Arbeitsaufträge

Arbeitsaufträge#

Arbeitsaufträge nutzt du für Arbeiten vor Ort beim Kunden, wie zum Beispiel Installationen oder Reparaturen. Ein Arbeitsauftrag enthält Aufgaben, Materialien, eine Checkliste, Fotos und eventuell eine Unterschrift des Kunden.

Einen Arbeitsauftrag erstellen#

1. Geh im Menü unter „Verkauf“ auf „Arbeitsaufträge“
2. Klicke auf „Neuer Arbeitsauftrag“
3. Gib die Kundendaten und die Adresse ein
4. Gib einen Titel, eine Art und einen Standort ein
5. Gib eine Beschreibung ein
6. Lege ein Datum und eine Uhrzeit fest
7. Weise ein Teammitglied zu
8. Verknüpfe gegebenenfalls einen Termin oder ein Angebot
9. Füge Zeilen hinzu: Arbeit, Material oder Sonstiges, mit Anzahl, Einheit, Preis und MwSt.
10. Füge gegebenenfalls Checklistenpunkte hinzu
11. Klicke auf „Speichern“

Auftragsstatus#

• Entwurf
• Geplant
• In Bearbeitung
• Abgeschlossen
• In Rechnung gestellt
• Storniert

Den Status „In Rechnung gestellt“ kannst du nicht selbst festlegen – er wird automatisch gesetzt, sobald der Arbeitsauftrag in eine Rechnung umgewandelt wird. Ein in Rechnung gestellter Arbeitsauftrag kann nicht mehr geändert werden.

Auftrag abschließen und unterschreiben lassen#

1. Öffne den Arbeitsauftrag
2. Trage „Ausgeführte Arbeiten“ ein
3. Hake die Checkliste ab
4. Lass den Kunden auf dem Bildschirm unterschreiben

Wenn du eine Unterschrift hinzufügst, wird der Arbeitsauftrag automatisch als abgeschlossen markiert.

Einen Arbeitsauftrag in eine Rechnung umwandeln#

Das geht erst, wenn der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist und noch keine Rechnung damit verknüpft ist.

Wiederkehrende Wartung einrichten#

1. Geh zu Arbeitsaufträge > Wiederkehrende Wartung
2. Erstelle einen neuen Zeitplan
3. Wähle ein Intervall: wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich
4. Lege das nächste Ausführungsdatum und die Uhrzeit fest
5. Lege Standardregeln und eine Checkliste für diesen Wartungsdurchlauf fest
6. Aktiviere gegebenenfalls die Kundenbenachrichtigung mit der Anzahl der Tage im Voraus

Auf Basis dieses Zeitplans wird automatisch ein neuer Arbeitsauftrag (oder ein Rechnungsentwurf) erstellt. Das geht auch manuell mit einem Klick.

Arbeitsauftragseinstellungen#

1. Geh zu Arbeitsaufträge > Einstellungen
2. Lege das Nummernpräfix fest
3. Lege den Standard-Stundensatz und die Einheit fest
4. Lege den Standard-Mehrwertsteuersatz fest
5. Aktiviere oder deaktiviere die Unterschriftspflicht
6. Gib eine Fußzeile ein
7. Checklistenvorlagen verwalten

Häufig gestellte Fragen#

Kann ich einen abgeschlossenen Arbeitsauftrag noch ändern?
Ja, solange er noch nicht in Rechnung gestellt wurde.