Automatisierungen

Automatisierungen#

Mit Automatisierungen lässt du Klantly automatisch Maßnahmen ergreifen, wenn etwas passiert, wie zum Beispiel ein neuer Lead, ein geänderter Angebotsstatus oder ein verpasster Termin. Du legst einen Auslöser, optionale Bedingungen und eine oder mehrere Aktionen fest.

Eine Automatisierung erstellen#

1. Geh im Menü unter „Vertrieb“ zu „Automatisierungen“
2. Klicke auf „Neue Automatisierung“ (oder beginne mit einer vorgefertigten Vorlage)
3. Gib einen Namen und optional eine Beschreibung ein
4. Wähle einen Auslöser (siehe unten)
5. Füge optional Bedingungen hinzu (maximal 20)
6. Füge eine oder mehrere Aktionen hinzu (maximal 20), eventuell mit einer Verzögerung in Minuten
7. Klicke auf „Speichern“

Verfügbare Auslöser#

• Neuer Lead erstellt
• Lead konvertiert
• Angebotsstatus geändert
• Pipeline-Phase geändert
• Angebot nicht angenommen (nach X Tagen)
• Termin geplant
• Termin nicht wahrgenommen (No-Show)
• Termin abgesagt
• Rechnung zu spät
• Formular ausgefüllt
• Chat-Nachricht erhalten

Je nach deinem Abonnement stehen auch Trigger für empfangene E-Mails, empfangene „WhatsApp“-Nachrichten und Eskalationen durch den KI-Agenten zur Verfügung.

Verfügbare Aktionen#

Standardmäßig verfügbar: Eigentümer zuweisen, Pipeline-Phase verschieben, Notiz hinzufügen, Workflow stoppen, Benachrichtigung versenden, Buchungslink versenden.

Je nach deinem Abonnement ebenfalls verfügbar: E-Mail versenden, „WhatsApp“-Nachricht versenden, „WhatsApp“-Vorlage versenden, an AI-Agenten übergeben, AI-Follow-up versenden, Ratenzahlung-Rechnung erstellen, Rechnung versenden.

Nicht jede Aktion ist bei jedem Auslöser verfügbar – das System zeigt nur die Aktionen an, die für den gewählten Auslöser sinnvoll sind.

Bedingungen hinzufügen#

Schränke aus, wann eine Automatisierung ausgelöst wird, mit Bedingungen basierend auf: Pipeline-Phase, Angebotsbetrag, Quelle, Termin vorhanden/nicht vorhanden, Kunde hat geantwortet, innerhalb der Arbeitszeiten, Sprache, Formularname oder Angebotsstatus. Wähle pro Bedingung einen Vergleich aus (ist gleich, ist nicht gleich, größer als, kleiner als, enthält, ist leer, ist nicht leer, ist wahr, ist nicht wahr).

Mit einer vorgefertigten Vorlage starten#

1. Klicke beim Erstellen einer Automatisierung auf „Vorlagen“
2. Wähle eine Kategorie aus: Lead-Nachverfolgung, Angebote oder Termine
3. Wähle eine Vorlage zum Importieren aus

Importierte Vorlagen sind standardmäßig deaktiviert – du musst sie selbst aktivieren.

Eine Automatisierung aktivieren oder deaktivieren#

1. Geh zur Liste der Automatisierungen
2. Klicke auf das Ein-/Aus-Symbol neben der gewünschten Automatisierung

Eine Automatisierung, die eine Funktion nutzt, die über dein aktuelles Abonnement hinausgeht, kann nicht aktiviert werden.

Warnung bei möglichen doppelten Benachrichtigungen#

Das System warnt dich, wenn du beispielsweise eine E-Mail bei einem geänderten Angebotsstatus einrichtest – dies kann zu Doppelbenachrichtigungen mit den Standard-Systembenachrichtigungen führen, die Klantly bereits automatisch versendet.

Häufig gestellte Fragen#

Kann eine Automatisierung mehrere Aktionen gleichzeitig ausführen?
Ja, du kannst bis zu 20 Aktionen zu einer Automatisierung hinzufügen, jede mit einer eigenen optionalen Verzögerung.

Warum sehe ich die Aktion „AI-Agent übernehmen lassen“ nicht bei meinem Trigger?
Diese Aktion ist nur bei Triggern verfügbar, die eine laufende Konversation betreffen (wie z. B. eine eingehende E-Mail oder Chat-Nachricht von WhatsApp), nicht aber beispielsweise bei einer geänderten Pipeline-Phase.