Posteingang

Posteingang#

Der Posteingang fasst alle deine Unterhaltungen an einem Ort zusammen: E-Mail, WhatsApp und das Chat-Widget auf deiner Website (je nachdem, welche Funktionen in deinem Abonnement enthalten sind).

Eine Nachricht beantworten#

1. Geh im Menü unter „Kommunikation“ zum Posteingang
2. Öffne eine Unterhaltung
3. Gib deine Nachricht ein und füge gegebenenfalls einen Anhang hinzu (maximal 10 Dateien, jeweils bis zu 10 MB)
4. Bei E-Mails kannst du außerdem den Betreff und die CC-Adressen anpassen
5. Klicke auf „Senden“

Sobald du selbst antwortest, schaltet sich der KI-Agent für diese Unterhaltung automatisch aus und der Status ändert sich zu „Wartet auf den Kunden“.

Eine neue E-Mail-Konversation starten#

Neben dem Beantworten eingehender Nachrichten kannst du auch selbst eine neue E-Mail starten, an bis zu 20 Empfänger gleichzeitig, mit gemeinsamen Anhängen.

Eine Konversation organisieren#

• Einem Teammitglied zuweisen
• Labels hinzufügen
• Status ändern: offen, wartet auf den Kunden, wartet auf das Team, auf Eis gelegt oder abgeschlossen
• Priorität festlegen: niedrig, normal, hoch oder dringend
• Auf ein bestimmtes Datum zurückstellen

Du kannst diese Aktionen auch für mehrere Gespräche gleichzeitig ausführen: schließen, wieder öffnen, zuweisen, Priorität festlegen oder löschen.

E-Mail-Vorlage (Layout) einrichten#

Unter „Posteingang > E-Mail-Vorlage“ legst du das Layout für alle deine ausgehenden E-Mails fest:

• Layoutstil und Fußzeilenstil
• Kopfzeile: Logo, Text oder keine, mit Ausrichtung und Hintergrundfarbe
• Farben und Schriftart für den Inhalt
• Schaltflächenstil, -farbe und -ausrichtung
• Fußzeile: Logo, Social Media, Kontaktdaten, rechtliche Hinweise
• Breite des Inhalts

Hiermit werden nur das Layout und der Rahmen festgelegt, nicht der Textinhalt einzelner Benachrichtigungen (siehe „Benachrichtigungen“).

Chat-Einstellungen#

Unter „Posteingang“ > „Einstellungen“ konfigurierst du das Chat-Widget auf deiner Website:

• Ein/Aus und auf welchen Seiten es angezeigt wird (Angebote, Rechnungen, Termine)
• Anzuzeigender Ansprechpartner
• Hauptfarbe und Design (hell, dunkel oder automatisch)
• Position: links oder rechts
• Öffnungszeiten pro Tag
• Begrüßungsnachricht und Offline-Meldung, pro Sprache
• Symbolstil: Sprechblase, Nachricht oder benutzerdefiniert
• Reaktionszeit-Ziele (SLA) pro Kanal

Du kannst hier auch mehrere E-Mail-Konten verknüpfen, bis zum Maximum deines Abonnements.

Häufig gestellte Fragen#

Warum hört der KI-Agent auf zu antworten, sobald ich selbst antworte?
Sobald du selbst eine Nachricht in einem Chat sendest, wird der KI-Agent für diesen Chat automatisch deaktiviert.