes zeigt als das Dokument, das beim Kunden liegt.

Wie können Sie eine Gutschrift in Klantly erstellen?

In Klantly erstellen Sie eine Gutschrift direkt aus der versendeten Rechnung, die Sie korrigieren möchten. Sie müssen die Daten nicht erneut eingeben. Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie die Option zum Gutschreiben. Danach entscheiden Sie, ob Sie alles oder nur bestimmte Positionen gutschreiben.

Gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie die versendete Rechnung, die nicht stimmt.
2. Wählen Sie die Option, die Rechnung gutzuschreiben.
3. Entscheiden Sie, ob Sie die gesamte Rechnung oder nur bestimmte Positionen gutschreiben.
4. Prüfen Sie Beträge, Mengen und Umsatzsteuersätze auf der Gutschrift.
5. Versenden Sie die Gutschrift an den Kunden.

Die Gutschrift erhält eine eigene Nummer und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Dadurch bleibt die Korrektur nachvollziehbar. Sie ändern das alte Dokument also nicht nachträglich, sondern erfassen eine eindeutige Gegenbuchung.

Möchten Sie zuerst sehen, wie Rechnungen und Korrekturen in Ihrer Verwaltung zusammenkommen? Auf der Seite über Rechnungen erstellen und versenden finden Sie die Funktionen rund um die Rechnungsstellung in Klantly.

Wann schreiben Sie vollständig und wann teilweise gut?

Eine vollständige Gutschrift verwenden Sie, wenn die gesamte Rechnung nicht korrekt ist. Denken Sie an eine Rechnung, die an den falschen Kunden geschickt wurde, oder an einen Auftrag, der vollständig storniert wurde. Die ursprüngliche Rechnung wird dann komplett gutgeschrieben. Danach können Sie bei Bedarf eine neue, korrekte Rechnung erstellen.

Eine Teilgutschrift ist sinnvoll, wenn nur ein Teil nicht stimmt. Sie müssen dann nicht die ganze Rechnung rückgängig machen. Sie schreiben nur die Positionen oder Beträge gut, die entfallen oder korrigiert werden müssen.

Praxisbeispiel: Zu viel Material auf der Rechnung

Angenommen: Sie montieren Sonnenschutz und schicken nach Abschluss eine Rechnung für Montage, Material und eine zusätzliche Bedieneinheit. Später stellt sich heraus, dass diese zusätzliche Einheit nicht geliefert wurde. Die Rechnung wurde bereits versendet.

Sie löschen die ursprüngliche Rechnung nicht. Sie erstellen eine Teilgutschrift nur für die Bedieneinheit, einschließlich des richtigen Umsatzsteuersatzes. Der Kunde sieht genau, welche Position korrigiert wurde. In Ihrer Buchhaltung bleiben sowohl die Originalrechnung als auch die Korrektur sichtbar.

Das verhindert Verwirrung, wenn der Kunde später anruft oder Ihr Steuerberater fragt, warum der Rechnungsbetrag abweicht. Außerdem vermeiden Sie, dass Stunden, Materialien und Rechnungspositionen nachträglich durcheinandergeraten.

Was passiert mit Rechnungsnummern, Auswertungen und Umsatzsteuer?

Eine Gutschrift hat eine eigene Nummer. Die Nummerierung der ursprünglichen Rechnung bleibt also erhalten. Genau deshalb löschen Sie eine versendete Rechnung nicht: Sonst würde ein Dokument mit einer Nummer aus Ihrer Buchhaltung verschwinden, obwohl Ihr Kunde diese Nummer erhalten hat.

In Ihren Auswertungen und der Umsatzsteuerübersicht wird der Betrag der Gutschrift in dem Zeitraum abgezogen, in dem Sie die Gutschrift ausstellen. Das gilt auch, wenn Sie nur einen Teil gutschreiben. Ihr Umsatz und Ihre Umsatzsteuer werden dadurch auf eine Weise korrigiert, die Sie später nachvollziehen können.

Für Ihre Umsatzsteueranmeldung hilft es, Gutschriften immer in die Kontrolle einzubeziehen. In Klantly können Sie pro Zeitraum eine Übersicht über Umsatz und Umsatzsteuer je Steuersatz sehen, einschließlich Gutschriften. Lesen Sie auch, wie Sie eine Umsatzsteuerübersicht für Ihre Anmeldung erstellen, wenn Sie weniger Zeit für die Recherche aufwenden möchten.

Wichtig: Eine Umsatzsteuerübersicht ist die Grundlage für Ihre Umsatzseite. Die Anmeldung selbst machen Sie weiterhin selbst oder zusammen mit Ihrem Steuerberater.

Wie vermeiden Sie Aufwand nach einer Korrektur?

Eine Gutschrift ist buchhalterisch eindeutig, aber Ihr Kunde möchte auch verstehen, was passiert. Schicken Sie deshalb nicht nur das Dokument, sondern erklären Sie kurz, welche Position korrigiert wurde und warum. Gerade bei einer Teilkorrektur verhindert das Fragen zum neuen Betrag.

Prüfen Sie außerdem vor dem Versenden noch einmal:

• Ob Sie die richtige ursprüngliche Rechnung ausgewählt haben.
• Ob Sie vollständig oder teilweise gutschreiben möchten.
• Ob Positionen, Beträge und Umsatzsteuersätze stimmen.
• Ob der Kunde nach der Korrektur eine neue Rechnung benötigt.

Arbeiten mehrere Personen an Rechnungen? Halten Sie dann auch intern fest, warum die Korrektur vorgenommen wurde. So weiß ein Kollege später, warum eine Gutschrift existiert, und der Kunde muss seine Geschichte nicht erneut erzählen.

Ein Fehler auf einer versendeten Rechnung ist ärgerlich, muss aber nicht zu einer unübersichtlichen Akte führen. Mit einer Gutschrift bleibt die Korrektur sichtbar, Ihre Nummerierung lückenlos und Ihre Auswertung verständlich.

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